A docu tools felhasználókat két módon vonhatja be: vagy a saját Szervezetébe, vagy egy adott Projektbe.

A docu tools minden Vállalat számára saját területet biztosít, amelyet "Szervezet" néven ismerünk. Új Szervezet (cégnév) jön létre minden új docu tools Felhasználói fiók létrehozásakor. "A szervezet tulajdonosa" az a személy, aki először regisztrál a Szervezetben.

A szervezet tulajdonosaként meghívhat személyeket, hogy csatlakozzanak a Szervezethez. Tipikusan a Szervezet tagjai a saját Vállalat munkatársai. A meghívott Felhasználók a Szervezet részévé válnak és kaphatnak licenceket. Emellett a szervezet tulajdonosai felhatalmazást adhatnak a Licenckezelésre és a Projektkezelésre a Szervezet tagjainak. Attól függően, ezek a személyek más Felhasználókat vagy Projektet kezelhetnek a Szervezeten belül. Azonban még nem részei egy adott Projektnek és nem kapnak Értesítéseket a tűzőkről és feladatokról.

Ezeket a Felhasználókat "belső Felhasználóknak" nevezzük. Láthatók a Licenckezelés nézetben.

Ha azt az üzenetet kapja, hogy "Az adott E-mail cím már használatban van", akkor a Felhasználónak már van Felhasználói fiókja ezen az E-mail címen. Ha át szeretné venni a már meglévő (teszt) Felhasználói fiókot a Szervezetébe, ezt szívesen elvégzi az Ügyfélszolgálati csapatunk. Kérjük, nyújtson be egy szolgáltatási jegyet, és tájékoztasson minket arról, hogy melyik E-mail címre van regisztrálva az érintett Felhasználói fiók.

A "Projektszinten" meghívott Felhasználók lehetnek belső vagy külső Felhasználók. A "külső Felhasználók" olyan docu tools Felhasználók, akik nem az Ön Szervezetében vannak, hanem a saját Szervezetükben, például partner Vállalatok és Alvállalkozók. Projekt Tagokat ad hozzá, azzal, hogy a Projekt Tag nézetében Kattintás a Tag meghívása gombra. Belső Felhasználókat úgy hív meg, hogy Kattintás a boríték ikonra lévő Mezőre. A legördülő menüből kiválaszthatja a személyeket a Tag Lista alapján.

Külső Felhasználók meghívásához ugyanebbe a Mezőbe írja be a meghívandó személyek E-mail címét. Ha az adott E-mail címhez már létezik docu tools Felhasználói fiók, a személy Értesítést kap arról, hogy meghívást kapott egy új Projektbe. Ha az adott E-mail címhez még nincs Felhasználói fiók, akkor egy meghívó küldésre kerül a docu tools regisztrációhoz.

Az összes meghívott Felhasználó látható a Projekt Tagok Lista nézetében.

Minden Projekt Tag kap egy projektspecifikus Szerepet. A Projekt Szerep kizárólag erre az egyes Projektnek korlátozódik. További információkért lásd Szerepek.

Győződjön meg róla, hogy valóban csak a Projektbe szeretné meghívni a személyt. Ezzel a személy számára egy saját Szervezet jön létre. Ha a személynek a Szervezetében is lennie kellene, kérjük, először hívja meg őt a Licenckezelésen keresztül a Szervezetébe.

Ha valakit tévedésből csak a Projektbe hívtak meg, ezt a személyt az Ügyfélszolgálati csapatunknak kell a megfelelő Szervezetbe áthelyeznie. Kérjük, nyújtson be egy szolgáltatási jegyet, és tájékoztasson minket arról, hogy melyik E-mail címre van regisztrálva az érintett Felhasználói fiók.