A projekttagok két csoportra oszlanak: Belső felhasználók a saját Szervezetükből és külső felhasználók, mint docu tools felhasználók idegen Szervezetekből és Partnerok, beleértve az Alvállalkozókat.

A belső felhasználó a Szervezetéből származó docu tools felhasználó, akit Meghívásra lehet a projektre. Lehetőség van felhasználókat Meghívni a "Tagok" menün keresztül vagy a "Felhasználókezelés" menün keresztül. Minden belső felhasználónak projekt Szerep alapján specifikus jogosultságok Hozzárendelése lehetséges.

A külső felhasználó egy projektpartner egy idegen Szervezetből a docu tools-ban. Ő lehet egy licencelt docu tools felhasználó vagy egy szabad felhasználó, aki "Alvállalkozó", "Belső szemlélő" vagy "Partner" szerepben működik.

Partnerok olyan cégek vagy egyéni felhasználók, akiknek nincs docu tools felhasználói fiókja, így nem férhetnek hozzá a projekthez.

Az Adminisztrátor, Asszisztens és Külső szemlélő Szerepek használatához aktív, fizetős docu tools Licenc szükséges. A minimális követelmény a pocket tool Licenc. pocket tool felhasználókat korlátlan számú projektre lehet Meghívni.

Ha egy felhasználónak, akinek nincs aktív Licencje, ezek közül a Szerepek közül egyiket rendelik hozzá, akkor "licenc nélkülinek" minősül. Ebben az esetben csak az Alvállalkozó Szerepének megfelelő jogosultságokkal és hozzáférési jogokkal rendelkezik, függetlenül attól, hogy eredetileg melyik Szerepet rendelték hozzá.

Alvállalkozóknak és belső szemlélőknek nem szükséges fizetős Licenc a részvételhez egy vagy több projektben, itt elég a díjmentes Licenc.

Az alábbi táblázatban megtalálhatók az egyes projekt Szerepek specifikus megjelenítési és szerkesztési jogosultságai.

Fontos megjegyezni, hogy normál körülmények között csak az Adminisztrátor rendelkezik szerkesztési jogokkal a projektbeállításokhoz. Azonban a projektbeállítások szerkesztési jogosultságát más projekt Szerepek számára is meg lehet adni a Licenckezelés szakaszon keresztül. Olvasson tovább a részletekért.

A docu tools-ban projektspecifikus Szerepeket rendel a projekttagokhoz. Ezek a Szerepek határozzák meg az egyének hozzáférési szintjét és jogosultságait a tartalom megtekintéséhez vagy hozzájárulásához.

A következő Szerepek állnak rendelkezésre: - Adminisztrátor - Asszisztens - Belső szemlélő - Külső szemlélő - Alvállalkozó

(pl. Projektvezető, Építésvezető, Technikus)

Az Adminisztrátorok olyan hozzáférési jogokkal rendelkeznek, amelyek lehetővé teszik számukra, hogy különböző fontos feladatokat hajtsanak végre a projekten belül. Új tartalmakat hozhatnak létre, projekttagokat hívhatnak meg és módosíthatnak minden meglévő tartalmat és Feladatot. Ezenkívül az Adminisztrátorok kizárólag felelősek a projektbeállítások módosításáért és a Térképek feltöltéséért. Lehet egy vagy több Adminisztrátor, attól függően, hogy mit igényel a projekt.

Az Adminisztrátor Szerep általában a fővállalkozók számára van fenntartva, akik megbízásokat kapnak és ezeket továbbítják az Alvállalkozóknak, projektmenedzsereknek és építésvezetőknek. Feladatuk a Feladatok teljes kivitelezésének felügyelete és az érintett felek közötti hatékony koordináció biztosítása.

(pl. Projektvezető, Technikus, Művezető, korlátozásokkal)

Az Asszisztensek megtekinthetik a projekt összes tartalmát, de csak az általuk létrehozott tartalmakat módosíthatják. Saját Pineket és Feladatokat hozhatnak létre. Ezenkívül az Asszisztensek csak akkor jelölhetik a Feladatokat "késznek" vagy "elutasítottnak", ha azok hozzájuk vannak rendelve. Csak az általuk létrehozott Pineket és Feladatokat zárhatják le. Új projekttagokat vagy adatokat nem adhatnak hozzá, és nem módosíthatják a projektbeállításokat. Azonban képesek jelentéseket készíteni, és hozzáférnek a Médiafájlok megtekintéséhez és létrehozásához.

Információ: Ez a Szerep azoknak a munkatársaknak szól, akik aktívan részt vesznek a projekt munkájában, de nincsenek közvetlen jogosultságaik az összes Feladat befejezésének megjelölésére vagy más folyamatokba való beavatkozásra.

