A projekttagok két csoportra oszlanak: Belső felhasználók a saját Szervezetükből és külső felhasználók, mint például docu tools felhasználók idegen Szervezetekből és Partner, beleértve az Alvállalkozókat.

A belső felhasználó a Szervezet docu tools felhasználója, aki meghívható egy projektre. Lehetőség van felhasználók Meghívására a "Tagok" menün keresztül vagy a "Felhasználókezelés" menüponton keresztül. Minden belső felhasználónak projekt Szerepétől függően különféle jogosultságok rendelhetők hozzá.

A külső felhasználó egy projekt Partner egy idegen Szervezetből a docu tools-ban. Ő lehet egy licencelt docu tools felhasználó vagy egy szabad felhasználó, aki "Alvállalkozó", "Belső szemlélő" vagy "Partner" szerepben működik.

A Partner olyan cégek vagy egyéni felhasználók, akiknek nincs docu tools felhasználói fiókjuk, így nem férhetnek hozzá a projekthez.

Az Adminisztrátor, Asszisztens és Külső szemlélő szerepek használatához aktív, fizetős docu tools Licenc szükséges. A minimális követelmény a pocket tool Licenc. A pocket tool felhasználók korlátlan számú projektre meghívhatók.

Ha egy felhasználónak, akinek nincs aktív Licencje, ezek közül a szerepek közül valamelyiket rendelik hozzá, akkor őt "licenc nélkülinek" nevezik. Ebben az esetben csak az Alvállalkozó szerepének megfelelő jogosultságokkal és hozzáférési jogokkal rendelkezik, függetlenül attól, hogy eredetileg milyen szerepet rendeltek hozzá.

Az Alvállalkozóknak és a belső szemlélőknek nem szükséges fizetős Licenc a részvételhez egy vagy több projektben, itt elegendő a díjmentes Licenc.

Az alábbi táblázatban található információk a különböző felhasználói szerepek specifikus megjelenítési és szerkesztési jogosultságairól egy projekten belül.

Fontos megjegyezni, hogy normál körülmények között csak az Adminisztrátornak van szerkesztési joga a projektbeállításokhoz. Azonban a projektbeállítások szerkesztési jogát más projekt szerepeknek is meg lehet adni a Licenckezelés szakaszon keresztül. Olvasson tovább a részletekért.

A docu tools-ban projektspecifikus szerepeket rendel a projekttagokhoz. Ezek a szerepek határozzák meg az egyének hozzáférési szintjét és jogosultságait a tartalom megtekintéséhez vagy hozzájárulásához.

A következő szerepek érhetők el: - Adminisztrátor - Asszisztens - Belső szemlélő - Külső szemlélő - Alvállalkozó

(pl. projektvezető, építésvezető, műszaki szakember)

Az adminisztrátoroknak olyan hozzáférési jogokkal rendelkeznek, amelyek lehetővé teszik számukra, hogy különböző fontos feladatokat végezzenek el a projektben. Új tartalmakat hozhatnak létre, projekttagokat hívhatnak meg és módosíthatnak minden meglévő tartalmat és Feladatot. Ezenkívül az adminisztrátorok kizárólag felelősek a projektbeállítások módosításáért és a Térképek feltöltéséért. Lehet egy vagy több adminisztrátor, attól függően, hogy mit igényel a projekt.

Az adminisztrátori szerep általában a fővállalkozók számára van fenntartva, akik megbízásokat kapnak és ezeket továbbítják az Alvállalkozóknak, projektmenedzsereknek és építésvezetőknek. Feladatuk a Feladatok teljes kivitelezésének felügyelete és az érintett felek közötti hatékony koordináció biztosítása.

(pl. projektvezető, műszaki szakember, munkavezető, korlátozásokkal)

Az asszisztensek megtekinthetik az összes tartalmat egy projektben, de csak az általuk létrehozott tartalmakat módosíthatják. Saját Pineket és Feladatokat hozhatnak létre. Ezenkívül az asszisztensek csak akkor jelölhetik a Feladatokat "elvégezettnek" vagy "elutasítottnak", ha azok hozzájuk vannak rendelve. Csak az általuk létrehozott Pineket és Feladatokat zárhatják le. Új projekttagokat vagy adatokat nem vehetnek fel, és nem módosíthatják a projektbeállításokat. Azonban képesek jelentéseket készíteni, és hozzáférnek a Médiafájlok megtekintéséhez és létrehozásához.

Információ: Ez a szerep azoknak a munkatársaknak szól, akik aktívan részt vesznek a projekt munkájában, de nincsenek közvetlen jogosultságaik az összes Feladat befejezésének jelölésére vagy más folyamatokba való beavatkozásra.

