A Licenckezelés csak a Webes alkalmazásban érhető el. Kattintás a fogaskerék ikonra a fekete sáv jobb felső részén, és válassza a Licenckezelés lehetőséget. A Licenckezelés csak a szervezet tulajdonosa és azok a Felhasználók számára látható, akik rendelkeznek a megfelelő jogosultsággal.

Alapvetően mindenki, aki létrehoz egy (próba)Felhasználói fiókot a docu tools számára, az a saját Szervezetének tulajdonosa, és a Licenckezelésen keresztül meghívhat más Tagokat a Szervezetébe, amennyiben ezek az E-mail címek még nem rendelkeznek docu tools Felhasználói fiókkal.

A Vállalatok a docu tools Licenc megrendelésekor kijelölnek egy Szervezet tulajdonost, akinek a Felhasználói fiókjához a docu tools GmbH rendeli az összes Licencet. Ez a Szervezet tulajdonos felelős ezeknek a Licenceknek a megfelelő munkatársaknak történő kiosztásáért.

A regisztráció során meg kell adnia a Vállalat nevét. Ez lesz a Szervezet neve, amely látható lesz a docu tools projekt partnerei számára is.

Ezenkívül meg kell adnia a nevét és az E-mail címet. Erre az E-mail címre kapja meg az Aktiválás linket a Felhasználói fiókjához, ezért győződjön meg róla, hogy nincs elírás, és hogy hozzáférése van ehhez az E-mail fiókhoz. Az összes adatot később megváltoztathatja a felhasználó beállításaiban, kivéve az E-mail cím elírását.

A Szervezet nevének későbbi módosításához kattintson a Licenckezelésben a ... ikonra, és válassza a Vállalat kezelése lehetőséget. A Vállalat Mezőben módosíthatja saját Vállalat nevét, és a Mentés gombbal erősítheti meg.

Továbbá létrehozhat egy Lista Vállalatokat, ha például az Ön Vállalata több helyszínnel rendelkezik, vagy ha Felhasználó hozzárendelést szeretne végrehajtani osztályok szerint. Adja meg a többi Vállalat nevét vagy osztálynevet egyesével, és mentse el őket. A Licenc áttekintés "Vállalat" oszlopában lévő legördülő menüből kiválaszthatja az egyes Felhasználók számára a megfelelő Vállalatot. A Vállalat megjelenik a feladatok hozzárendelésekor, és nagy Szervezetekben megkönnyíti a felelős személy kiválasztását. A Jelentésben a Vállalat a megfelelő helykitöltővel is megjeleníthető.

A Vállalat nevét csak a Szervezet tulajdonosa módosíthatja. A Felhasználók csak a saját nevüket módosíthatják a felhasználó beállításaikban.

Meghívni kívánja azokat, akiknek a Licenceit kezeli. Általában ezek a Vállalat munkatársai. A docu tools-on belül ezeket "belső Felhasználók" néven említik. FIGYELEM: Ezzel az embereket a Szervezetébe hívja meg, nem pedig egy Projektbe vagy egy Csapatba!

Kattintás a Licenckezelésbe Meghívás gombra. Adja meg az E-mail címet. Kattintás a Meghívás gombra. Az meghívott most kap egy E-mailt a Meghívással, hogy csatlakozzon a Szervezetéhez. Ehhez kattintson az E-mailben található gombra vagy linkre, és állítson be egy Jelszót. Ő most már a Szervezet Tagja. A Szervezet tagjai nem férnek hozzá a Licenckezeléshez, kivéve, ha megadják nekik a megfelelő jogosultságot. Csak a megfelelő jogosultsággal rendelkezhetnek saját Projektek létrehozására.

