La gestione delle licenze è disponibile solo nell'Applicazione web. Click sul'icona a forma di ingranaggio in alto a destra nella barra nera e selezionare Gestione delle licenze. La gestione delle licenze è visibile solo per il Proprietario dell'organizzazione e gli Utenti con il permesso appropriato.

In principio, ogni Utente che crea un Conto (di prova) per docu tools è il proprietario della propria Organizzazione e può tramite la gestione delle licenze Invitare altri Membri nella sua Organizzazione, a condizione che per questi Indirizzi e-mail non sia stato già creato un Conto docu tools.

Le Aziende nominano un Proprietario dell'organizzazione durante l'ordine delle licenze docu tools, il cui Conto riceve tutte le Licenze dalla docu tools GmbH. Questo Proprietario dell'organizzazione è quindi responsabile dell'Assegnazione di queste Licenze ai rispettivi dipendenti.

Durante la registrazione, inserire la Ragione sociale. Questo è ora il nome della vostra Organizzazione, che è visibile anche ai partner di Progetto in docu tools.

Inoltre, inserire il proprio nome e il proprio Indirizzo e-mail. Riceverete sul questo Indirizzo e-mail il link per Attivare il vostro Conto, quindi assicuratevi che non ci siano errori di battitura e che abbiate accesso a questo Conto e-mail. È possibile modificare tutti i dati successivamente nelle Preferenze dell'utente, tranne gli errori di battitura nell'Indirizzo e-mail.

Per modificare successivamente il nome della vostra Organizzazione, Click nell'icona ... nella gestione delle licenze e selezionare Gestire l'azienda. Nel Campo Azienda potete modificare il vostro Ragione sociale e confermare con Salva.

Inoltre, è possibile creare una Lista di Aziende, ad esempio se la vostra Azienda ha più sedi o se desiderate effettuare un'assegnazione degli Utenti per reparti. Inserire i nomi delle altre Aziende o dei reparti singolarmente e salvarli. Dal menu a discesa nella colonna "Azienda" nella panoramica delle licenze, potete poi Assegnare ai singoli Utenti l'Azienda corrispondente. L'Azienda viene visualizzata quando si Assegnano compiti e facilita la selezione della persona responsabile in grandi Organizzazioni. Nel Report, l'Azienda può essere visualizzata con il relativo segnaposto.

Il nome dell'Azienda può essere modificato solo dal Proprietario dell'organizzazione. Gli Utenti possono modificare solo il proprio nome nelle Preferenze dell'utente.

Vorrete Invitare nella vostra Organizzazione tutti coloro le cui Licenze gestite. Di solito si tratta di dipendenti della vostra Azienda. All'interno di docu tools, questi sono denominati "Utenti interni". ATTENZIONE: con questo Invitate le persone nella vostra Organizzazione, ma non in un Progetto o un Team!

Click su Invitare alla gestione delle licenze. Inserire l'Indirizzo e-mail. Click su Invitare. L'invitato riceverà ora un'e-mail con l'invito a unirsi alla vostra Organizzazione. Per farlo, cliccherà sul Pulsante funzione o sul link nell'e-mail e imposterà una Password. È ora un Membro della vostra Organizzazione. I Membri dell'organizzazione non hanno accesso alla gestione delle licenze, a meno che non gli venga concessa la relativa autorizzazione. Possono anche creare propri Progetti solo con l'autorizzazione appropriata.

Se appare il messaggio L'Indirizzo e-mail specificato è già stato utilizzato, il destinatario ha già creato un Conto docu tools con questo Indirizzo e-mail. L'adozione di un Conto esistente è possibile, ma può essere effettuata solo tramite il backend, che non potete gestire da soli. In questo caso, come Proprietario dell'organizzazione loggato, aprire in docu tools il chatbot e selezionare "Spostare Utente". Inserire l'Indirizzo e-mail in questione. Il nostro team di servizio sarà notificato e Sposterà il Conto utente nella vostra Organizzazione.

Potete Invitare un numero illimitato di Utenti nella vostra Organizzazione. Tuttavia, possono utilizzare completamente docu tools solo se gli Assegnate una Licenza attiva. Quante Licenze sono ancora disponibili nella vostra Organizzazione, lo vedete sopra la vostra Lista di Membri. Se avete una Licenza disponibile, Click sull'Utente in questione sui ... e selezionare Assegnare Licenza. Ora appare un segno di spunta arancione nella colonna "pagato". Questo Utente può ora utilizzare docu tools nell'ambito del vostro contratto di Licenza.

Se non avete altre Licenze disponibili, potete revocare la Licenza a un dipendente o contattare il nostro team di vendite per acquistare ulteriori Licenze.

Gli Utenti senza Licenza possono essere Invitati nei Progetti solo con il Ruolo di Subfornitore o Visualizzatore interno.

Se l'Utente deve ricevere l'autorizzazione per gestire le Licenze nell'Organizzazione, mettete il segno di spunta corrispondente nella colonna Gestione delle licenze.

Se l'Utente deve ricevere l'autorizzazione per gestire i Progetti nell'Organizzazione, mettete il segno di spunta corrispondente nella colonna Gestire i progetti. Non appena il segno di spunta è stato messo, appare il Pulsante funzione con l'icona della Cartella e il lucchetto. Click su di esso per limitare quali Cartelle di Progetto l'Utente può gestire.

I Proprietari dell'organizzazione hanno sempre entrambe le autorizzazioni, che non possono essere rimosse.

Click sui ... nella riga del dipendente in questione. Click su Revocare Licenza. Nella colonna "pagato" appare un segno meno, e il numero delle vostre Licenze disponibili nell'elenco aumenta di conseguenza. Le Licenze liberate possono ora essere Assegnate ad altre persone nella vostra Organizzazione.

I dipendenti che non dovrebbero più lavorare con docu tools (ad esempio perché hanno lasciato l'Azienda), possono essere resi inattivi. Per farlo, Click sui ... nella riga in questione e poi su Disattivare Utente. Lo Stato in questa riga cambia in inattivo. Con gli stessi passaggi, un Utente può essere riattivato se necessario.

Un Utente inattivo riceverà un messaggio di errore al prossimo accesso e non potrà più effettuare il login. In questo modo, l'accesso ai vostri dati è protetto.

I dati creati da questo Utente rimangono conservati e gli sono assegnati.

Tuttavia, è importante considerare quanto segue: I dati non ancora sincronizzati dal dispositivo mobile dell'Utente non possono più essere sincronizzati e genereranno un messaggio di errore sul dispositivo finale. In questo caso, potete riattivare l'Utente per consentire la sincronizzazione e poi Disattivarlo nuovamente. I compiti aperti Assegnati a quest'Utente rimangono Assegnati a questa persona. Tramite la modifica di massa dei compiti, potete Assegnarli a qualcun altro.

Per cambiare il Proprietario dell'organizzazione, compilare il modulo alla fine dell'articolo e inviarlo a [email protected]. La modifica sarà poi effettuata dal nostro team il più rapidamente possibile durante il nostro orario di lavoro.