Członkowie projektu są podzieleni na dwie grupy: Wewnętrzni Użytkownicy z własnej Organizacji oraz zewnętrzni użytkownicy takich jak użytkownicy docu tools z innych Organizacji i Kontakty, w tym Podwykonawcy.

Wewnętrzny użytkownik to użytkownik docu tools z Twojej Organizacji, którego można Zaproś do projektu. Możesz Zaproś użytkowników zarówno za pomocą menu "Członkowie" jak i przez "Zarządzanie użytkownikami". Każdemu wewnętrznemu użytkownikowi można Przydziel uprawnienia specyficzne dla jego roli w projekcie.

Zewnętrzny użytkownik to partner projektowy z obcej Organizacji w docu tools. Może być albo licencjonowanym użytkownikiem docu tools, albo wolnym użytkownikiem działającym jako "Podwykonawca", "Obserwator wewnętrzny" lub jako "Kontakt".

Kontakty to firmy lub pojedynczy użytkownicy, którzy nie posiadają konta użytkownika docu tools i w związku z tym nie mają dostępu do projektu.

Dla ról Administrator, Asystent i Obserwator zewnętrzny wymagana jest aktywna, płatna licencja docu tools. Minimalnym wymogiem jest Licencja pocket tool. Użytkownicy pocket tool mogą być Zaproszeni do udziału w nieograniczonej liczbie projektów.

Jeśli użytkownikowi bez aktywnej Licencji zostanie Przydzielona jedna z tych ról, będzie on określany jako "niezlicencjonowany". W takim przypadku posiada tylko uprawnienia i prawa dostępu, które odpowiadają roli Podwykonawcy, niezależnie od roli, która została mu pierwotnie Przydzielona.

Podwykonawcy i obserwatorzy wewnętrzni nie potrzebują płatnej Licencji, aby uczestniczyć w jednym lub wielu projektach, wystarczająca jest bezpłatna Licencja.

W poniższej tabeli znajdziesz szczegółowe informacje o specyficznych uprawnieniach do wyświetlania i edycji dla poszczególnych ról użytkowników w projekcie.

Ważne jest, aby zauważyć, że w normalnych okolicznościach tylko Administrator ma prawa do edycji ustawień projektu. Uprawnienie do edycji ustawień projektu może być jednak Przydzielone również innym rolom projektowym przez sekcję Zarządzanie licencją. Czytaj dalej dla szczegółów.

W docu tools Przydzielasz członkom projektu specyficzne role projektowe. Te role określają stopień dostępu i uprawnienia, które osoby mają do przeglądania lub przyczyniania się do treści.

Dostępne są następujące role: - Administrator - Asystent - Obserwator wewnętrzny - Obserwator zewnętrzny - Podwykonawca

(np. Kierownik projektu, Kierownik budowy, Technik)

Administratorzy mają prawa dostępu, które pozwalają im wykonywać różne ważne zadania w ramach projektu. Mogą tworzyć nowe treści, Zaproś członków projektu i dokonywać zmian we wszystkich istniejących treściach i Zadaniach. Ponadto, Administratorzy są wyłącznie odpowiedzialni za dostosowywanie ustawień projektu i przesyłanie Planów. Może być jeden lub więcej Administratorów, w zależności od wymagań projektu.

Rola Administratora w projektach jest zazwyczaj przeznaczona dla głównych wykonawców, którzy otrzymują zamówienia i następnie delegują je Podwykonawcom, menedżerom projektu i kierownikom budowy. Ich Zadaniem jest nadzorowanie całkowitego wykonania Zadań i skuteczna koordynacja między różnymi uczestnikami zaangażowanymi w projekt.

(np. Kierownik projektu, Technik, Brygadzista, z pewnymi ograniczeniami)

Asystenci mogą przeglądać wszystkie treści w projekcie, ale mają uprawnienia tylko do modyfikacji treści, które sami utworzyli. Mogą tworzyć własne Pinezki i Zadania. Ponadto, Asystenci mogą oznaczać Zadania jako "ukończone" lub "odrzucone" tylko wtedy, gdy są im Przydzielone. Mogą również zamykać tylko Pinezki i Zadania, które sami utworzyli. Nie mają uprawnień do dodawania nowych członków projektu lub rekordów ani do zmiany ustawień projektu. Jednak mają możliwość tworzenia raportów i mają dostęp do wyświetlania i tworzenia Multimedia i grup.

Informacja: Ta rola jest przeznaczona dla pracowników aktywnie zaangażowanych w pracę nad projektem, ale nie mających bezpośrednich praw do oznaczania wszystkich Zadań jako ukończonych lub ingerowania w inne procesy.

