Zarządzanie licencją jest dostępne tylko w Aplikacji internetowej. Kliknij na ikonę zębatki w prawym górnym rogu na czarnym pasku i wybierz Zarządzanie licencją. Zarządzanie licencją jest widoczne tylko dla Właściciela organizacji i Użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami.

Zasadniczo każdy Użytkownik, który utworzył (testowe) Konto dla docu tools, jest Właścicielem swojej własnej Organizacji i może przez Zarządzanie licencją Zaproś inne Członków do swojej Organizacji, o ile dla tych Adresów e-mail nie zostało jeszcze utworzone Konto docu tools.

Przedsiębiorstwa określają przy zamawianiu licencji docu tools Właściciela organizacji, którego Konto otrzymuje wszystkie Licencje od docu tools GmbH. Ten Właściciel organizacji jest następnie odpowiedzialny za Przydzielenie tych Licencji odpowiednim Pracownikom.

Podczas rejestracji podajesz Nazwę firmy. Jest to teraz nazwa Twojej Organizacji, która jest również widoczna dla partnerów projektowych w docu tools.

Ponadto podajesz swoje imię i nazwisko oraz Adres e-mail. Na ten Adres e-mail otrzymasz link Aktywuj do swojego Konta, więc upewnij się, że nie ma błędów w pisowni i że masz dostęp do tego Konta e-mail. Wszystkie dane możesz zmienić później w Ustawieniach użytkownika, z wyjątkiem błędów w pisowni w Adresie e-mail.

Aby zmienić nazwę swojej Organizacji po zarejestrowaniu, Kliknij w Zarządzaniu licencją na ikonę ... i wybierz Zarządzaj przedsiębiorstwem. W Polu Przedsiębiorstwo możesz zmienić własną Nazwę firmy i potwierdzić przez Zapisz.

Ponadto możesz utworzyć Listę przedsiębiorstw, jeśli na przykład Twoje Przedsiębiorstwo posiada kilka lokalizacji lub chcesz dokonać przypisania Użytkowników według działów. Wprowadź inne Nazwy firm lub nazwy działów pojedynczo i zapisz je. Następnie, korzystając z menu rozwijanego w kolumnie "Przedsiębiorstwo" w przeglądzie licencji, możesz przypisać poszczególnym Użytkownikom odpowiednie Przedsiębiorstwo. Przedsiębiorstwo jest wyświetlane przy Przydzielaniu zadań i ułatwia w dużych Organizacjach wybór odpowiedniej osoby. W Raporcie można również wyświetlić Przedsiębiorstwo z odpowiednim symbolem zastępczym.

Nazwa firmy może być zmieniana tylko przez Właściciela organizacji. Użytkownicy mogą zmieniać tylko własne imię i nazwisko w Ustawieniach użytkownika.

Do swojej Organizacji chcesz Zaproś tych, których Licencje zarządzasz. Zazwyczaj są to Pracownicy z Twojego Przedsiębiorstwa. W docu tools są oni określani jako "wewnętrzni Użytkownicy". UWAGA: Zapraszasz ich do swojej Organizacji, ale nie do Projektu ani Zespołu!

Kliknij na Zaproś do Zarządzania licencją. Wprowadź Adres e-mail. Kliknij na Zaproś. Zaproszony otrzyma teraz e-mail z zaproszeniem do dołączenia do Twojej Organizacji. Następnie Kliknij na Przycisk funkcyjny lub link w e-mailu i ustaw Hasło. Jest teraz Członkiem Twojej Organizacji. Członkowie Organizacji nie mają dostępu do Zarządzania licencją, chyba że udzielisz im odpowiednich uprawnień. Mogą również tworzyć własne Projekty tylko z odpowiednimi uprawnieniami.