(pl. Megrendelő, Felmérő, Alvállalkozó, akik Pineket helyezhetnek el)

A Külső szemlélők hozzáférnek minden Térképhez és Pinhez, amelyek az őt megjelölt Feladatokhoz kapcsolódnak. Lehetőségük van Pineket, Feladatokat és Médiafájlokat létrehozni dokumentációs célokra. Hasonlóan az Alvállalkozókhoz, ők is képesek jelentéseket készíteni. A Külső szemlélők azonban nem láthatják a projekt beállításait és tagjait. A Médiafájlokat illetően csak az általuk létrehozott Pinek vagy nekik rendelt Feladatok fotóit tekinthetik meg, hasonlóan az Alvállalkozó Szerephez.

Információ: Ez a Szerep az Alvállalkozóknak szól, akik felelősek az építkezési helyszínen végzett tevékenységek dokumentálásáért, mint például a projektmenedzsment frissítései és revíziói. Ők is elvégzik a helyszíni építésvezető által hozzárendelt Feladatokat. Ezenkívül ez a Szerep kiterjeszthető az ügyfelekre is, így ők közvetlenül a docu tools-ba írhatják be munkáikat vagy kérdéseiket, és tájékoztatást kapnak projektjeik előrehaladásáról és befejezéséről.

(pl. Backoffice munkatárs, Osztályvezető)

A Belső szemlélőknek lehetőségük van hozzáférni és megtekinteni a projekt összes tartalmát, de nem végezhetnek módosításokat vagy kiegészítéseket. Ez tehát egy egyszerű megfigyelő Szerep. Fontos megjegyezni, hogy a Belső szemlélők nem készíthetnek jelentéseket.

Információ: Ez a Szerep elsősorban passzív megfigyelőként szolgál olyan személyek számára, mint a tulajdonosok, ügyvédek vagy más releváns személyek, akik betekintést nyerhetnek a projektbe anélkül, hogy annak tartalmát módosíthatnák.

Ha egy Alvállalkozónak egy Feladat van Hozzárendelve, akkor láthatja azt a Térképet, a megfelelő Pint és az adott Pinhez tartozó összes Médiafájlt. Az Alvállalkozók kezelhetik a nekik Hozzárendelt Feladatokat a docu tools-ban, beleértve a Pinekhez Médiafájlok és megjegyzések hozzáadását, a Feladatok "késznek" vagy "elutasítottnak" jelölését és jelentések készítését. Amint egy Feladat "késznek" van jelölve vagy elutasítva, az már nem látható az Alvállalkozó számára. A vállalatok, amelyek Alvállalkozóként vannak Meghívva a projektekre, vagy a docu tools ingyenes Verzióját használhatják, vagy saját Licenccel rendelkezhetnek, de az Alvállalkozó Szerepet és az adott projekt számára vonatkozó hozzáférési jogokat kapják.

Az Alvállalkozó Szerep azoknak a vállalatoknak szól, amelyek elsősorban a nekik Hozzárendelt Feladatok végrehajtásában vesznek részt, és e folyamat során részletes dokumentációt vezetnek.

Ahhoz, hogy egy felhasználót meghívjon egy projektre, kövesse az alábbi lépéseket:

Partnerok olyan cégek vagy egyéni felhasználók, akik nem dolgoznak a docu tools-szal, sem fizetős, sem ingyenes docu tools felhasználóként. A Tagtípus kifejezetten arra szolgál, hogy fontos kapcsolattartási információkat tároljon külső Alvállalkozók számára és dokumentálja a nekik Hozzárendelt Feladatokat. Fontos megjegyezni, hogy ezek a Partnerok nem kapnak Értesítéseket az alkalmazásunktól, és nem férhetnek hozzá a projektjükhöz az alkalmazáson belül. Azonban jelentéseket készíthetnek, amelyek tartalmazzák a nekik Hozzárendelt Pineket és Feladatokat, és továbbíthatják ezeket a jelentéseket.

Így adhat hozzá egy Partnert egy projekthez:

Minden Partner, akinek van hozzá tartozó E-mail címe, később meghívható az "Aktív tagként való Meghívás" Parancsgomb segítségével a "Partner Lista" területen, hogy aktív taggá váljon a projektben.

Ahhoz, hogy egy Szervezeten belül projekteket kezelni lehessen, szükség van egy külön jogosultságra, amelyet a Szervezet tulajdonosa adományoz. Ezenkívül szükség van egy aktív fizetős Licencre is. A "Projektek kezelése" jogosultság globálisan adható meg minden projekt számára, vagy korlátozható bizonyos projektekre.