(pl. Megrendelő, felmérő, Alvállalkozó, akik Pineket helyezhetnek el)

A külső szemlélők hozzáférnek minden Térképhez és Pinhez, amelyek a hozzájuk rendelt Feladatokhoz kapcsolódnak. Lehetőségük van Pineket, Feladatokat és Médiafájlokat létrehozni dokumentációs célokra. Hasonlóan az Alvállalkozókhoz, ők is képesek jelentéseket készíteni. A külső szemlélők azonban nem láthatják a projekt beállításait és tagjait. A Médiafájlok tekintetében csak az általuk létrehozott Pinek vagy a hozzájuk rendelt Feladatok fotóit tekinthetik meg, hasonlóan az Alvállalkozó szerephez.

Információ: Ez a szerep az Alvállalkozóknak szól, akik felelősek az építkezési tevékenységek dokumentálásáért, mint például a projektmenedzsment frissítései és revíziói. Ők végzik el a helyi építésvezető által hozzájuk rendelt Feladatokat is. Emellett ez a szerep kiterjeszthető az ügyfelekre is, így ők közvetlenül a docu tools-ban adhatják meg munkáikat vagy kérdéseiket, és tájékoztatást kapnak a projektjeik előrehaladásáról és befejezéséről.

(pl. backoffice munkatársak, osztályvezetők)

A belső szemlélők hozzáférhetnek és megtekinthetik a projekt összes tartalmát, de nem végezhetnek módosításokat vagy kiegészítéseket. Ez tehát egy egyszerű megfigyelői szerep. Fontos megjegyezni, hogy a belső szemlélők nem készíthetnek jelentéseket.

Információ: Ez a szerep elsősorban passzív megfigyelőként szolgál olyan személyek számára, mint a tulajdonosok, ügyvédek vagy más releváns személyek, akik betekintést nyerhetnek a projektbe anélkül, hogy annak tartalmát módosítanák.

Ha egy Alvállalkozónak Feladatot rendeltek hozzá, akkor láthatja azt a Térképet, a megfelelő Pint és az adott Pinhez tartozó összes Médiafájlt. Az Alvállalkozók kezelhetik a hozzájuk rendelt Feladatokat a docu tools-ban, többek között Médiafájlokat és megjegyzéseket adhatnak hozzá a Pinekhez, megjelölhetik a Feladatokat "elvégezettnek" vagy "elutasítottnak" és jelentéseket készíthetnek. Amint egy Feladat "elvégezettnek" van jelölve vagy elutasítva, az már nem látható az Alvállalkozó számára. A vállalatok, amelyek Alvállalkozóként vannak meghívva projektekre, vagy a docu tools ingyenes Verzióját használhatják, vagy saját Licenccel rendelkezhetnek, de az Alvállalkozó szerepével és a hozzá tartozó hozzáférési jogokkal rendelkeznek az adott projekt számára.

Az Alvállalkozó szerep elsősorban azoknak a vállalatoknak szól, amelyek elsősorban a hozzájuk rendelt Feladatok végrehajtásában vesznek részt, és e folyamat során részletes dokumentációt vezetnek.

Ahhoz, hogy egy felhasználót meghívjon egy projektre, tegye a következőket:

A Partner olyan cégek vagy egyének, akik nem dolgoznak a docu tools-szal, sem fizetős docu tools felhasználóként, sem ingyenes docu tools felhasználóként. A tagtípus kifejezetten arra szolgál, hogy fontos kapcsolattartási információkat tároljon a külső Alvállalkozók számára, és dokumentálja a nekik hozzárendelt Feladatokat. Fontos megjegyezni, hogy ezek a Partner nem kapnak Értesítéseket az alkalmazásunktól, és nem férhetnek hozzá a projekthez az alkalmazáson belül. Azonban készíthetnek jelentéseket, amelyek tartalmazzák a nekik hozzárendelt Pineket és Feladatokat, és továbbíthatják ezeket a jelentéseket.

Így adhat hozzá egy Partnert egy projekthez:

Minden Partner, akinek van hozzá tartozó E-mail címe, később meghívható aktív tagként a projektbe a "Partner Lista" területen található "Mint tag Meghívása" Parancsgomb segítségével.

Ahhoz, hogy egy Szervezeten belül projekteket kezelni lehessen, szükség van egy külön jogosultságra, amelyet a Szervezet tulajdonosa adományoz. Ezenkívül szükség van egy aktív fizetős Licencre is. A "Projektek kezelése" jogosultságot globálisan minden projektre meg lehet adni, vagy korlátozható bizonyos projektekre.