Jeśli pojawi się komunikat Podany Adres e-mail został już użyty, odbiorca już utworzył Konto docu tools z tym Adresem e-mail. Przejęcie istniejącego Konta jest możliwe, ale może być wykonane tylko przez zaplecze, czego nie możesz zrobić sam. W takim przypadku, jako zalogowany Właściciel organizacji, otwórz w docu tools chatbota i wybierz "Przesuń Użytkownika". Wprowadź odpowiedni Adres e-mail. Nasz zespół obsługi zostanie powiadomiony i przeniesie Konto Użytkownika do Twojej Organizacji.

Możesz Zaproś dowolną liczbę Użytkowników do swojej Organizacji. Mogą oni w pełni korzystać z docu tools tylko wtedy, gdy Przydzielisz im aktywną Licencję. Ile Licencji jest jeszcze dostępnych w Twojej Organizacji, możesz zobaczyć nad swoją Listą członków. Jeśli masz dostępną Licencję, Kliknij przy danym Użytkowniku na ... i wybierz Przydziel Licencję. Teraz pojawi się pomarańczowy znacznik w kolumnie "opłacone". Ten Użytkownik może teraz korzystać z docu tools w ramach Twojej umowy licencyjnej.

Jeśli nie masz więcej dostępnych Licencji, możesz odebrać Licencję Pracownikowi lub skontaktować się z naszym zespołem sprzedaży, aby kupić więcej Licencji.

Użytkownicy bez Licencji mogą być zapraszani do Projektów tylko z Rolą Podwykonawca lub Obserwator wewnętrzny.

Jeśli chcesz, aby Użytkownik otrzymał uprawnienia do zarządzania Licencjami w Organizacji, zaznacz odpowiedni znacznik w kolumnie Zarządzanie licencją.

Jeśli chcesz, aby Użytkownik otrzymał uprawnienia do zarządzania Projektami w Organizacji, zaznacz odpowiedni znacznik w kolumnie Zarządzanie projektami. Po zaznaczeniu znacznika pojawi się Przycisk funkcyjny z symbolem Katalogu i zamka. Klikając na niego, możesz ograniczyć, które Katalogi projektów może zarządzać dany Użytkownik.

Właściciele organizacji zawsze mają oba uprawnienia, które również nie mogą być usunięte.

Kliknij na ... w wierszu danego Pracownika. Kliknij na Odbierz Licencję. W kolumnie "opłacone" zamiast znacznika pojawi się –, liczba Twoich dostępnych Licencji w przeglądzie zwiększy się odpowiednio. Zwolnione Licencje możesz teraz Przydzielić innym osobom w swojej Organizacji.

Pracowników, którzy nie powinni już korzystać z docu tools (np. ponieważ Opuścili Przedsiębiorstwo), możesz Dezaktywuj. Aby to zrobić, Kliknij ... w odpowiednim wierszu, a następnie na Dezaktywuj Użytkownika. Stan w tym wierszu zmieni się na nieaktywne. Tymi samymi krokami możesz również Aktywuj Użytkownika, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Nieaktywny Użytkownik otrzyma błąd podczas następnego logowania i nie będzie mógł się zalogować. Dzięki temu dostęp do Twoich danych jest chroniony.

Dane, które ten Użytkownik utworzył, pozostają zachowane i przypisane do niego.

Należy jednak pamiętać o następujących kwestiach: Dane, które nie zostały zsynchronizowane z urządzenia mobilnego Użytkownika, nie mogą być już zsynchronizowane i spowodują błąd na urządzeniu końcowym. W takim przypadku możesz ponownie Aktywuj Użytkownika, a po wykonanej synchronizacji ponownie go Dezaktywuj. Otwarte zadania, które zostały przypisane Użytkownikowi, pozostają przypisane tej osobie. Za pomocą Masowej edycji zadań możesz przypisać je komuś innemu.

Aby zmienić Właściciela organizacji, wypełnij proszę formularz na końcu artykułu i wyślij go na [email protected]. Zmiana zostanie przeprowadzona przez nasz zespół tak szybko, jak to możliwe w trakcie naszych godzin pracy.