A Licenckezelés csak a Webes alkalmazásban érhető el. Kattintás a fogaskerék ikonra a fekete sáv jobb felső részén, és válassza a Licenckezelés opciót. A Licenckezelés csak a szervezet tulajdonosai és azok a Felhasználók számára látható, akik rendelkeznek a megfelelő jogosultsággal.

Alapvetően minden Felhasználó, aki létrehoz egy (próba) Felhasználói fiókot a docu tools számára, az saját Szervezetének tulajdonosa, és a Licenckezelésen keresztül meghívhat más Tagokat a Szervezetébe, feltéve, hogy ezekhez az E-mail címekhez még nem hoztak létre docu tools Felhasználói fiókot.

A vállalatok a docu tools Licenc megrendelésekor kijelölnek egy szervezet tulajdonost, akinek a Felhasználói fiókjához a docu tools GmbH minden Licencet hozzárendel. Ez a szervezet tulajdonosa felelős ezeknek a Licenceknek a megfelelő munkatársaknak történő kiosztásáért.

Regisztrációkor meg kell adnia a Vállalat nevét. Ez lesz a Szervezet neve, amely látható lesz a docu tools projekt partnerei számára is.

Ezenkívül meg kell adnia a nevét és az E-mail címét. Erre az E-mail címre kapja meg az Aktiválás linkjét a Felhasználói fiókjához, ezért győződjön meg róla, hogy nincs elütés, és hogy hozzáférhet ehhez az E-mail fiókhoz. Az összes adatot később megváltoztathatja a felhasználó beállításaiban, kivéve az E-mail cím elütését.

A Szervezet nevének későbbi módosításához kattintson a Licenckezelésben a ... ikonra, és válassza a Vállalat kezelése opciót. A Vállalat Mezőben megváltoztathatja saját Vállalat nevét, és a Mentés gombbal erősítheti meg.

Továbbá létrehozhat egy Lista vállalatokat, ha például vállalata több helyszínnel rendelkezik, vagy ha Felhasználói hozzárendelést szeretne végrehajtani osztályok szerint. Adja meg a többi Vállalat nevét vagy osztálynevet egyesével, és mentse el őket. A Licencáttekintés "Vállalat" oszlopában lévő legördülő menüből kiválaszthatja az egyes Felhasználóknak a megfelelő Vállalatot. A Vállalat megjelenik a feladatok hozzárendelésekor, és megkönnyíti a felelős személy kiválasztását nagy Szervezetekben. A Jelentésben a Vállalat a megfelelő helykitöltővel is megjeleníthető.

A Vállalat nevét csak a szervezet tulajdonosa változtathatja meg. A Felhasználók csak saját nevüket változtathatják meg a felhasználó beállításaikban.

A Szervezetébe azokat szeretné Meghívni, akiknek a Licencét kezeli. Általában ezek a Vállalat munkatársai. A docu tools-on belül ezeket "belső Felhasználóknak" nevezik. FIGYELEM: Ezzel a személyeket a Szervezetébe hívja meg, de nem egy Projektbe vagy egy Csapatba!

Kattintás a Licenckezelésbe Meghívás gombra. Adja meg az E-mail címet. Kattintás a Meghívás gombra. Az meghívott most kap egy E-mailt a Meghívással, hogy csatlakozzon a Szervezetéhez. Ehhez kattintson az E-mailben található gombra vagy linkre, és állítson be egy Jelszót. Ő most már a Szervezet Tagja. A Szervezet tagjai nem férnek hozzá a Licenckezeléshez, kivéve, ha megkapják a megfelelő jogosultságot. Csak a megfelelő jogosultsággal hozhatnak létre saját Projektjeiket.

