"L'Amministratore" è un Ruolo di Progetto che richiede una Licenza attiva a pagamento.

Al primo accesso o quando viene Invitato a docu tools, riceverà un link di attivazione per creare un Conto. Se non lo riceve, controlli la cartella spam. Se tenta di accedere in un momento successivo con un indirizzo email già utilizzato, non riceverà un codice di attivazione. In questo caso, reimposti la sua Password e poi acceda come al solito.

Una Mansione viene sempre creata in un Pin, non può esistere da sola. Può creare una Mansione e Assegnarla a un Utente/Contatto/Team responsabili per il completamento di questa Mansione. Questi possono documentare il loro progresso nella Mansione e, una volta completata, contrassegnarla di conseguenza. Se la Mansione è completata a soddisfazione di tutti, può essere chiusa.

"L'Assistente" è un Ruolo di Progetto che richiede una Licenza attiva a pagamento.

Le Notifiche informano gli Utenti sulle novità nei Progetti, Pins e Mansioni. Queste possono essere ricevute via email o mostrate al login in docu tools.

Un Utente è una persona con un Conto docu tools.

In un Report vengono raccolte tutte le informazioni desiderate in un formato condivisibile (Word, Excel, PDF).

Nel modello di Report, si stabilisce con i segnaposti quali informazioni da un Progetto devono essere incluse in un Report. Le informazioni sono prelevate in tempo reale da docu tools.

Con la funzione "Disattivare", si nascondono i contenuti irrilevanti che non sono più importanti nel Progetto (ad esempio, perché obsoleti), non sono più necessari o forse sono stati creati accidentalmente.

Un Utente esterno è una persona con un Conto docu tools al di fuori della propria Organizzazione, ad esempio di un'Azienda partner o di un Subfornitore.

"Visualizzatore esterno" è un Ruolo di Progetto che richiede una Licenza attiva a pagamento.

Un Utente interno è una persona con un Conto docu tools all'interno della propria Organizzazione (tipicamente la propria Azienda).

"Visualizzatore interno" è un Ruolo di Progetto per cui è sufficiente una Licenza attiva gratuita.

Un Contatto è una persona che non possiede un Conto docu tools ma è coinvolta in un Progetto.

Ogni Utente di docu tools apre un Conto con l'indirizzo email preferito. A questo Conto può essere Assegnata una Licenza e con questo Conto gli Utenti possono essere aggiunti ai Progetti.

Solo con una Licenza attiva a pagamento è possibile utilizzare docu tools in pieno. A seconda del modello di Licenza, i Progetti attivi e i Piani sono limitati, ma le funzionalità di docu tools non sono limitate. Le Licenze sono attivate da noi su un'Organizzazione dopo l'acquisto. Se in un'Organizzazione ci sono più Utenti, il Proprietario dell'organizzazione è responsabile per la distribuzione delle Licenze.

Nella Gestione delle licenze, le Licenze possono essere Assegnate agli Utenti all'interno di un'Organizzazione. Il diritto alla Gestione delle licenze è detenuto dal Proprietario dell'organizzazione e da ogni Utente a cui il Proprietario dell'organizzazione ha dato il permesso appropriato.

In docu tools, ad eccezione di "Cartelle vuote" e "Contatti", nulla può essere cancellato. In questo modo, creiamo un record incontestabile dei lavori eseguiti sul cantiere, sostituendo la soggettività con i fatti. Con docu tools, tiene in mano la prova ottimale delle prestazioni.

"Membro" indica i partecipanti a un Progetto o in un Team e devono essere Invitati tramite la funzione di invito appropriata.

App mobile si riferisce all'app docu tools su smartphone. L'App mobile è disponibile sia per dispositivi Apple che Android.

Qui trova le Notifiche e imposta la frequenza delle notifiche via email.

Su dispositivi mobili è possibile lavorare offline, se i Progetti pertinenti sono stati precedentemente scaricati sul dispositivo.

Le Cartelle aiutano nell'organizzazione dei suoi dati.

In un'Organizzazione sono riuniti tutti i Conti di un'Azienda. Un Utente è il Proprietario dell'organizzazione, che gestisce le Licenze. Non tutti i Membri di un'Organizzazione devono avere una Licenza attiva. Gli Utenti all'interno di un'Organizzazione sono "Utenti interni".

I Proprietari dell'organizzazione sono spesso - ma non sempre - i primi di un'Azienda a registrarsi su docu tools e a cui gli altri Utenti della propria Azienda sono assegnati. I Proprietari dell'organizzazione hanno accesso alla Gestione delle licenze, possono Invitare altri nella loro Organizzazione e Assegnare Licenze e permessi.

Per accedere al suo Conto docu tools, deve impostare una Password. Questa è necessaria anche quando usa l'App mobile o l'App per tablet.

Il Pin è il cuore di docu tools. In esso raccoglie tutti i dati rilevanti sull'oggetto documentato, sia esso un difetto, un avanzamento dei lavori o un oggetto esistente.

Con il Pin, segna il punto sul Piano dove si trova l'oggetto. Il colore del Pin aiuta nella categorizzazione. Con le foto, documenta l'aspetto reale. Con i Controlli del Pin, può rapidamente aggiungere definizioni. I set di dati aiutano ad allegare informazioni di background più dettagliate. Le Mansioni emergenti sono riassunte qui e Assegnate al partner esecutivo. Questo può documentare i suoi lavori nella Mansione e inviarli per l'approvazione.

Il Ruolo definisce cosa un Membro può fare in un Progetto. Per i Ruoli Amministratore, Assistente e Visualizzatore esterno sono necessarie Licenze docu tools attive. I Ruoli Visualizzatore interno e Subfornitore possono essere dati agli Utenti senza una Licenza attiva.

"Subfornitore" è un Ruolo di Progetto per cui è sufficiente una Licenza attiva gratuita. Questo Ruolo è generalmente distribuito ad Aziende che devono eseguire solo Mansioni Assegnate e documentare il loro progresso.

La sincronizzazione dei dati allinea i dati tra i diversi dispositivi e rende i nuovi dati disponibili a tutti i partecipanti. I problemi possono sorgere se l'intervallo tra le sincronizzazioni è troppo lungo.

App per tablet si riferisce all'app su tablet.

Un Team in docu tools è un Gruppo di Membri del Team che devono eseguire determinate Mansioni, dove non importa quale Membro del Team esegua concretamente la Mansione, ad esempio tutti i dipendenti di un'impresa di installazione o tutti i pittori sul posto. È importante che tutti i Membri del Team abbiano lo stesso Ruolo di Progetto, altrimenti si verificano errori.

Alla prima registrazione a un Conto docu tools inizia un periodo di prova di 14 giorni, durante il quale docu tools può essere utilizzato gratuitamente nell'ambito della Licenza pocket tool.

Web App si riferisce a docu tools utilizzato nel browser, ad esempio in Chrome o Firefox.