A docu tools felhasználókat két módon vehet részt: vagy a saját Szervezetébe, vagy egy adott Projektbe.

A docu tools-ban minden Vállalat saját területet kap, amelyet "Szervezet" néven ismerünk. Új Szervezet (cégnév) jön létre minden új docu tools Felhasználói fiókkal. "A szervezet tulajdonosa" az a személy, aki először regisztrál a Szervezetben.

Mint a szervezet tulajdonosa, meghívhat személyeket, hogy csatlakozzanak a Szervezethez. Tipikusan a Szervezet tagjai a saját Vállalat kollégái. A meghívott Felhasználók részévé válnak a Szervezetnek és kaphatnak licenszeket. Emellett a szervezet tulajdonosa jogosultságot adhat a Licenckezelésre és a projektkezelésre a Szervezet tagjainak. Attól függően, ezek a személyek más Felhasználókat vagy Projekteket kezelhetnek a Szervezeten belül. Azonban még nem részei egy adott Projektnek és nem kapnak Értesítéseket a pinekkel és feladatokkal kapcsolatban.

Ezeket a Felhasználókat "belső Felhasználóknak" nevezzük. Láthatók a Licenckezelés nézetben.

Ha azt az üzenetet kapja, hogy "A megadott E-mail cím már használatban van", a Felhasználó ezzel az E-mail címmel már létrehozott egy Felhasználói fiókot. Ha át szeretné venni a már meglévő (próba-)Felhasználói fiókot a Szervezetébe, ezt szívesen elvégzi az Ügyfélszolgálati csapatunk. Kérjük, nyújtson be egy szolgáltatási jegyet, és tájékoztasson minket arról, hogy melyik E-mail címre van regisztrálva az érintett Felhasználói fiók.

A "Projektszinten" meghívott Felhasználók lehetnek belső vagy külső Felhasználók. A "Külső Felhasználók" olyan docu tools Felhasználók, akik nem az Ön Szervezetében vannak, hanem a sajátjukban, például partner Vállalatok és Alvállalkozók. Projekttagokat ad hozzá, ha a Projekt tagjai nézetben a Tag meghívása gombra Kattint. Belső Felhasználókat úgy hív meg, hogy a boríték ikonos Mezőre Kattint. A legördülő menüből kiválaszthatja a személyeket a Tagok Listájából.

Külső Felhasználók meghívásához ugyanabba a Mezőbe írja be a meghívandó személyek E-mail címeit. Ha az adott E-mail címhez már létezik egy docu tools Felhasználói fiók, a személy Értesítést kap arról, hogy meghívták egy új Projektbe. Ha az adott E-mail címhez még nincs Felhasználói fiók, akkor egy meghívó kerül kiküldésre a docu tools regisztrációhoz.

Az összes meghívott Felhasználó látható a Projekt tagjainak Listájában.

Minden Projekttag kap egy projektspecifikus Szerepet. A Projektszerep csak erre az egyes Projektnek korlátozódik. További információkért lásd Szerepek.

Győződjön meg arról, hogy valóban csak a Projektbe szeretné meghívni a személyt. Ezzel a személy saját Szervezetet hoz létre. Ha a személynek a Szervezetében is lennie kellene, kérjük, először hívja meg őt a Licenckezelésen keresztül a Szervezetébe.

Ha valakit tévedésből csak a Projektbe hívtak meg, ezt a személyt az Ügyfélszolgálati csapatunknak kell a helyes Szervezetbe áthelyeznie. Kérjük, nyújtson be egy szolgáltatási jegyet, és tájékoztasson minket arról, hogy melyik E-mail címre van regisztrálva az érintett Felhasználói fiók.