Upravljanje licencom je dostupno samo u Veb aplikaciji. Kliknuti na ikonicu zupčanika u gornjem desnom uglu crne trake i izabrati Upravljanje licencom. Upravljanje licencom je vidljivo samo za vlasnike organizacije i korisnike sa odgovarajućim ovlašćenjima.

U principu, svaki korisnik koji je kreirao (testni) Nalog za docu tools je vlasnik svoje organizacije i može preko upravljanja licencom Pozvati druge članove u svoju organizaciju, ukoliko za te adrese e-pošte još nije kreiran Nalog za docu tools.

Preduzeća određuju vlasnika organizacije prilikom naručivanja docu tools licenci, čiji Nalog od strane docu tools GmbH dobija sve dodeljene licence. Taj vlasnik organizacije je zatim odgovoran za dodeljivanje tih licenci odgovarajućim zaposlenima.

Prilikom registracije navedite Ime preduzeća. To je sada ime vaše organizacije, koje je vidljivo i za partnerske korisnike u docu tools.

Takođe navedite svoje ime i Adresu e-pošte. Na tu Adresu e-pošte ćete dobiti link za Aktivirati svoj Nalog, stoga se pobrinite da nema grešaka u kucanju i da imate pristup tom Nalogu e-pošte. Sve podatke možete naknadno promeniti u Korisnička podešavanja, osim grešaka u kucanju Adrese e-pošte.

Za naknadnu promenu Imena preduzeća kliknuti u Upravljanje licencom na ikonicu ... i izabrati Upravljanje preduzećem. U Polju Preduzeće možete promeniti svoje Ime preduzeća i potvrditi sa Sačuvati.

Dalje, možete kreirati Listu preduzeća, ukoliko vaše preduzeće ima više lokacija ili želite napraviti dodelu korisnika po odeljenjima. Unesite imena drugih preduzeća ili odeljenja pojedinačno i sačuvajte ih. Preko padajućeg menija u koloni "Preduzeće" u pregledu licenci možete dodeliti određeno Preduzeće pojedinim korisnicima. Preduzeće se prikazuje prilikom Dodeljivanja zadataka i olakšava izbor odgovorne osobe u velikim organizacijama. U Izveštaju se Preduzeće može prikazati sa odgovarajućim rezervisanim mestom.

Ime preduzeća može promeniti samo vlasnik organizacije. Korisnici mogu promeniti samo svoje ime u Korisnička podešavanja.

U svoju organizaciju želite Pozvati sve one čije licence upravljate. Obično su to zaposleni u vašem preduzeću. Unutar docu tools, oni su označeni kao "interni korisnici". PAŽNJA: Time Pozivate osobe u svoju organizaciju, ali ne i u Projekat ili Tim!

Kliknuti na Pozvati u Upravljanje licencom. Unesite Adresu e-pošte. Kliknuti na Pozvati. Pozvani će sada dobiti e-poštu sa pozivnicom da se pridruži vašoj organizaciji. Zatim klikne na dugme ili link u e-pošti i postavi svoje Lozinka. Sada je član vaše organizacije. Članovi organizacije nemaju pristup Upravljanju licencom, osim ako im ne dodelite odgovarajuće ovlašćenje. Takođe, mogu kreirati svoje projekte samo sa odgovarajućim ovlašćenjem.

Ako se pojavi poruka Navedena Adresa e-pošte je već korišćena, primalac je već kreirao Nalog za docu tools sa tom Adresom e-pošte. Preuzimanje postojećeg Naloga je moguće, ali se može obaviti samo preko backenda, što sami ne možete uraditi. U tom slučaju, kao prijavljeni vlasnik organizacije, otvorite u docu tools chatbot i izaberite "Premestiti korisnika". Unesite odgovarajuću Adresu e-pošte. Naš servisni tim će biti obavešten i premestiće Nalog korisnika u vašu organizaciju.

Možete Pozvati neograničen broj korisnika u svoju organizaciju. Oni mogu u potpunosti koristiti docu tools samo ako im Dodelite aktivnu Licencu. Koliko licenci u vašoj organizaciji je još dostupno, vidite iznad vaše Liste članova. Ako imate dostupnu Licencu, kliknite na ... kod određenog korisnika i izaberite Dodeliti Licencu. Sada će se u koloni "plaćeno" pojaviti narandžasti kvačić. Taj korisnik sada može koristiti docu tools u obimu vašeg ugovora o Licenci.

Ako nemate više dostupnih licenci, možete oduzeti Licencu zaposlenom ili se obratite našem prodajnom timu da kupite dodatne licence.

Korisnici bez licence mogu biti Pozvati u projekte samo sa Ulogom Podizvođač ili Unutarnji posmatrač.

Ako želite da korisnik dobije ovlašćenje za upravljanje licencama u organizaciji, postavite kvačić u koloni Upravljanje licencom.

Ako želite da korisnik dobije ovlašćenje za upravljanje projektima u organizaciji, postavite kvačić u koloni Upravljanje projektima. Kada se kvačić postavi, pojaviće se Funkcionalno dugme sa simbolom Fascikle i brave. Klikom na to dugme možete ograničiti koje Projekt-Fascikle korisnik može upravljati.

Vlasnici organizacije uvek imaju oba ovlašćenja, koja se takođe ne mogu ukloniti.

Kliknuti na ... u redu određenog zaposlenog. Kliknuti na Oduzeti Licencu. Umesto kvačića u koloni "plaćeno" pojaviće se –, broj vaših dostupnih licenci u pregledu se povećava. Slobodne licence možete sada Dodeliti drugim osobama u vašoj organizaciji.

Zaposlene koji više ne mogu raditi sa docu tools (npr. zato što su Napustili Preduzeće), možete postaviti na neaktivan. Za to kliknite ... u odgovarajućem redu i zatim na Deaktivirati korisnika. Status u tom redu se menja na neaktivan. Istim koracima možete korisnika po potrebi ponovo Aktivirati.

Neaktivan korisnik će dobiti poruku o grešci prilikom sledećeg prijavljivanja i neće moći da se prijavi. Time je pristup vašim podacima zaštićen.

Podaci koje je taj korisnik kreirao ostaju sačuvani i dodeljeni njemu.

Međutim, treba imati na umu: Podaci koji nisu sinhronizovani sa mobilnog uređaja korisnika ne mogu više biti sinhronizovani i izazvaće poruku o grešci na uređaju. U tom slučaju možete korisnika ponovo Aktivirati, omogućiti sinhronizaciju, a zatim ga ponovo Deaktivirati. Otvoreni zadaci koji su Dodeljeni tom korisniku ostaju Dodeljeni toj osobi. Preko Masovne obrade zadataka možete ih Dodeliti nekom drugom.

Da biste promenili vlasnika organizacije, molimo vas da popunite formular na kraju članka i pošaljite ga na [email protected]. Promena će biti izvršena od strane našeg tima što je brže moguće tokom našeg radnog vremena.