A licenckezelés csak a Webes alkalmazásban érhető el. Kattintás a fogaskerék ikonra a fekete sáv jobb felső részén, és válassza a Licenckezelés lehetőséget. A licenckezelés csak a szervezet tulajdonosa és a megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználók számára látható.

Alapvetően minden felhasználó, aki létrehoz egy (próba) Felhasználói fiókot a docu tools számára, az saját szervezetének tulajdonosa, és a licenckezelésen keresztül meghívhat más tagokat a szervezetébe, amennyiben azoknak az e-mail címekre még nem hoztak létre docu tools Felhasználói fiókot.

A vállalatok a docu tools licenc megrendelésekor kijelölnek egy szervezet tulajdonost, akinek a Felhasználói fiókjához a docu tools GmbH minden licencet hozzárendel. Ez a szervezet tulajdonosa felelős ezeknek a licencnek a megfelelő munkatársaknak történő kiosztásáért.

A regisztráció során megadja a vállalat nevét. Ez lesz a szervezet neve, amely látható lesz a docu tools projekt partner számára is.

Ezenkívül megadja a nevét és az e-mail címét. Erre az e-mail címre kapja meg az Aktiválás linket a Felhasználói fiókhoz, ezért győződjön meg róla, hogy nincs elütés, és hogy hozzáférhet e-mail fiókjához. Az összes adatot később megváltoztathatja a felhasználó beállításai között, kivéve az e-mail cím elütését.

A szervezet nevének későbbi megváltoztatásához kattintson a licenckezelésben a ... ikonra, és válassza a Vállalat kezelése lehetőséget. A Vállalat mezőben megváltoztathatja saját vállalat nevét, és a Mentés gombbal megerősítheti.

Továbbá létrehozhat egy listát a vállalatokról, ha például vállalata több helyszínen működik, vagy ha osztályok szerint szeretne felhasználókat hozzárendelni. Adja meg a többi vállalat nevét vagy osztálynevet egyesével, és mentse el őket. A licenc áttekintés "Vállalat" oszlopában lévő legördülő menüből hozzárendelheti az egyes felhasználókat a megfelelő vállalathoz. A vállalat neve megjelenik a feladatok hozzárendelésekor, és megkönnyíti a felelős személy kiválasztását nagy szervezetekben. A jelentésben a vállalat neve a megfelelő helykitöltővel is megjeleníthető.

A vállalat nevét csak a szervezet tulajdonosa változtathatja meg. A felhasználók csak saját nevüket változtathatják meg a felhasználó beállításai között.

Szervezetébe azokat szeretné meghívni, akiknek a licencét kezeli. Általában ezek a vállalat munkatársai. A docu tools-on belül ezeket "belső felhasználók" néven említik. FIGYELEM: Ezzel az embereket a szervezetébe hívja meg, nem pedig egy Projektbe vagy egy Csapatba!

Kattintás a Licenckezelésbe meghívás lehetőségre. Adja meg az e-mail címet. Kattintás a Meghívás gombra. Az meghívott e-mailben kap egy meghívót, hogy csatlakozzon a szervezetéhez. Ehhez kattintson az e-mailben található gombra vagy linkre, és állítson be egy Jelszót. Ő most már a szervezet tagja. A szervezet tagjai nem férnek hozzá a licenckezeléshez, kivéve, ha megadják nekik a megfelelő jogosultságot. Csak a megfelelő jogosultsággal rendelkezhetnek saját projektek létrehozására.

Ha az üzenet A megadott e-mail cím már használatban van jelenik meg, az azt jelenti, hogy a címzett már létrehozott egy docu tools Felhasználói fiókot. Egy meglévő Felhasználói fiók átvétele lehetséges, de ez csak a háttérrendszeren keresztül történhet, ezt ön nem végezheti el. Ebben az esetben, mint bejelentkezett szervezet tulajdonos, nyissa meg a docu tools chatbotját, és válassza a "Felhasználó áthelyezése" lehetőséget. Adja meg az érintett e-mail címet. Szolgáltatási csapatunk értesítést kap, és áthelyezi a Felhasználói fiókot a szervezetébe.

Korlátlan számú felhasználót meghívhat a szervezetébe. A docu tools azonban csak akkor használható teljes mértékben, ha aktív licencet rendel hozzájuk. Hány licenc áll még rendelkezésre a szervezetében, azt a tagok listája felett láthatja. Ha van rendelkezésre álló licenc, kattintson a megfelelő felhasználó ... gombjára, és válassza a Licenc hozzárendelése lehetőséget. Most egy narancssárga pipa jelenik meg a "fizetett" oszlopban. Ez a felhasználó mostantól a licencszerződés terjedelmében használhatja a docu tools-t.

Ha nincs több rendelkezésre álló licenc, elvehet egy licencet egy munkatársától, vagy vegye fel a kapcsolatot értékesítési csapatunkkal további licenc vásárlásához.

Licenccel nem rendelkező felhasználók csak Alvállalkozó vagy Belső szemlélő szerepkörben vehetők fel projektekbe.

Ha a felhasználónak meg kell kapnia a szervezetben a licenc kezeléséhez szükséges jogosultságot, jelölje be a megfelelő pipát a Licenckezelés oszlopban.

Ha a felhasználónak meg kell kapnia a szervezetben a projektek kezeléséhez szükséges jogosultságot, jelölje be a megfelelő pipát a Projektek kezelése oszlopban. Miután a pipa be lett jelölve, megjelenik egy mappaszimbólum és zár ikonú gomb. Ha erre kattint, korlátozhatja, hogy mely projekt mappákat kezelheti a felhasználó.

A szervezet tulajdonosának mindig mindkét jogosultsága van, ezeket nem lehet eltávolítani.

Kattintás a ... gombra a megfelelő munkatárs sorában. Kattintás a Licenc visszavonása lehetőségre. A "fizetett" oszlopban a pipa helyett egy – jelenik meg, a rendelkezésre álló licenc ek száma növekszik az áttekintésben. A felszabadult licencet most más személyeknek a szervezetében rendelheti hozzá.

Azokat a munkatársakat, akik már nem dolgozhatnak a docu tools-szal (pl. mert elhagyták a vállalatot), inaktív állapotba helyezheti. Ehhez kattintson a megfelelő sorban a ... gombra, majd a Felhasználó kikapcsolás lehetőségre. A státusz ebben a sorban inaktívra változik. Ugyanezekkel a lépésekkel egy felhasználót szükség esetén újra aktiválhat.

Egy inaktív felhasználó a következő bejelentkezéskor hibaüzenetet kap, és nem tud bejelentkezni. Így az adatai védve vannak.

Az inaktív felhasználó által létrehozott adatok megmaradnak, és hozzá lesznek rendelve.

Azonban a következőket kell figyelembe venni: A mobilkészülékről még nem szinkronizált adatokat nem lehet többé szinkronizálni, és hibaüzenetet váltanak ki a végkészüléken. Ebben az esetben újra aktiválhatja a felhasználót, és a szinkronizáció után újra kikapcsolhatja. A felhasználóhoz rendelt nyitott feladatok továbbra is hozzá lesznek rendelve. A feladatok tömeges kezelése segítségével ezeket más személynek rendelheti hozzá.

A szervezet tulajdonosának megváltoztatásához töltse ki az alábbi űrlapot, és küldje el a [email protected] címre. A változtatást csapatunk a lehető leghamarabb végrehajtja üzleti időn belül.