Zarządzanie licencją jest dostępne tylko w Aplikacji internetowej. Kliknij na ikonę zębatki w prawym górnym rogu czarnego paska i wybierz Zarządzanie licencją. Zarządzanie licencją jest widoczne tylko dla Właściciel organizacji i Użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami.

Zasadniczo każdy Użytkownik, który utworzył (testowe) Konto dla docu tools, jest Właścicielem swojej własnej Organizacji i może przez Zarządzanie licencją Zaproś innych Członków do swojej Organizacji, o ile dla tych Adresów e-mail nie zostało jeszcze utworzone Konto docu tools.

Przedsiębiorstwa określają przy zamawianiu licencji docu tools Właściciela organizacji, którego Konto otrzymuje wszystkie Licencje od docu tools GmbH. Ten Właściciel organizacji jest następnie odpowiedzialny za Przydziel tych Licencji odpowiednim pracownikom.

Podczas rejestracji podajesz Nazwę firmy. Jest to teraz nazwa Twojej Organizacji, która jest również widoczna dla partnerów projektowych w docu tools.

Podajesz również swoje imię i nazwisko oraz Adres e-mail. Na ten Adres e-mail otrzymasz link Aktywuj dla swojego Konta, więc upewnij się, że nie ma błędu w pisowni i że masz dostęp do tego Konta e-mail. Wszystkie dane można później zmienić w Ustawieniach użytkownika, z wyjątkiem błędów w pisowni w Adresie e-mail.

Aby zmienić nazwę swojej Organizacji po zarejestrowaniu, Kliknij w Zarządzanie licencją na ikonę ... i wybierz Zarządzanie przedsiębiorstwem. W Polu Przedsiębiorstwo możesz zmienić swoją Nazwę firmy i potwierdzić przez Zapisz.

Ponadto możesz utworzyć Listę przedsiębiorstw, jeśli Twoje Przedsiębiorstwo ma na przykład kilka lokalizacji lub chcesz przypisać Użytkowników według działów. Wprowadź nazwy innych Przedsiębiorstw lub nazwy działów pojedynczo i zapisz je. Następnie, korzystając z menu rozwijanego w kolumnie "Przedsiębiorstwo" w przeglądzie licencji, możesz Przydziel poszczególnym Użytkownikom odpowiednie Przedsiębiorstwo. Przedsiębiorstwo jest wyświetlane podczas Przydziel zadań i ułatwia w dużych Organizacjach wybór odpowiedniej osoby. W Raport można również wyświetlić Przedsiębiorstwo z odpowiednim symbolem zastępczym.

Nazwę Przedsiębiorstwa może zmienić tylko Właściciel organizacji. Użytkownicy mogą zmieniać tylko własne imię i nazwisko w Ustawieniach użytkownika.

Chcesz Zaproś do swojej Organizacji wszystkich, których Licencje zarządzasz. Zazwyczaj są to pracownicy z Twojego Przedsiębiorstwa. W docu tools są oni określani jako "wewnętrzni Użytkownicy". UWAGA: Zaproś ich do swojej Organizacji, a nie do Projektu lub Zespołu!

Kliknij Zaproś do Zarządzania licencją. Wprowadź Adres e-mail. Kliknij Zaproś. Zaproszony otrzyma teraz e-mail z zaproszeniem do dołączenia do Twojej Organizacji. Następnie Kliknij na Przycisk funkcyjny lub link w e-mailu i ustaw Hasło. Jest teraz Członkiem Twojej Organizacji. Członkowie Organizacji nie mają dostępu do Zarządzania licencją, chyba że udzielisz im odpowiednich uprawnień. Mogą również tworzyć własne Projekty tylko z odpowiednimi uprawnieniami.

