A projekt tagjai két csoportra oszlanak: Belső felhasználók a saját Szervezetükből és külső felhasználók, mint a docu tools felhasználók idegen Szervezetekből és Partnerek, beleértve az Alvállalkozókat.

Egy belső felhasználó a Szervezetének docu tools felhasználója, akit Meghívásra lehet egy Projektbe. Lehetőség van felhasználókat Meghívni vagy a "Tagok" menün keresztül, vagy a "Felhasználókezelés" menüponton keresztül. Minden belső felhasználónak projekt szereptől függően specifikus jogosultságok Hozzárendelése lehetséges.

Egy külső felhasználó egy projekt Partner egy idegen Szervezetből a docu tools rendszerben. Lehet licencelt docu tools felhasználó vagy egy szabad felhasználó, aki "Alvállalkozó", "Belső szemlélő" vagy "Partner" szerepben van.

Partnerek olyan cégek vagy egyéni felhasználók, akiknek nincs docu tools felhasználói fiókjuk, így nem férhetnek hozzá a projekthez.

Az Adminisztrátor, Asszisztens és Külső szemlélő szerepek használatához aktív, fizetős docu tools Licenc szükséges. A minimális követelmény a pocket tool Licenc. pocket tool felhasználók korlátlan számú projektre Meghívhatók.

Ha egy felhasználónak, akinek nincs aktív Licencje, ezek közül a szerepek közül bármelyik Hozzárendelése történik, akkor "licenc nélkülinek" minősül. Ebben az esetben csak az Alvállalkozó szerepének megfelelő jogosultságokkal és hozzáférési jogokkal rendelkezik, függetlenül attól, hogy eredetileg milyen szerepet kapott.

Alvállalkozóknak és belső szemlélőknek nincs szükségük fizetős Licencre ahhoz, hogy részt vehessenek egy vagy több projekten, itt elegendő a díjmentes Licenc.

Az alábbi táblázatban található információk a különböző felhasználói szerepek specifikus megjelenítési és szerkesztési jogosultságairól egy projektben.

Fontos megjegyezni, hogy normál körülmények között csak az Adminisztrátornak van jogosultsága a projektbeállítások szerkesztésére. A projektbeállítások szerkesztési jogosultságát azonban más projekt szerepeknek is meg lehet adni a Licenckezelés szakaszon keresztül. További részletekért kattintson ide.

A docu tools-ban projektspecifikus szerepeket rendel a projekttagokhoz. Ezek a szerepek határozzák meg az egyének hozzáférési szintjét és jogosultságait a tartalom megtekintéséhez vagy hozzájárulásához.

A következő szerepek érhetők el:

(pl. projektvezető, építésvezető, technikus)

Az Adminisztrátorok olyan hozzáférési jogokkal rendelkeznek, amelyek lehetővé teszik számukra, hogy különböző fontos feladatokat végezzenek el a projektben. Új tartalmakat hozhatnak létre, projekttagokat hívhatnak meg, és módosíthatnak minden meglévő tartalmat és Feladatot. Ezenkívül az Adminisztrátorok kizárólag felelősek a projektbeállítások módosításáért és a Térképek feltöltéséért. Lehet egy vagy több Adminisztrátor, attól függően, hogy mit igényel a projekt.

Az Adminisztrátor szerepe általában a fővállalkozók számára van fenntartva, akik megbízásokat kapnak, és ezeket tovább delegálják Alvállalkozóknak, projektmenedzsereknek és építésvezetőknek. Feladatuk a Feladatok teljes kivitelezésének felügyelete és a projektben részt vevő különböző szereplők közötti hatékony koordináció biztosítása.

(pl. projektvezető, technikus, művezető, korlátozásokkal)

Az Asszisztensek megtekinthetik az összes tartalmat egy projektben, de csak az általuk létrehozott tartalmakat módosíthatják. Saját Pineket és Feladatokat hozhatnak létre. Emellett az Asszisztensek csak akkor jelölhetik a Feladatokat "késznek" vagy "elutasítottnak", ha azok hozzájuk vannak rendelve. Csak az általuk létrehozott Pineket és Feladatokat zárhatják le. Nincsenek jogosultságaik új projekttagok vagy adatok hozzáadására, vagy a projektbeállítások módosítására. Azonban képesek jelentéseket készíteni, és hozzáférnek a Médiafájlok megtekintéséhez és létrehozásához.

Információ: Ez a szerep azoknak a munkatársaknak szól, akik aktívan részt vesznek a projekt munkájában, de nincsenek közvetlen jogosultságaik az összes Feladat befejezésének megjelölésére vagy más folyamatokba való beavatkozásra.