(np. Inwestor, Geodeta, Podwykonawca, którzy mogą umieszczać Pinezki)

Obserwatorzy zewnętrzni mają dostęp do wszystkich Planów i Pinezek, które są powiązane z Zadaniami im Przydzielonymi. Mają możliwość tworzenia Pinezek, Zadań i Multimedia w celach dokumentacyjnych. Podobnie jak Podwykonawcy, mają również możliwość tworzenia raportów. Obserwatorzy zewnętrzni jednak nie mają wglądu w ustawienia i członków projektu. W odniesieniu do Multimedia mogą oglądać tylko zdjęcia Pinezek, które sami utworzyli lub Zadań, które są im Przydzielone, podobnie jak w roli Podwykonawcy.

Informacja: Ta rola jest przeznaczona dla Podwykonawców odpowiedzialnych za dokumentację działań na placu budowy, takich jak aktualizacje i rewizje zarządzania projektem. Wykonują również Zadania Przydzielone przez lokalnego kierownika budowy. Ponadto, ta rola może być rozszerzona na klientów, tak aby mogli wprowadzać swoje prace lub zapytania bezpośrednio do docu tools i być informowani o postępach i zakończeniu ich projektów.

(np. Pracownik biurowy, Kierownik działu)

Obserwatorzy wewnętrzni mają możliwość dostępu do wszystkich treści projektu i ich przeglądania, ale nie mogą dokonywać żadnych zmian ani dodatków. Jest to więc prosta rola obserwatora. Ważne jest, aby zauważyć, że obserwatorzy wewnętrzni nie mogą tworzyć raportów.

Informacja: Ta rola służy głównie jako bierny obserwator, który zapewnia osobom takim jak właściciele, prawnicy lub inne istotne osoby wgląd w projekt, bez możliwości zmiany jego treści.

Gdy Podwykonawcy zostanie Przydzielone Zadanie, może on zobaczyć ten Plan, odpowiednią Pinezkę i wszystkie Multimedia tego Pinezki. Podwykonawcy mogą następnie zarządzać Przydzielonymi Zadaniami w docu tools, w tym dodawać Multimedia i komentarze do Pinezek, oznaczać Zadania jako "ukończone" lub "odrzucone" oraz tworzyć raporty. Gdy Zadanie zostanie oznaczone jako "ukończone" lub zostało odrzucone, przestaje być widoczne dla Podwykonawcy. Przedsiębiorstwa, które są Zaproszone do projektów jako Podwykonawcy, mogą korzystać albo z bezpłatnej Wersji docu tools, albo posiadać własną Licencję, ale mają rolę Podwykonawcy i związane z nią prawa dostępu dla danego projektu.

Rola Podwykonawcy jest przeznaczona dla Przedsiębiorstw głównie zaangażowanych w wykonanie Przydzielonych Zadań i prowadzenie szczegółowej dokumentacji podczas tego procesu.

Aby Zaproś użytkownika do projektu, postępuj zgodnie z poniższymi krokami:

Kontakty to firmy lub osoby indywidualne, które nie pracują z docu tools, ani jako użytkownicy docu tools z płatną Licencją, ani jako użytkownicy docu tools z bezpłatną Licencją. Typ członka jest specjalnie przeznaczony do przechowywania ważnych informacji kontaktowych dla zewnętrznych wykonawców i dokumentowania im Przydzielonych Zadań. Ważne jest, aby zauważyć, że te Kontakty nie otrzymują Powiadomienia z naszej aplikacji i nie mają dostępu do projektu w aplikacji. Mogą jednak tworzyć raporty zawierające Pinezki i Zadania im Przydzielone i przekazywać te raporty odpowiednio.

Aby dodać Kontakt do projektu, wykonaj następujące kroki:

Wszystkie Kontakty, które mają powiązany Adres e-mail, mogą być później Zaproszone jako aktywni członkowie do projektu za pomocą Przycisku funkcyjnego "Zaproś jako członka" w sekcji "Lista Kontaktów".

Aby móc zarządzać projektami w ramach Organizacji, potrzebne są specjalne uprawnienia, które są przyznawane przez właściciela Organizacji. Ponadto, potrzebna jest aktywna płatna Licencja. Uprawnienie "Zarządzanie projektami" może być przyznane globalnie dla wszystkich projektów lub ograniczone do określonych projektów.

Aby uzyskać kompleksowe zrozumienie naszych ról, możesz obejrzeć nasze seminarium na żywo na temat ról i praw pod tym linkiem.