La gestione delle licenze è disponibile solo nell'Applicazione web. Click sul'icona a forma di ingranaggio in alto a destra nella barra nera e selezionare Gestione delle licenze. La gestione delle licenze è visibile solo per i Proprietario dell'organizzazione e Utente con il permesso corrispondente.

In linea di principio, ogni Utente che crea un Conto (di prova) per docu tools è il Proprietario dell'organizzazione e può tramite la gestione delle licenze Invitare altri Membro nella propria Organizzazione, a condizione che non sia stato già creato un Conto docu tools per questi Indirizzo e-mail.

Le Azienda determinano al momento dell'ordine delle licenze docu tools un Proprietario dell'organizzazione, il cui Conto dalla docu tools GmbH verranno Assegnate tutte le licenze. Questo Proprietario dell'organizzazione è quindi responsabile dell'assegnazione di queste licenze ai rispettivi dipendenti.

Durante la registrazione, si inserisce il Ragione sociale. Questo è ora il nome della tua Organizzazione, che è visibile anche ai partner di Progetto in docu tools.

Inoltre, inserisci il tuo nome e il tuo Indirizzo e-mail. Riceverai un link per Attivare il tuo Conto a questo Indirizzo e-mail, quindi assicurati che non ci siano errori di battitura e che tu abbia accesso a questo account e-mail. Puoi modificare tutti i dati successivamente nelle Preferenze dell'utente, tranne gli errori di battitura nell'Indirizzo e-mail.

Per modificare il nome della tua Organizzazione in un secondo momento, Click nell'icona ... nella gestione delle licenze e selezionare Gestire l'azienda. Nel Campo Azienda puoi cambiare il tuo Ragione sociale e confermare con Salva.

Inoltre, puoi creare una Lista di Azienda, se la tua Azienda ha, ad esempio, più sedi o se desideri effettuare un'assegnazione degli Utente per reparto. Inserisci i nomi delle altre Azienda o nomi dei reparti singolarmente e salvali. Dal menu a discesa nella colonna "Azienda" nella panoramica delle licenze, puoi quindi Assegnare l'Azienda specifica ai singoli Utente. L'Azienda viene visualizzata quando si Assegnano compiti e facilita la selezione della persona responsabile in grandi Organizzazione. Nel Report, l'Azienda può anche essere visualizzata con il segnaposto corrispondente.

Il Ragione sociale può essere cambiato solo dal Proprietario dell'organizzazione. Gli Utente possono cambiare solo il proprio nome nelle Preferenze dell'utente.

Vuoi Invitare nella tua Organizzazione tutti coloro le cui licenze gestisci. Di solito, si tratta di dipendenti della tua Azienda. All'interno di docu tools, questi sono indicati come "Utente interni". ATTENZIONE: con questo Inviti le persone nella tua Organizzazione, ma non in un Progetto o un Team!

Click su Invitare alla gestione delle licenze. Inserisci l'Indirizzo e-mail. Click su Invitare. L'invitato riceverà ora un'e-mail con l'invito a unirsi alla tua Organizzazione. Per farlo, Click sul Pulsante funzione o sul link nell'e-mail e imposta una Password. È ora un Membro della tua Organizzazione. I Membro dell'organizzazione non hanno accesso alla gestione delle licenze, a meno che non gli venga concessa l'autorizzazione corrispondente. Possono anche creare propri Progetto solo con l'autorizzazione corrispondente.

Se appare il messaggio L'Indirizzo e-mail specificato è già stato utilizzato, il destinatario ha già creato un Conto docu tools con questo Indirizzo e-mail. L'adozione di un Conto esistente è possibile, ma può essere effettuata solo tramite il backend, che non puoi gestire da solo. In questo caso, come Proprietario dell'organizzazione loggato in docu tools, apri il chatbot e seleziona "Spostare Utente". Inserisci l'Indirizzo e-mail in questione. Il nostro team di assistenza sarà notificato e Sposterà il Conto Utente nella tua Organizzazione.

Puoi Invitare qualsiasi numero di Utente nella tua Organizzazione. Tuttavia, possono utilizzare completamente docu tools solo se gli Assegni una licenza attiva. Puoi vedere quante licenze sono ancora disponibili nella tua Organizzazione sopra la tua Lista di Membro. Se hai una licenza disponibile, Click sull'Utente in questione sui ... e seleziona Assegnare licenza. Ora apparirà un segno di spunta arancione nella colonna "pagato". Questo Utente può ora utilizzare docu tools nell'ambito del tuo contratto di licenza.

Se non hai altre licenze disponibili, puoi revocare la licenza a un dipendente o contattare il nostro team di vendite per acquistare ulteriori licenze.

Gli Utente senza licenza possono essere Invitati nei Progetto solo con il Ruolo di Subfornitore o Visualizzatore interno.

Se l'Utente deve ricevere il permesso di gestire le licenze nell'Organizzazione, metti il segno di spunta corrispondente nella colonna Gestione delle licenze.

Se l'Utente deve ricevere il permesso di gestire i Progetto nell'Organizzazione, metti il segno di spunta corrispondente nella colonna Gestire i progetti. Non appena il segno di spunta è stato messo, appare il Pulsante funzione con l'icona della Cartella e il lucchetto. Click su di esso per limitare quali Cartella di Progetto l'Utente può gestire.

I Proprietario dell'organizzazione hanno sempre entrambi i permessi, che non possono essere rimossi.

Click sui ... nella riga del dipendente in questione. Click su Revocare la licenza. Nella colonna "pagato" appare un segno meno invece del segno di spunta, e il numero delle tue licenze disponibili nella panoramica aumenta di conseguenza. Le licenze ora disponibili possono essere Assegnate ad altre persone nella tua Organizzazione.

I dipendenti che non dovrebbero più lavorare con docu tools (ad esempio perché hanno lasciato l'Azienda) possono essere impostati come inattivo. Per farlo, Click sui ... nella riga in questione e poi su Utente disattivare. Lo Stato in questa riga cambia in inattivo. Con gli stessi passaggi, puoi anche Attivare nuovamente un Utente, se necessario.

Un Utente inattivo riceverà un messaggio di errore al prossimo accesso e non potrà più effettuare il login. In questo modo, l'accesso ai tuoi dati è protetto.

I dati creati da questo Utente rimangono conservati e gli sono assegnati.

Tuttavia, si prega di notare: I dati non sincronizzati dal dispositivo mobile dell'Utente non possono più essere sincronizzati e causano un messaggio di errore sul dispositivo finale. In questo caso, puoi Attivare nuovamente l'Utente, permettere la sincronizzazione e poi disattivarlo di nuovo. I compiti aperti Assegnati a quest'Utente rimangono Assegnati a questa persona. Attraverso la modifica di massa dei compiti, puoi Assegnarli a qualcun altro.

Per cambiare il Proprietario dell'organizzazione, compila il modulo alla fine dell'articolo e invialo a [email protected]. La modifica verrà effettuata dal nostro team il più rapidamente possibile durante il nostro orario di lavoro.