La gestione delle licenze è disponibile solo nell'Applicazione web. Click sul'icona a forma di ingranaggio in alto a destra nella barra nera e selezionare Gestione delle licenze
. La gestione delle licenze è visibile solo per i Proprietario dell'organizzazione e Utente con il permesso appropriato.
Proprietario dell'organizzazione
In linea di principio, ogni Utente che crea un Conto (di prova) per docu tools è il Proprietario dell'organizzazione della propria Organizzazione e può tramite la gestione delle licenze Invitare altri Membro nella propria Organizzazione, a condizione che per questi Indirizzo e-mail non sia stato ancora creato un Conto docu tools.
Le Azienda determinano al momento dell'ordine delle licenze docu tools un Proprietario dell'organizzazione, il cui Conto dalla docu tools GmbH verranno Assegnate tutte le licenze. Questo Proprietario dell'organizzazione è quindi responsabile dell'assegnazione di queste licenze ai rispettivi dipendenti.
Primo accesso
Durante la registrazione, inserisci il Ragione sociale. Questo è ora il nome della tua Organizzazione, che è visibile anche ai partner di Progetto in docu tools.
Inoltre, inserisci il tuo nome e il tuo Indirizzo e-mail. Riceverai un link di Attivare sul tuo Conto a questo Indirizzo e-mail, quindi assicurati che non ci siano errori di battitura e che tu abbia accesso a questo account e-mail. Puoi modificare tutti i dati successivamente nelle Preferenze dell'utente, tranne gli errori di battitura nell'Indirizzo e-mail.
Gestire l'Azienda
Per modificare successivamente il tuo Ragione sociale, Click nell'icona ...
nella gestione delle licenze e seleziona Gestire l'azienda
. Nel Campo Azienda
puoi cambiare il tuo Ragione sociale e confermare con Salva
.
Inoltre, puoi creare una Lista di Azienda, se ad esempio la tua Azienda ha più sedi o vuoi effettuare un'assegnazione degli Utente per reparto. Inserisci i nomi delle altre Azienda o dei nomi dei reparti singolarmente e salvali. Dal menu a discesa nella colonna "Azienda" nella panoramica delle licenze, puoi poi Assegnare l'Azienda appropriata ai singoli Utente. L'Azienda viene visualizzata quando si Assegnano le attività e facilita la selezione della persona responsabile in grandi Organizzazione. Nel Report, l'Azienda può anche essere visualizzata con il segnaposto appropriato.
Il Ragione sociale può essere cambiato solo dal Proprietario dell'organizzazione. Gli Utente possono cambiare solo il proprio nome nelle Preferenze dell'utente.
Invitare gli Utente nella tua Organizzazione
Nella tua Organizzazione vuoi Invitare tutti coloro le cui licenze gestisci. Solitamente si tratta di dipendenti della tua Azienda. All'interno di docu tools, questi sono indicati come "Utente interni". ATTENZIONE: con questo Inviti le persone nella tua Organizzazione, ma non in un Progetto o un Team!
Click su Invitare alla gestione delle licenze
. Inserisci l'Indirizzo e-mail. Click su Invitare
. L'invitato riceverà ora un'e-mail con l'invito a unirsi alla tua Organizzazione. Per farlo, cliccherà sul Pulsante funzione o sul link nell'e-mail e impostera una Password. È ora un Membro della tua Organizzazione. I Membro dell'organizzazione non hanno accesso alla gestione delle licenze, a meno che non gli venga concessa l'autorizzazione appropriata. Possono anche creare propri Progetto solo con l'autorizzazione appropriata.
Se appare il messaggio L'Indirizzo e-mail specificato è già stato utilizzato
, il destinatario ha già creato un Conto docu tools con questo Indirizzo e-mail. L'adozione di un Conto esistente è possibile, ma può essere effettuata solo tramite il backend, che non puoi gestire da solo. In questo caso, come Proprietario dell'organizzazione loggato, apri in docu tools il chatbot e seleziona "Spostare Utente". Inserisci l'Indirizzo e-mail interessato. Il nostro team di servizio sarà notificato e Spostare il Conto Utente nella tua Organizzazione.
Assegnare licenze
Puoi Invitare qualsiasi numero di Utente nella tua Organizzazione. Tuttavia, possono utilizzare completamente docu tools solo se gli Assegni una Licenza attiva. Quante licenze sono ancora disponibili nella tua Organizzazione, puoi vederlo sopra la tua Lista di Membro. Se hai una Licenza disponibile, Click sull'Utente interessato sui ...
e seleziona Assegnare licenza
. Ora appare un segno di spunta arancione nella colonna "pagato". Questo Utente può ora utilizzare docu tools nell'ambito del tuo contratto di Licenza.
Se non hai altre licenze disponibili, puoi revocare la Licenza a un dipendente o contattare il nostro team di vendite per acquistare ulteriori licenze.
Gli Utente senza licenza possono essere Invitati nei Progetto solo con il Ruolo Subfornitore o Visualizzatore interno.
Permessi "Gestione delle licenze" o "Gestire i progetti"
Se l'Utente deve ricevere il permesso di gestire le licenze nell'Organizzazione, metti il segno di spunta appropriato nella colonna Gestione delle licenze
.
Se l'Utente deve ricevere il permesso di gestire i Progetto nell'Organizzazione, metti il segno di spunta appropriato nella colonna Gestire i progetti
. Non appena il segno di spunta è stato messo, appare il Pulsante funzione con l'icona della Cartella e il lucchetto. Click su di esso per limitare quali Cartella di Progetto l'Utente può gestire.
I Proprietario dell'organizzazione hanno sempre entrambi i permessi, che non possono essere rimossi.
Revocare la licenza
Click sui ...
nella riga del dipendente interessato. Click su Revocare la licenza
. Nella colonna "pagato" appare un – al posto del segno di spunta, e il numero delle tue licenze disponibili nell'elenco aumenta di conseguenza. Le licenze ora disponibili possono essere Assegnate ad altre persone nella tua Organizzazione.
Impostare l'Utente come inattivo
I dipendenti che non dovrebbero più lavorare con docu tools (ad esempio perché hanno lasciato l'Azienda) possono essere impostati come inattivo. Per fare ciò, Click sui ...
nella riga interessata e poi su disattivare Utente
. Lo Stato in questa riga cambia in inattivo. Con gli stessi passaggi, puoi anche Attivare nuovamente un Utente, se necessario.
Un Utente inattivo riceverà un messaggio di errore al prossimo accesso e non potrà più accedere. In questo modo, l'accesso ai tuoi dati è protetto.
I dati creati da questo Utente rimangono conservati e gli sono assegnati.
Tuttavia, è importante considerare quanto segue: I dati non sincronizzati dal dispositivo mobile dell'Utente non possono più essere sincronizzati e causeranno un messaggio di errore sul dispositivo finale. In questo caso, puoi Attivare nuovamente l'Utente, permettere la sincronizzazione e poi disattivarlo nuovamente. Le attività aperte assegnate a questo Utente rimangono assegnate a questa persona. Tramite la modifica di massa delle attività, puoi assegnarle a qualcun altro.
Se il Proprietario dell'organizzazione lascia l'Azienda
Per cambiare il Proprietario dell'organizzazione, compila il modulo alla fine dell'articolo e invialo a [email protected]. Il cambiamento sarà effettuato dal nostro team il più rapidamente possibile durante il nostro orario di lavoro.