La Gestione delle licenze è disponibile solo nell'Applicazione web. Click sull'icona a forma di ingranaggio in alto a destra nella barra nera e selezionare Gestione delle licenze. La Gestione delle licenze è visibile solo per il Proprietario dell'organizzazione e gli Utenti con il permesso appropriato.

In principio, ogni Utente che crea un Conto (di prova) per docu tools è il proprietario della propria Organizzazione e può tramite la Gestione delle licenze Invitare altri Membri nella propria Organizzazione, a condizione che per questi Indirizzi e-mail non sia stato ancora creato un Conto docu tools.

Le Aziende designano un Proprietario dell'organizzazione al momento dell'ordine delle licenze docu tools, il cui Conto riceve tutte le Licenze da docu tools GmbH. Questo Proprietario dell'organizzazione è quindi responsabile dell'assegnazione di queste Licenze ai rispettivi dipendenti.

Durante la registrazione, inserire il nome dell'Azienda. Questo è ora il nome della vostra Organizzazione, che è visibile anche ai partner di Progetto in docu tools.

Inoltre, inserire il proprio nome e Indirizzo e-mail. Riceverete sul questo Indirizzo e-mail il link per Attivare il vostro Conto, quindi assicuratevi che non ci siano errori di battitura e che abbiate accesso a questo Conto e-mail. È possibile modificare tutti i dati successivamente nelle Preferenze dell'utente, tranne gli errori di battitura nell'Indirizzo e-mail.

Per modificare successivamente il nome della vostra Organizzazione, Click nell'icona ... nella Gestione delle licenze e selezionare Gestire l'Azienda. Nel Campo Azienda potete modificare il vostro Ragione sociale e confermare con Salva.

Inoltre, è possibile creare una Lista di Aziende, ad esempio se la vostra Azienda ha più sedi o se desiderate effettuare un'assegnazione degli Utenti per dipartimento. Inserire i nomi delle altre Aziende o i nomi dei dipartimenti singolarmente e salvarli. Tramite il menu a discesa nella colonna "Azienda" nella panoramica delle licenze, è quindi possibile Assegnare ai singoli Utenti l'Azienda appropriata. L'Azienda viene visualizzata quando si Assegnano i compiti e facilita la selezione della persona responsabile in grandi Organizzazioni. Nel Report, l'Azienda può essere visualizzata anche con il segnaposto appropriato.

Il Ragione sociale può essere modificato solo dal Proprietario dell'organizzazione. Gli Utenti possono modificare solo il proprio nome nelle Preferenze dell'utente.

Vorrete Invitare nella vostra Organizzazione tutti coloro le cui Licenze gestite. Di solito, si tratta di dipendenti della vostra Azienda. All'interno di docu tools, questi sono denominati "Utenti interni". ATTENZIONE: con questo Invitate le persone nella vostra Organizzazione, ma non in un Progetto o un Team!

Click su Invitare alla Gestione delle licenze. Inserire l'Indirizzo e-mail. Click su Invitare. L'invitato riceverà ora un'e-mail con l'invito a unirsi alla vostra Organizzazione. Per farlo, Click sul Pulsante funzione o sul link nell'e-mail e impostare una Password. È ora un Membro della vostra Organizzazione. I Membri dell'organizzazione non hanno accesso alla Gestione delle licenze, a meno che non gli venga concesso il permesso appropriato. Possono anche creare propri Progetti solo con il permesso appropriato.

Se appare il messaggio L'Indirizzo e-mail specificato è già stato utilizzato, il destinatario ha già creato un Conto docu tools con questo Indirizzo e-mail. L'acquisizione di un Conto esistente è possibile, ma può essere effettuata solo tramite il backend, che non potete gestire da soli. In questo caso, come Proprietario dell'organizzazione loggato, aprire in docu tools il chatbot e selezionare "Spostare Utente". Inserire l'Indirizzo e-mail interessato. Il nostro team di servizio sarà notificato e Sposterà il Conto utente nella vostra Organizzazione.

Potete Invitare un numero illimitato di Utenti nella vostra Organizzazione. Tuttavia, possono utilizzare completamente docu tools solo se gli Assegnate una Licenza attiva. Quante Licenze sono ancora disponibili nella vostra Organizzazione, lo vedete sopra la vostra Lista di Membri. Se avete una Licenza disponibile, Click sull'Utente interessato sui ... e selezionare Assegnare Licenza. Ora appare un segno di spunta arancione nella colonna "pagato". Questo Utente può ora utilizzare docu tools nell'ambito del vostro contratto di Licenza.

Se non avete altre Licenze disponibili, potete revocare la Licenza a un dipendente o contattare il nostro team di vendite per acquistare ulteriori Licenze.

Gli Utenti senza Licenza possono essere Invitati nei Progetti solo con il Ruolo di Subfornitore o Visualizzatore interno.

Se l'Utente deve ricevere il permesso di gestire le Licenze nell'Organizzazione, mettere il segno di spunta appropriato nella colonna Gestione delle licenze.

Se l'Utente deve ricevere il permesso di gestire i Progetti nell'Organizzazione, mettere il segno di spunta nella colonna Gestire i progetti. Non appena il segno di spunta è stato messo, appare il Pulsante funzione con l'icona della Cartella e il lucchetto. Click su di esso per limitare quali Cartelle di Progetto l'Utente può gestire.

Il Proprietario dell'organizzazione ha sempre entrambi i permessi, che non possono essere rimossi.

Click sui ... nella riga del dipendente interessato. Click su Revocare Licenza. Nella colonna "pagato" appare un segno meno, il numero delle vostre Licenze disponibili nell'elenco aumenta di conseguenza. Le Licenze ora disponibili possono essere Assegnate ad altre persone nella vostra Organizzazione.

I dipendenti che non dovrebbero più lavorare con docu tools (ad esempio perché hanno Abbandonato l'Azienda) possono essere impostati come inattivi. Per fare ciò, Click sui ... nella riga interessata e poi su disattivare Utente. Lo Stato in questa riga cambia in inattivo. Con gli stessi passaggi, un Utente può essere riattivato se necessario.

Un Utente inattivo riceverà un messaggio di errore al prossimo accesso e non potrà più effettuare l'accesso. In questo modo, l'accesso ai vostri dati è protetto.

I dati creati da questo Utente rimangono conservati e gli sono assegnati.

Tuttavia, è necessario considerare quanto segue: I dati non ancora sincronizzati dal dispositivo mobile dell'Utente non possono più essere sincronizzati e genereranno un messaggio di errore sul dispositivo finale. In questo caso, potete riattivare l'Utente e, dopo la sincronizzazione completata, disattivarlo nuovamente. I compiti aperti Assegnati a questo Utente rimangono Assegnati a questa persona. Tramite la modifica di massa dei compiti, potete Assegnarli a qualcun altro.

Per cambiare il Proprietario dell'organizzazione, compilare il modulo alla fine dell'articolo e inviarlo a [email protected]. La modifica sarà effettuata dal nostro team il più rapidamente possibile durante il nostro orario di lavoro.