I membri di un Progetto sono divisi in due gruppi: Utenti interni della propria Organizzazione e utenti esterni come utenti di docu tools di altre Organizzazioni e Contatti, inclusi i Subfornitori.

Un utente interno è un utente di docu tools della vostra Organizzazione che può essere Invitato a un Progetto. Avete la possibilità di Invitare gli utenti sia tramite il menu "Membri" che tramite "Gestione degli utenti". A ogni utente interno possono essere Assegnate autorizzazioni specifiche a seconda del Ruolo nel Progetto.

Un utente esterno è un partner di Progetto di un'altra Organizzazione in docu tools. Può essere un utente di docu tools con Licenza o un utente libero che agisce come "Subfornitore", "Visualizzatore interno" o come "Contatto".

I Contatti sono aziende o singoli utenti che non dispongono di un account utente di docu tools e quindi non possono accedere al Progetto.

Per utilizzare i ruoli di Amministratore, Assistente e Visualizzatore esterno è necessaria una Licenza docu tools attiva e a pagamento. Il requisito minimo è la Licenza pocket tool. Gli utenti di pocket tool possono essere Invitati a partecipare a un numero illimitato di Progetti.

Se a un utente senza una Licenza attiva viene Assegnato uno di questi ruoli, sarà considerato "non licenziato". In questo caso, avrà solo le autorizzazioni e i diritti di accesso che corrispondono al ruolo del Subfornitore, indipendentemente dal ruolo che gli è stato originariamente Assegnato.

Subfornitori e visualizzatori interni non necessitano di una Licenza a pagamento per partecipare a singoli o più Progetti, qui è sufficiente la Licenza gratuita.

Nella seguente tabella troverete dettagli sulle specifiche autorizzazioni di visualizzazione e modifica dei singoli ruoli degli utenti in un Progetto.

È importante notare che, in circostanze normali, solo l'Amministratore ha diritti di modifica per le impostazioni del Progetto. Tuttavia, l'autorizzazione a modificare le impostazioni del Progetto può anche essere concessa ad altri ruoli del Progetto tramite la sezione Gestione delle licenze. Leggi qui per i dettagli.

In docu tools Assegnate ai membri del Progetto ruoli specifici del Progetto. Questi ruoli determinano il grado di accesso e le autorizzazioni che gli individui hanno per visualizzare o contribuire ai contenuti.

I seguenti ruoli sono disponibili: - Amministratore - Assistente - Visualizzatore interno - Visualizzatore esterno - Subfornitore

(ad es. Capo Progetto, Capo cantiere, Tecnico)

Gli Amministratori hanno diritti di accesso che consentono loro di eseguire varie Mansioni importanti all'interno del Progetto. Possono creare nuovi contenuti, Invitare membri del Progetto e apportare modifiche a tutti i contenuti e Mansioni esistenti. Inoltre, gli Amministratori sono esclusivamente responsabili della personalizzazione delle impostazioni del Progetto e del caricamento dei Piani. Può esserci uno o più Amministratori, a seconda delle esigenze del Progetto.

Il ruolo dell'Amministratore nei Progetti è generalmente inteso per gli Appaltatori principali, che ricevono gli ordini e li delegano successivamente a Subfornitori, manager di Progetto e capi cantiere. Il loro compito è quello di supervisionare l'esecuzione complessiva delle Mansioni e garantire un efficace coordinamento tra i vari attori coinvolti nel Progetto.

(ad es. Capo Progetto, Tecnico, Caposquadra, con limitazioni)

Gli Assistenti possono visualizzare tutti i contenuti all'interno di un Progetto, ma sono autorizzati a modificare solo i contenuti da loro creati. Possono creare i propri Pin e Mansioni. Inoltre, gli Assistenti possono segnare le Mansioni come "completate" o "rifiutate" solo se queste sono state loro Assegnate. Inoltre, possono chiudere solo i Pin e le Mansioni da loro creati. Non sono autorizzati ad aggiungere nuovi membri del Progetto o record, né a modificare le impostazioni del Progetto. Tuttavia, sono in grado di creare report e hanno accesso alla visualizzazione e creazione di Media e gruppi.