(pl. Megrendelő, felmérő, Alvállalkozó, akik Pineket helyezhetnek el)

A Külső szemlélők hozzáférést kapnak minden Térképhez és Pinhez, amelyek a nekik Hozzárendelt Feladatokhoz kapcsolódnak. Lehetőségük van Pineket, Feladatokat és Médiafájlokat létrehozni dokumentációs célokra. Hasonlóan az Alvállalkozókhoz, ők is képesek jelentéseket készíteni. A Külső szemlélők azonban nem láthatják a projekt beállításait és tagjait. A Médiafájlokat illetően csak az általuk létrehozott Pinek vagy a nekik Hozzárendelt Feladatok fotóit tekinthetik meg, hasonlóan az Alvállalkozó szerephez.

Információ: Ez a szerep az Alvállalkozóknak szól, akik felelősek az építkezési tevékenységek dokumentálásáért, mint például a projektmenedzsment frissítései és revíziói. Ők is elvégzik az építésvezető által Hozzárendelt Feladatokat. Emellett ez a szerep kiterjeszthető az ügyfelekre is, így ők közvetlenül a docu tools-ban adhatják meg munkáikat vagy kérdéseiket, és tájékoztatást kapnak projektjeik előrehaladásáról és befejezéséről.

(pl. backoffice munkatárs, osztályvezető)

A Belső szemlélők hozzáférést kapnak a projekt összes tartalmához, és megtekinthetik azt, de nem végezhetnek módosításokat vagy kiegészítéseket. Ez egy egyszerű megfigyelői szerep. Fontos megjegyezni, hogy a Belső szemlélők nem készíthetnek jelentéseket.

Információ: Ez a szerep elsősorban passzív megfigyelőként szolgál olyan személyek számára, mint tulajdonosok, ügyvédek vagy más releváns személyek, akik betekintést nyerhetnek a projektbe anélkül, hogy annak tartalmát módosíthatnák.

Ha egy Alvállalkozónak egy Feladat van Hozzárendelve, akkor láthatja azt a Térképet, a megfelelő Pint és az adott Pinhez tartozó összes Médiafájlt. Az Alvállalkozók kezelhetik a nekik Hozzárendelt Feladatokat a docu tools-ban, beleértve a Médiafájlok és megjegyzések hozzáadását a Pinekhez, a Feladatok "késznek" vagy "elutasítottnak" jelölését, és jelentések készítését. Amint egy Feladat "késznek" van jelölve vagy elutasítva, az már nem látható az Alvállalkozó számára. A Vállalatok, amelyek Alvállalkozóként vannak Meghívva a projektekre, használhatják a docu tools ingyenes Verzióját vagy saját Licencet birtokolhatnak, de az Alvállalkozó szerepük és a hozzá tartozó hozzáférési jogok a megfelelő projektben vannak.

Az Alvállalkozó szerep azoknak a Vállalatoknak szól, amelyek elsősorban a nekik Hozzárendelt Feladatok végrehajtásában vesznek részt, és e folyamat során részletes dokumentációt vezetnek.

Ahhoz, hogy egy felhasználót Meghívjon egy projektre, kövesse az alábbi lépéseket:

Partnerek olyan cégek vagy egyének, akik nem dolgoznak a docu tools-szal, sem fizetős, sem ingyenes Licenccel rendelkező docu tools felhasználóként. A tagtípus kifejezetten arra szolgál, hogy fontos kapcsolattartási információkat tároljon a külső Alvállalkozók számára, és dokumentálja a nekik Hozzárendelt Feladatokat. Fontos megjegyezni, hogy ezek a Partnerek nem kapnak Értesítéseket az alkalmazásunktól, és nem férhetnek hozzá a projekthez az alkalmazáson belül. Azonban készíthetnek jelentéseket, amelyek tartalmazzák a nekik Hozzárendelt Pineket és Feladatokat, és továbbíthatják ezeket a jelentéseket.

Így adhat hozzá egy Partnert egy projekthez:

Minden Partner, akinek van hozzá kapcsolódó E-mail címe, később aktív tagként Meghívható a projektbe a "Partner Lista" területen található "Mint tag Meghívása" Parancsgomb segítségével.

Ahhoz, hogy egy Szervezeten belül projekteket kezelni lehessen, szükség van egy saját jogosultságra, amelyet a Szervezet tulajdonosa ad meg. Ezenkívül szükség van egy aktív fizetős Licencre. A "Projektek kezelése" jogosultság globálisan adható meg minden projektre, vagy korlátozható bizonyos projektekre.