"Administrator projekta" je Uloga u Projektu koja zahteva aktivnu plaćenu Licencu.

Pri prvoj prijavi ili Pozivu u docu tools, dobijate aktivacioni link za kreiranje Naloga. Ako ga ne primite, proverite fasciklu sa neželjenom poštom. Ako pokušate da se prijavite kasnije sa već korišćenom email adresom, nećete dobiti aktivacioni kod. U tom slučaju resetujte svoju Lozinku i prijavite se kao obično.

Zadatak se uvek postavlja unutar Pribadače, ne može stajati samostalno. Zadatak možete kreirati i Dodeliti Korisniku/Kontaktu/Timu koji su odgovorni za njegovo izvršenje. Oni mogu dokumentovati svoj napredak u Zadatku i nakon završetka ga označiti kao takvog. Ako je Zadatak završen na zadovoljstvo svih, može biti zatvoren.

"Saradnik" je Uloga u Projektu koja zahteva aktivnu plaćenu Licencu.

Obaveštenja informišu Korisnike o novostima u Projektima, Pribadačama i Zadacima. Mogu se primati putem emaila ili se prikazuju prilikom prijave u docu tools.

Korisnik je osoba sa docu tools Nalogom.

U Izveštaju se sve željene informacije sumiraju u deljivom formatu (Word, Excel, PDF).

U šablonu Izveštaja se pomoću rezervisanih mesta određuje koje informacije iz Projekta treba preneti u Izveštaj. Informacije se dobijaju dnevno ažurirane iz docu tools.

Funkcija "Deaktivirati" omogućava da se sakriju nebitni sadržaji u Projektu koji više nisu važni (npr. zato što su zastareli), više nisu potrebni ili su možda greškom kreirani.

Eksterni Korisnik je osoba sa docu tools Nalogom van sopstvene Organizacije, npr. iz partnerske firme ili Podizvođača.

"Spoljni posmatrač" je Uloga u Projektu koja zahteva aktivnu plaćenu Licencu.

Interni Korisnik je osoba sa docu tools Nalogom unutar sopstvene Organizacije (tipično sopstveno Preduzeće).

"Unutarnji posmatrač" je Uloga u Projektu za koju je dovoljna aktivna besplatna Licenca.

Kontakt je osoba koja nema docu tools Nalog, ali je uključena u Projekat.

Svaki Korisnik docu tools otvara Nalog sa preferiranom email adresom. Na ovaj Nalog može biti dodeljena Licenca i sa ovim Nalogom Korisnici mogu biti dodati u Projekte.

Samo sa aktivnom plaćenom Licencom docu tools može biti u potpunosti iskorišćen. Zavisno od modela Licence, aktivni Projekti i Planovi su ograničeni, ali funkcionalnosti docu tools nisu ograničene. Licence se nakon kupovine dodaju Organizaciji. Ako u Organizaciji ima više Korisnika, Vlasnik organizacije je odgovoran za raspodelu Licenci.

U Upravljanju licencom, Licence se mogu dodeljivati Korisnicima unutar Organizacije. Pravo na Upravljanje licencom ima Vlasnik organizacije i svaki Korisnik kojem je Vlasnik organizacije dao odgovarajuće ovlašćenje.

U docu tools, osim "Praznih Fascikli" i "Kontakata", ništa se ne može obrisati. Time stvaramo neospornu evidenciju radova izvedenih na gradilištu, zamenjujući subjektivnost činjenicama. Sa docu tools imate optimalan dokaz o izvedenim radovima.

"Član" označava učesnike u Projektu ili u Timu i moraju biti Pozvani preko odgovarajuće funkcije Pozivanja.

Mobilna aplikacija označava docu tools aplikaciju na pametnom telefonu. Mobilna aplikacija je dostupna i za Apple i za Android uređaje.

Ovde možete pronaći Obaveštenja i podesiti učestalost email Obaveštenja.

Na mobilnim uređajima moguće je raditi offline, ako su relevantni Projekti prethodno preuzeti na uređaj.

Fascikle pomažu u organizaciji vaših podataka.

U Organizaciji su svi Nalozi jednog Preduzeća objedinjeni. Korisnik je Vlasnik organizacije, on upravlja Licencama. Ne moraju svi članovi Organizacije imati aktivnu Licencu. Korisnici unutar Organizacije su "Interni Korisnici".

Vlasnici organizacije su često - ali ne uvek - prvi u Preduzeću koji su se prijavili u docu tools i u čijoj Organizaciji su drugi Korisnici iz sopstvenog Preduzeća dodeljeni. Vlasnici organizacije imaju pristup Upravljanju licencom, mogu Pozvati druge u svoju Organizaciju i Dodeliti Licence i ovlašćenja.

Da biste pristupili svom docu tools Nalogu, morate postaviti Lozinku. Ova Lozinka vam je potrebna i kada koristite Mobilnu aplikaciju ili aplikaciju za tablet.

Pribadača je srž docu tools. U njoj sakupljate sve relevantne podatke o dokumentovanom objektu – bilo da je to nedostatak, napredak u gradnji ili postojeći objekat.

Sa Pribadačom označavate mesto na Planu gde se objekat nalazi. Boja Pribadače vam pomaže u kategorizaciji. Fotografijama dokumentujete stvarni izgled. Preko Kontrola Pribadače možete brzo dodavati definicije. Datasetovi pomažu u pridodavanju detaljnijih pozadinskih informacija. Nastale Zadatke sumirate ovde i Dodeljujete izvršnom partneru. On može dokumentovati svoje radove u Zadatku i poslati vam ih na odobrenje.

Uloga definiše šta Član može da radi u Projektu. Za Uloge Administrator projekta, Saradnik i Spoljni posmatrač potrebne su aktivne docu tools Licence. Uloge Unutarnji posmatrač i Podizvođač mogu se dodeliti Korisnicima bez aktivne Licence.

"Podizvođač" je Uloga u Projektu za koju je dovoljna aktivna besplatna Licenca. Ova Uloga se obično dodeljuje Preduzećima koja treba da izvršavaju samo Dodeljene Zadatke i dokumentuju svoj napredak.

Sinhronizacija podataka usklađuje podatke između različitih uređaja i čini nove podatke dostupnim svim učesnicima. Problemi mogu nastati ako je vremenski razmak između sinhronizacija predug.

Tablet aplikacija označava aplikaciju na tabletu.

Tim u docu tools je Grupa članova Tima koji treba da izvrše određene Zadatke, gde nije bitno koji član Tima konkretno izvršava Zadatak, npr. svi zaposleni u firmi za instalacije ili svi slikari na licu mesta. Važno je da svi članovi Tima imaju istu Ulogu u Projektu, inače može doći do grešaka u sistemu.

Pri prvoj prijavi na docu tools Nalog počinje 14-dnevna test faza, tokom koje se docu tools može koristiti besplatno u obimu pocket tool Licence.

Web aplikacija označava korišćenje docu tools u pretraživaču, npr. u Chrome ili Firefox.