Informazioni: Questo ruolo è destinato ai dipendenti attivamente coinvolti nel lavoro del Progetto, ma che non hanno diritti immediati per segnare tutte le Mansioni come completate o intervenire in altri processi.

(ad es. Appaltatore, Geometra, Subfornitore, che possono impostare Pin)

I Visualizzatori esterni hanno accesso a tutti i Piani e Pin associati alle Mansioni loro Assegnate. Hanno la possibilità di creare Pin, Mansioni e Media a scopo documentativo. Similmente ai Subfornitori, hanno anche la possibilità di creare report. Tuttavia, i Visualizzatori esterni non hanno accesso alle impostazioni e ai membri del Progetto. Per quanto riguarda i Media, possono visualizzare solo le foto dei Pin da loro creati o delle Mansioni loro Assegnate, similmente al ruolo del Subfornitore.

Informazioni: Questo ruolo è destinato ai Subfornitori responsabili della documentazione delle attività in cantiere, come aggiornamenti e revisioni della gestione del Progetto. Essi eseguono anche le Mansioni Assegnate dal capo cantiere locale. Inoltre, questo ruolo può essere esteso ai clienti, in modo che possano inserire direttamente i loro lavori o richieste in docu tools e essere informati sul progresso e sul completamento dei loro Progetti.

(ad es. Personale di back office, Capo reparto)

I Visualizzatori interni hanno la possibilità di accedere e visualizzare tutti i contenuti del Progetto, ma non possono apportare modifiche o aggiunte. Si tratta quindi di un semplice ruolo di osservatore. È importante notare che i Visualizzatori interni non possono creare report.

Informazione: Questo ruolo serve principalmente come osservatore passivo, che offre a persone come proprietari, avvocati o altre persone rilevanti una visione del Progetto senza poter modificarne il contenuto.

Quando a un Subfornitore viene Assegnata una Mansione, può vedere quel Piano, il Pin corrispondente e tutti i contenuti Media di quel Pin. I Subfornitori possono quindi gestire le Mansioni Assegnate in docu tools, aggiungendo Media e commenti ai Pin, segnando le Mansioni come "completate" o "rifiutate" e creando report. Non appena una Mansione è segnata come "completata" o è stata rifiutata, non è più visibile al Subfornitore. Le Aziende che vengono Invitate come Subfornitori ai Progetti possono utilizzare sia la Versione gratuita di docu tools sia possedere una propria Licenza, ma hanno il ruolo di Subfornitore e i diritti di accesso associati per il Progetto specifico.

Il ruolo del Subfornitore è destinato alle Aziende principalmente coinvolte nell'esecuzione delle Mansioni loro Assegnate e che durante questo processo conducono una documentazione dettagliata.

Per Invitare un utente a un Progetto, procedere come segue:

I Contatti sono aziende o singoli che non lavorano con docu tools, né come utenti di docu tools con Licenza a pagamento né come utenti di docu tools con Licenza gratuita. Il tipo di Membro è specificamente pensato per conservare informazioni di contatto importanti per i Subfornitori esterni e documentare le Mansioni loro Assegnate. È importante notare che questi Contatti non ricevono Notifiche dalla nostra app e non hanno accesso al Progetto all'interno dell'app. Tuttavia, possono creare report che includono i Pin e le Mansioni loro Assegnate e passare questi report di conseguenza.

Per aggiungere un Contatto a un Progetto:

Tutti i Contatti che hanno un Indirizzo e-mail associato possono essere Invitati in un secondo momento come membri attivi nel Progetto tramite il Pulsante funzione "Invitare come Membro" nell'area "Lista dei Contatti".

Per poter gestire i Progetti all'interno di un'Organizzazione, è necessaria un'autorizzazione specifica concessa dal proprietario dell'Organizzazione. Inoltre, è necessaria una Licenza attiva a pagamento. L'autorizzazione "Gestire i Progetti" può essere concessa globalmente per tutti i Progetti o limitata a Progetti specifici.

Per ottenere una comprensione completa dei nostri Ruoli, potete guardare il nostro seminario online sui Ruoli & Diritti al seguente link.