Użytkowników w docu tools można zaangażować na dwa sposoby: albo do własnej Organizacji, albo do konkretnego Projektu.

W docu tools każde Przedsiębiorstwo otrzymuje własny obszar, który nazywany jest "Organizacją". Nowa Organizacja (nazwa firmy) jest tworzona z każdym nowym Kontem w docu tools. "Właściciel organizacji" to osoba, która zarejestrowała się jako pierwsza w Organizacji.

Jako Właściciel organizacji możesz zapraszać osoby do dołączenia do tej Organizacji. Typowo członkami Organizacji są koledzy i koleżanki z własnego Przedsiębiorstwa. Zaproszeni Użytkownicy stają się częścią Organizacji i mogą otrzymać licencje. Ponadto, Właściciele organizacji mogą przyznać uprawnienia do Zarządzania licencją i zarządzania Projektami członkom Organizacji. W zależności od tego mogą oni zarządzać innymi Użytkownikami lub Projektami w ramach Organizacji. Nie są jednak jeszcze częścią konkretnego Projektu i nie otrzymują Powiadomień dotyczących pinezek i zadań.

Tacy Użytkownicy są określani jako "wewnętrzni Użytkownicy". Są widoczni w widoku Zarządzanie licencją.

Jeśli otrzymasz komunikat "Podany Adres e-mail został już użyty", oznacza to, że Użytkownik z tym Adresem e-mail już stworzył Konto. Jeśli chcesz przejąć już istniejące (testowe) Konto do swojej Organizacji, nasz Zespół serwisu chętnie się tym zajmie. Proszę złożyć zgłoszenie serwisowe i poinformować nas, na jaki Adres e-mail zarejestrowane jest dane Konto.

Użytkownicy zaproszeni na "poziomie Projektu" mogą być zarówno wewnętrznymi, jak i zewnętrznymi Użytkownikami. "Zewnętrzni Użytkownicy" to Użytkownicy docu tools, którzy nie znajdują się w Twojej Organizacji, ale w swojej własnej, np. partnerzy biznesowi i Podwykonawcy. Członków Projektu dodajesz, klikając w Projekcie w widoku członków na Zaproś Członka. Wewnętrznych Użytkowników zapraszasz, klikając w Pole z kopertą. Z rozwijanego menu możesz wybrać osoby z Listy członków.

Aby zaprosić zewnętrznych Użytkowników, wpisz w tym samym Polu Adresy e-mail osób, które chcesz zaprosić. Jeśli dla tego Adresu e-mail istnieje już Konto w docu tools, osoba otrzyma Powiadomienie, że została zaproszona do nowego Projektu. Jeśli dla podanego Adresu e-mail nie istnieje jeszcze Konto, zostanie wysłane zaproszenie do rejestracji w docu tools.

Wszyscy zaproszeni Użytkownicy są widoczni na Liście członków Projektu.

Każdy członek Projektu otrzymuje specyficzną dla Projektu Rolę. Rola Projektu jest ograniczona do tego jednego Projektu. Więcej informacji na temat Ról znajdziesz w Rolach.

Upewnij się, że rzeczywiście chcesz zaprosić osobę tylko do Projektu. Spowoduje to utworzenie dla tej osoby własnej Organizacji. Jeśli jest to osoba, która powinna być również w Twojej Organizacji, najpierw Zaproś ją przez Zarządzanie licencją do swojej Organizacji.

Jeśli osoba została przypadkowo zaproszona tylko do Projektu, musi zostać przeniesiona przez nasz Zespół serwisu do właściwej Organizacji. Proszę złożyć zgłoszenie serwisowe i poinformować nas, na jaki Adres e-mail zarejestrowane jest dane Konto.