A Licenckezelés csak a Webes alkalmazásban érhető el. Kattintás a fogaskerék ikonra a fekete sáv jobb felső részén, és válassza a Licenckezelés lehetőséget. A Licenckezelés csak a Szervezet tulajdonosa és azok a Felhasználók számára látható, akik rendelkeznek a megfelelő jogosultsággal.

Alapvetően minden docu tools (teszt)Felhasználói fiókot létrehozó személy a saját Szervezetének tulajdonosa, és a Licenckezelésen keresztül meghívhat más Tagokat a Szervezetébe, amennyiben azoknak az E-mail címekre még nem hoztak létre docu tools Felhasználói fiókot.

A vállalatok a docu tools Licenc megrendelésekor kijelölnek egy Szervezet tulajdonost, akinek a Felhasználói fiókjához a docu tools GmbH rendeli hozzá az összes Licencet. Ez a Szervezet tulajdonosa felelős ezeknek a Licenceknek a megfelelő munkatársaknak történő kiosztásáért.

A regisztráció során meg kell adnia a Vállalat nevét. Ez lesz a Szervezet neve, amely a docu tools projekt partner számára is látható lesz.

Ezenkívül meg kell adnia a nevét és az E-mail címét. Erre az E-mail címre kapja meg az Aktiválás linket a Felhasználói fiókjához, ezért győződjön meg róla, hogy nincs elütés, és hogy hozzáfér ezen E-mail fiókhoz. Az összes adatot később megváltoztathatja a A felhasználó beállításaiban, kivéve az E-mail cím elütését.

A Szervezet nevének későbbi módosításához kattintson a Licenckezelésben a ... ikonra, és válassza a Vállalat kezelése lehetőséget. A Vállalat Mezőben módosíthatja saját Vállalat nevét, és a Mentés gombbal erősítheti meg.

Továbbá létrehozhat egy Lista vállalatokat, ha például a vállalata több helyszínen működik, vagy ha Felhasználó hozzárendelést szeretne végrehajtani osztályok szerint. Adja meg a többi Vállalat nevét vagy osztálynevet egyenként, és mentse el őket. A Licencáttekintés "Vállalat" oszlopában található legördülő menü segítségével hozzárendelheti az egyes Felhasználókat a megfelelő Vállalathoz. A Vállalat neve megjelenik a feladatok hozzárendelésekor, és megkönnyíti a felelős személy kiválasztását nagy Szervezetekben. A Jelentésben a Vállalat neve a megfelelő helykitöltővel jelenik meg.

A Vállalat nevét csak a Szervezet tulajdonosa módosíthatja. A Felhasználók csak saját nevüket változtathatják meg a A felhasználó beállításaiban.

Szervezetébe azokat szeretné Meghívni, akiknek a Licenceit kezeli. Általában ezek a vállalat munkatársai. A docu tools-on belül ezeket "belső Felhasználók" néven említik. FIGYELEM: Ezzel a személyeket a Szervezetébe hívja meg, de nem egy Projektbe vagy egy Csapatba!

Kattintás a Licenckezelésbe Meghívás gombra. Adja meg az E-mail címet. Kattintás a Meghívás gombra. Az meghívott most kap egy E-mailt a meghívással, hogy csatlakozzon a Szervezetéhez. Ehhez kattintson az E-mailben található gombra vagy linkre, és állítson be egy Jelszót. Ő most már a Szervezet Tagja. A Szervezet tagjai nem férnek hozzá a Licenckezeléshez, kivéve, ha megkapják a megfelelő jogosultságot. Saját Projektjeiket is csak a megfelelő jogosultsággal hozhatják létre.