Ha az üzenet Az megadott E-mail cím már használatban van jelenik meg, az címzett már létrehozott egy docu tools Felhasználói fiókot ezzel az E-mail címmel. Egy meglévő Felhasználói fiók átvétele lehetséges, de ez csak a háttérrendszeren keresztül történhet, ezt Ön nem végezheti el maga. Ebben az esetben, mint bejelentkezett szervezet tulajdonos, nyissa meg a docu tools-ban a chatbotot, és válassza a "Felhasználó Áthelyezés" opciót. Adja meg az érintett E-mail címet. Szolgáltatási csapatunk értesítve lesz, és áthelyezi a Felhasználói fiókot a Szervezetébe.

Tetszőleges számú Felhasználót Meghívhat a Szervezetébe. A docu tools azonban csak akkor használható teljes mértékben, ha aktív Licencet rendel hozzájuk. Hány Licenc áll még rendelkezésre a Szervezetében, azt a Tagok Lista felett láthatja. Ha van rendelkezésre álló Licenc, kattintson a megfelelő Felhasználónál a ...-ra, és válassza a Licenc hozzárendelése opciót. Most megjelenik egy narancssárga pipa a "fizetett" oszlopban. Ez a Felhasználó most már a Licencszerződés terjedelmében használhatja a docu tools-t.

Ha nincs több rendelkezésre álló Licenc, elvehet egy Licencet egy munkatársától, vagy vegye fel a kapcsolatot értékesítési csapatunkkal további Licencek vásárlásához.

Licenccel nem rendelkező Felhasználók csak Alvállalkozó vagy Belső szemlélő Szerepkörben vehetők fel Projektjeibe.

Ha a Felhasználónak meg kell kapnia a Szervezet Licencjeinek kezeléséhez szükséges jogosultságot, jelölje be a megfelelő négyzetet a Licenckezelés oszlopban.

Ha a Felhasználónak meg kell kapnia a Szervezet Projektjeinek kezeléséhez szükséges jogosultságot, jelölje be a megfelelő négyzetet a Projektek kezelése oszlopban. Amint a négyzet be van jelölve, megjelenik egy Mappa ikonos és záras Parancsgomb. Ha erre kattint, korlátozhatja, hogy mely Projekt Mappákat kezelheti a Felhasználó.

A szervezet tulajdonosai mindig rendelkeznek mindkét jogosultsággal, ezeket nem lehet eltávolítani.

Kattintás a ...-ra a megfelelő munkatárs sorában. Kattintás a Licenc visszavonása-ra. A "fizetett" oszlopban a pipa helyett egy – jelenik meg, a rendelkezésre álló Licencjei száma a Lista szerint növekszik. Az így felszabadult Licencet most más Szervezeti személyeknek rendelheti hozzá.

Azokat a munkatársakat, akik már nem dolgozhatnak a docu tools-szal (pl. mert elhagyta a Vállalatot), inaktív állapotba helyezheti. Ehhez kattintson a ...-ra a megfelelő sorban, majd kattintson a Felhasználó kikapcsolás-ra. A Státusz ebben a sorban inaktívra változik. Ugyanezekkel a lépésekkel egy Felhasználót szükség esetén újra Aktiválhat.

Egy inaktív Felhasználó a következő bejelentkezéskor hibaüzenetet kap, és nem tud bejelentkezni. Így védve van az Ön adatainak hozzáférése.

Az inaktív Felhasználó által létrehozott adatok megmaradnak, és hozzá vannak rendelve.

Azonban a következőket kell figyelembe venni: A Felhasználó mobilkészülékéről még nem szinkronizált adatokat már nem lehet szinkronizálni, és hibaüzenetet okoznak az eszközön. Ebben az esetben újra Aktiválhatja a Felhasználót, és a szinkronizáció után újra kikapcsolhatja. A Felhasználóhoz rendelt nyitott feladatok továbbra is hozzá lesznek rendelve. A Feladatok tömeges kezelése segítségével ezeket más személynek rendelheti hozzá.

A szervezet tulajdonosának megváltoztatásához töltse ki az alábbi űrlapot, és küldje el a [email protected] címre. A változtatást csapatunk a lehető leghamarabb végrehajtja munkaidőnk alatt.