Jeśli pojawi się komunikat Podany Adres e-mail został już użyty, odbiorca już utworzył Konto docu tools z tym Adresem e-mail. Przejęcie istniejącego Konta jest możliwe, ale może być wykonane tylko przez zaplecze, czego nie możesz zrobić samodzielnie. W takim przypadku, jako zalogowany Właściciel organizacji, otwórz w docu tools chatbota i wybierz "Przesuń Użytkownika". Wprowadź odpowiedni Adres e-mail. Nasz zespół obsługi zostanie powiadomiony i Przesuń Konto Użytkownika do Twojej Organizacji.

Możesz Zaproś dowolną liczbę Użytkowników do swojej Organizacji. Mogą oni w pełni korzystać z docu tools tylko wtedy, gdy Przydziel im aktywną Licencję. Ile Licencji jest jeszcze dostępnych w Twojej Organizacji, możesz zobaczyć nad Listą członków. Jeśli masz dostępną Licencję, Kliknij przy odpowiednim Użytkowniku na ... i wybierz Przydziel Licencję. Teraz pojawi się pomarańczowy znacznik w kolumnie "opłacone". Ten Użytkownik może teraz korzystać z docu tools w zakresie swojego kontraktu licencyjnego.

Jeśli nie masz więcej dostępnych Licencji, możesz odebrać Licencję pracownikowi lub skontaktować się z naszym zespołem sprzedaży, aby kupić więcej Licencji.

Użytkownicy bez Licencji mogą być Zaproś do Projektów tylko w Roli Podwykonawca lub Obserwator wewnętrzny.

Jeśli Użytkownik ma otrzymać uprawnienie do zarządzania Licencjami w Organizacji, zaznacz odpowiedni znacznik w kolumnie Zarządzanie licencją.

Jeśli Użytkownik ma otrzymać uprawnienie do zarządzania Projektami w Organizacji, zaznacz odpowiedni znacznik w kolumnie Zarządzanie projektami. Gdy znacznik zostanie zaznaczony, pojawi się Przycisk funkcyjny z symbolem katalogu i zamkiem. Po Kliknięciu możesz ograniczyć, które Katalogi projektów Użytkownik może zarządzać.

Właściciele organizacji zawsze mają oba uprawnienia, które nie mogą być usunięte.

Kliknij na ... w wierszu odpowiedniego pracownika. Kliknij Odebranie Licencji. W kolumnie "opłacone" zamiast znaczka pojawi się –, liczba dostępnych Licencji w przeglądzie wzrośnie odpowiednio. Zwolnione Licencje możesz teraz Przydziel innym osobom w swojej Organizacji.

Pracowników, którzy nie powinni już pracować z docu tools (np. ponieważ Opuść Przedsiębiorstwo), możesz Dezaktywuj. W tym celu Kliknij ... w odpowiednim wierszu, a następnie Dezaktywuj Użytkownika. Stan w tym wierszu zmieni się na nieaktywne. Tymi samymi krokami możesz również Aktywuj Użytkownika, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Nieaktywny Użytkownik otrzyma następnie przy następnym logowaniu komunikat o błędzie i nie będzie mógł się zalogować. Dzięki temu dostęp do Twoich danych jest chroniony.

Dane, które Użytkownik utworzył, pozostają zachowane i przypisane do niego.

Należy jednak pamiętać o następującym: Dane, które nie zostały zsynchronizowane z urządzenia mobilnego Użytkownika, nie mogą być już zsynchronizowane i wywołują komunikat o błędzie na urządzeniu końcowym. W takim przypadku możesz Aktywuj Użytkownika ponownie, a po wykonanej synchronizacji ponownie Dezaktywuj. Otwarte zadania, które zostały Przydziel do Użytkownika, pozostają przypisane do tej osoby. Za pomocą Masowej edycji zadań możesz Przydziel je komuś innemu.

Aby zmienić Właściciela organizacji, wypełnij proszę formularz na końcu artykułu i wyślij go na [email protected]. Zmiana zostanie przeprowadzona przez nasz zespół tak szybko, jak to możliwe podczas naszego czasu pracy.