Ha a A megadott E-mail cím már használatban van üzenet jelenik meg, az azt jelenti, hogy a címzett már létrehozott egy docu tools Felhasználói fiókot. Egy meglévő Felhasználói fiók átvétele lehetséges, de csak a háttérszolgáltatáson keresztül történhet, ezt Ön nem végezheti el maga. Ebben az esetben, mint bejelentkezett Szervezet tulajdonos, nyissa meg a docu tools-ban a chatbotot, és válassza a Felhasználó Áthelyezés lehetőséget. Adja meg az érintett E-mail címet. Szolgáltatási csapatunk értesítést kap, és áthelyezi a Felhasználói fiókot a Szervezetébe.

Korlátlan számú Felhasználót meghívhat a Szervezetébe. Ők azonban csak akkor használhatják teljes mértékben a docu tools-t, ha aktív Licencet rendel hozzájuk. Az Ön Szervezetében még rendelkezésre álló Licencek számát a Tagok Lista felett láthatja. Ha rendelkezésre áll egy elérhető Licenc, kattintson az érintett Felhasználónál a ...-ra, és válassza a Licenc Hozzárendelés lehetőséget. Most megjelenik egy narancssárga pipa a "fizetett" oszlopban. Ez a Felhasználó most már a Licencszerződés terjedelmében használhatja a docu tools-t.

Ha nincsenek további elérhető Licencek, elvehet egy Licencet egy munkatárstól, vagy vegye fel a kapcsolatot értékesítési csapatunkkal további Licencek vásárlásához.

Licenccel nem rendelkező Felhasználók csak Alvállalkozó vagy Belső szemlélő Szerepben vehetnek részt Projektekben.

Ha a Felhasználónak meg kell kapnia a Szervezet Licenceinek kezeléséhez szükséges jogosultságot, jelölje be a megfelelő pipát a Licenckezelés oszlopban.

Ha a Felhasználónak meg kell kapnia a Szervezet Projektek kezeléséhez szükséges jogosultságot, jelölje be a megfelelő pipát a Projektek kezelése oszlopban. Amint a pipa be van jelölve, megjelenik egy Mappa ikon zárral ellátott Parancsgomb. Ha erre kattint, korlátozhatja, hogy mely Projekt Mappákat kezelheti a Felhasználó.

A szervezet tulajdonosok mindig rendelkeznek mindkét jogosultsággal, ezek nem távolíthatók el.

Kattintás a ...-ra az érintett munkatárs sorában. Kattintás a Licenc visszavonása-ra. A "fizetett" oszlopban a pipa helyett egy – jelenik meg, a rendelkezésre álló Licencek száma a Lista felett megfelelően növekszik. Az így felszabadult Licenceket most más személyeknek a Szervezetében rendelheti hozzá.

Azokat a munkatársakat, akik már nem dolgozhatnak a docu tools-szal (például mert elhagyták a Vállalatot), inaktív állapotba helyezheti. Ehhez kattintson a ...-ra az érintett sorban, majd kattintson a Felhasználó kikapcsolás-ra. Az állapot ebben a sorban inaktívra változik. Ugyanezekkel a lépésekkel egy Felhasználót szükség esetén újra Aktiválhat.

Egy inaktív Felhasználó a következő bejelentkezéskor hibaüzenetet kap, és nem tud bejelentkezni. Így védve van az Ön adatainak hozzáférése.

Az inaktív Felhasználó által létrehozott adatok megmaradnak, és hozzá lesznek rendelve.

Azonban figyelembe kell venni a következőket: A Felhasználó mobilkészülékéről még nem szinkronizált adatok nem szinkronizálhatók, és hibaüzenetet váltanak ki az eszközön. Ebben az esetben újra Aktiválhatja a Felhasználót, és a szinkronizáció után újra kikapcsolhatja. A Felhasználóhoz rendelt nyitott feladatok továbbra is hozzá lesznek rendelve. A Feladatok tömeges kezelése segítségével ezeket más személynek rendelheti hozzá.

A Szervezet tulajdonosának megváltoztatásához töltse ki az alábbi űrlapot, és küldje el a [email protected] címre. A változtatást csapatunk a lehető leghamarabb végrehajtja üzleti időnk alatt.