"Administrator" to Rola projektowa, która wymaga aktywnej płatnej Licencji.

Podczas pierwszego logowania lub Zaproszenia do docu tools otrzymasz link aktywacyjny, aby utworzyć Konto. Jeśli nie otrzymasz go, sprawdź folder ze spamem. Jeśli próbujesz zalogować się później z już używanym adresem e-mail, nie otrzymasz kodu aktywacyjnego. W takim przypadku zresetuj swoje Hasło i zaloguj się jak zwykle.

Zadanie jest zawsze tworzone w Pinezce, nie może istnieć samodzielnie. Możesz utworzyć Zadanie i Przydzielić je Użytkownikowi/Kontaktowi/Zespołowi, którzy są odpowiedzialni za jego wykonanie. Mogą oni dokumentować postęp w pracy nad Zadaniem i oznaczać je jako wykonane po zakończeniu. Gdy Zadanie zostanie wykonane do zadowolenia wszystkich, może być zamknięte.

"Asystent" to Rola projektowa, która wymaga aktywnej płatnej Licencji.

Powiadomienia informują Użytkowników o nowościach w Projektach, Pinezkach i Zadaniach. Mogą być odbierane przez e-mail lub wyświetlane po zalogowaniu do docu tools.

Użytkownik to osoba posiadająca Konto w docu tools.

Raport zawiera wszystkie żądane informacje w formacie możliwym do udostępnienia (Word, Excel, PDF).

W szablonie raportu za pomocą symboli zastępczych określa się, które informacje z Projektu powinny zostać przeniesione do Raportu. Informacje są pobierane na bieżąco z docu tools.

Funkcja "Dezaktywuj" pozwala ukryć treści nieistotne w Projekcie, które nie są już ważne (np. z powodu przestarzałości), nie są już potrzebne lub mogły zostać utworzone przez pomyłkę.

Użytkownik zewnętrzny to osoba posiadająca Konto docu tools poza własną Organizacją, np. w firmie partnerskiej lub Podwykonawcy.

"Obserwator zewnętrzny" to Rola projektowa, która wymaga aktywnej płatnej Licencji.

Użytkownik wewnętrzny to osoba posiadająca Konto docu tools w ramach własnej Organizacji (zazwyczaj własne Przedsiębiorstwo).

"Obserwator wewnętrzny" to Rola projektowa, dla której wystarczająca jest aktywna bezpłatna Licencja.

Kontakt to osoba, która nie posiada Konta docu tools, ale jest zaangażowana w Projekt.

Każdy Użytkownik docu tools otwiera Konto z preferowanym adresem e-mail. Do tego Konta może być przypisana Licencja i z tym Kontem Użytkownicy mogą być dodawani do Projektów.

Tylko z aktywną płatną Licencją można w pełni korzystać z docu tools. W zależności od modelu Licencji, aktywne Projekty i Plany są ograniczone, ale funkcjonalności docu tools nie są ograniczone. Licencje są przypisywane przez nas do Organizacji po zakupie. Jeśli w Organizacji jest wielu Użytkowników, Właściciel organizacji jest odpowiedzialny za dystrybucję Licencji.

W Zarządzaniu licencją Licencje mogą być przydzielane Użytkownikom w ramach Organizacji. Uprawnienia do Zarządzania licencją posiada Właściciel organizacji oraz każdy Użytkownik, który otrzymał odpowiednie uprawnienia od Właściciela organizacji.

W docu tools nie można usuwać niczego poza wyjątkami "Puste Katalogi" i "Kontakty". Dzięki temu tworzymy niepodważalny zapis prac wykonanych na budowie, zastępując subiektywność faktami. Dzięki docu tools masz w rękach optymalny dowód wydajności.

"Członek" oznacza uczestników Projektu lub Zespołu i muszą być Zaprośeni za pomocą odpowiedniej funkcji Zaproszenia.

Aplikacja mobilna oznacza aplikację docu tools na smartfonie. Aplikacja mobilna jest dostępna zarówno dla urządzeń Apple, jak i Android.

Tutaj znajdziesz Powiadomienia i ustawisz częstotliwość powiadomień e-mail.

Na urządzeniach mobilnych możliwa jest praca offline, jeśli odpowiednie Projekty zostały wcześniej pobrane na urządzenie.

Katalogi pomagają w organizacji danych.

W Organizacji są zbierane wszystkie Konta Przedsiębiorstwa. Użytkownik jest Właścicielem organizacji, zarządza Licencjami. Nie wszyscy Członkowie Organizacji muszą mieć aktywną Licencję. Użytkownicy w ramach Organizacji to "Użytkownicy wewnętrzni".

Właściciele organizacji często - ale nie zawsze - są pierwszymi w Przedsiębiorstwie, którzy zarejestrowali się w docu tools i do których Organizacji są przypisani inni Użytkownicy z własnego Przedsiębiorstwa. Właściciele organizacji mają dostęp do Zarządzania licencją, mogą Zapraszać innych do swojej Organizacji oraz przydzielać Licencje i uprawnienia.

Aby uzyskać dostęp do swojego Konta docu tools, musisz ustawić Hasło. Będziesz go również potrzebować, gdy używasz aplikacji mobilnej lub aplikacji na tablet.

Pinezka jest sercem docu tools. Zbiera wszystkie istotne dane dotyczące dokumentowanego obiektu – czy to wada, postęp budowlany czy obiekt istniejący.

Za pomocą Pinezki oznaczasz miejsce na Planie, gdzie znajduje się obiekt. Kolor Pinezki pomaga w kategoryzacji. Za pomocą zdjęć dokumentujesz rzeczywisty widok. Za pomocą Suwaków Pinezki możesz szybko dodawać definicje. Zestawy danych pomagają łatwo dołączać bardziej szczegółowe informacje w tle. Powstające Zadania podsumowujesz tutaj i Przydzielasz je wykonawczemu Partnerowi. Ten może dokumentować swoje prace w Zadaniu i odsyłać je do Ciebie do akceptacji.

Rola definiuje, co Członek może robić w Projekcie. Dla Ról Administrator, Asystent i Obserwator zewnętrzny wymagane są aktywne Licencje docu tools. Role Obserwator wewnętrzny i Podwykonawca mogą być przydzielane Użytkownikom bez aktywnej Licencji.

"Podwykonawca" to Rola projektowa, dla której wystarczająca jest aktywna bezpłatna Licencja. Ta Rola jest zwykle przydzielana Przedsiębiorstwom, które mają wykonywać tylko przydzielone Zadania i dokumentować ich postęp.

Synchronizacja danych wyrównuje dane między różnymi urządzeniami końcowymi i udostępnia nowe dane wszystkim uczestnikom. Problemy mogą wystąpić, gdy okres między synchronizacjami jest zbyt długi.

Aplikacja na tablet oznacza aplikację na tablecie.

Zespół w docu tools to Grupa członków Zespołu, którzy mają wykonywać określone Zadania, gdzie nie ma znaczenia, który członek Zespołu konkretnie wykonuje Zadanie, np. wszyscy pracownicy firmy instalacyjnej lub wszyscy malarze na miejscu. Ważne jest, aby wszyscy członkowie Zespołu mieli tę samą Rolę projektową, inaczej mogą wystąpić błędy.

Podczas pierwszej rejestracji na Konto docu tools rozpoczyna się 14-dniowa faza testowa, podczas której można korzystać z docu tools w zakresie Licencji pocket tool bezpłatnie.

Aplikacja webowa oznacza docu tools używane w przeglądarce, np. w Chrome lub Firefox.