Ha az üzenet Az megadott E-mail cím már használatban van jelenik meg, az címzett már létrehozott egy docu tools Felhasználói fiókot ezzel az E-mail címmel. Egy meglévő Felhasználói fiók átvétele lehetséges, de ez csak a háttérrendszeren keresztül történhet, ezt Ön nem végezheti el maga. Ebben az esetben, mint bejelentkezett Szervezet tulajdonos, nyissa meg a docu tools chatbotját, és válassza a "Felhasználó Áthelyezés" lehetőséget. Adja meg az érintett E-mail címet. Szolgáltatási csapatunk értesítést kap, és áthelyezi a Felhasználói fiókot a Szervezetébe.

Tetszőleges számú Felhasználót Meghívhat a Szervezetébe. Ők azonban csak akkor használhatják teljes mértékben a docu tools-t, ha aktív Licencet rendel hozzájuk. Hány Licenc áll még rendelkezésre a Szervezetében, azt a Tagok Lista felett láthatja. Ha van rendelkezésre álló Licenc, kattintson a megfelelő Felhasználónál a ...-ra, és válassza a Licenc hozzárendelés lehetőséget. Most megjelenik egy narancssárga pipa a "fizetett" oszlopban. Ez a Felhasználó most már teljes mértékben használhatja a docu tools-t a Licencszerződése terjedelmében.

Ha nincs több rendelkezésre álló Licenc, elvehet egy Licencet egy munkatársától, vagy vegye fel a kapcsolatot értékesítési csapatunkkal, hogy további Licenceket vásároljon.

Licenccel nem rendelkező Felhasználók csak Alvállalkozó vagy Belső szemlélő Szerepben vehetnek részt Projektekben.

Ha a Felhasználónak meg szeretné adni a Szervezet Licenceinek kezeléséhez szükséges jogosultságot, jelölje be a megfelelő pipát a Licenckezelés oszlopban.

Ha a Felhasználónak meg szeretné adni a Szervezet Projektek kezeléséhez szükséges jogosultságot, jelölje be a megfelelő pipát a Projektek kezelése oszlopban. Amint a pipa be van jelölve, megjelenik egy Mappa ikon zárral ellátott gomb. Ha erre kattint, korlátozhatja, hogy mely Projekt-Mappákat kezelheti a Felhasználó.

A Szervezet tulajdonosok mindig rendelkeznek mindkét jogosultsággal, ezek nem távolíthatók el.

Kattintás a ...-ra az érintett munkatárs sorában. Kattintás a Licenc visszavonás-ra. A "fizetett" oszlopban a pipa helyett egy – jelenik meg, a rendelkezésre álló Licencek száma növekszik a Lista felett. A felszabadult Licenceket most más Szervezeti személyeknek rendelheti hozzá.

Azokat a munkatársakat, akik már nem dolgozhatnak a docu tools-szal (pl. mert elhagyták a Vállalatot), inaktív állapotba helyezheti. Ehhez kattintson a ...-ra az érintett sorban, majd kattintson a Felhasználó kikapcsolás-ra. Az Státusz ebben a sorban inaktívra változik. Ugyanezekkel a lépésekkel szükség esetén újra Aktiválhat egy Felhasználót.

Egy inaktív Felhasználó a következő bejelentkezéskor hibaüzenetet kap, és nem tud bejelentkezni. Így védve van az Ön adatainak hozzáférése.

Az inaktív Felhasználó által létrehozott adatok megmaradnak, és hozzá lesznek rendelve.

Azonban figyelembe kell venni a következőket: A Felhasználó mobilkészülékéről még nem szinkronizált adatokat már nem lehet szinkronizálni, és hibaüzenetet váltanak ki az eszközön. Ebben az esetben újra Aktiválhatja a Felhasználót, és a szinkronizáció megtörténte után újra kikapcsolhatja. A Felhasználóhoz rendelt nyitott feladatok továbbra is hozzá lesznek rendelve. A Feladatok tömeges kezelése segítségével ezeket más személynek rendelheti hozzá.

A Szervezet tulajdonosának megváltoztatásához töltse ki az alábbi űrlapot, és küldje el a [email protected] címre. A változtatást csapatunk a lehető leghamarabb végrehajtja munkaidőn belül.