Zarządzanie licencją jest dostępne tylko w Aplikacji internetowej. Kliknij na ikonę zębatki w prawym górnym rogu czarnego paska i wybierz Zarządzanie licencją. Zarządzanie licencją jest widoczne tylko dla Właściciela organizacji i Użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami.

Zasadniczo każdy Użytkownik, który utworzył (testowe) Konto dla docu tools, jest Właścicielem swojej własnej Organizacji i może przez Zarządzanie licencją Zaproś innych Członków do swojej Organizacji, o ile dla tych Adresów e-mail nie zostało jeszcze utworzone Konto docu tools.

Przedsiębiorstwa określają przy zamawianiu licencji docu tools Właściciela organizacji, którego Konto otrzymuje wszystkie Licencje od docu tools GmbH. Ten Właściciel organizacji jest następnie odpowiedzialny za Przydzielenie tych Licencji odpowiednim pracownikom.

Podczas rejestracji podajesz Nazwę firmy. Jest to teraz nazwa Twojej Organizacji, która jest również widoczna dla partnerów projektowych w docu tools.

Ponadto podajesz swoje imię i nazwisko oraz Adres e-mail. Na ten Adres e-mail otrzymasz link Aktywuj dla swojego Konta, więc upewnij się, że nie ma błędu w pisowni i że masz dostęp do tego Konta e-mail. Wszystkie dane możesz zmienić później w Ustawieniach użytkownika, z wyjątkiem błędów w pisowni w Adresie e-mail.

Aby zmienić nazwę swojej Organizacji po fakcie, w Zarządzaniu licencją Kliknij na ikonę ... i wybierz Zarządzanie przedsiębiorstwem. W Polu Przedsiębiorstwo możesz zmienić własną Nazwę firmy i potwierdzić to przyciskiem Zapisz.

Ponadto możesz utworzyć Listę przedsiębiorstw, jeśli na przykład Twoje Przedsiębiorstwo ma kilka lokalizacji lub chcesz przypisać Użytkowników według działów. Wprowadź inne Nazwy firm lub nazwy działów pojedynczo i zapisz je. Za pomocą menu rozwijanego w kolumnie "Przedsiębiorstwo" w przeglądzie licencji możesz następnie przypisać poszczególnym Użytkownikom odpowiednie Przedsiębiorstwo. Przedsiębiorstwo jest wyświetlane podczas Przydzielania zadań i ułatwia w dużych Organizacjach wybór odpowiedniej osoby. W Raporcie Przedsiębiorstwo można również wyświetlić za pomocą odpowiedniego symbolu zastępczego.

Nazwę firmy może zmienić tylko Właściciel organizacji. Użytkownicy mogą zmienić tylko własne imię i nazwisko w Ustawieniach użytkownika.

Do swojej Organizacji chcesz Zaproś tych, których Licencje zarządzasz. Zwykle są to pracownicy Twojego Przedsiębiorstwa. W docu tools są oni określani jako "wewnętrzni Użytkownicy". UWAGA: Zapraszasz ich do swojej Organizacji, a nie do Projektu czy Zespołu!

Kliknij na Zaproś do Zarządzania licencją. Wprowadź Adres e-mail. Kliknij na Zaproś. Zaproszony otrzyma teraz e-mail z zaproszeniem do dołączenia do Twojej Organizacji. Następnie Kliknij na przycisk lub link w e-mailu i ustaw Hasło. Jest teraz Członkiem Twojej Organizacji. Członkowie Organizacji nie mają dostępu do Zarządzania licencją, chyba że przyznasz im odpowiednie uprawnienia. Mogą również tworzyć własne Projekty tylko z odpowiednimi uprawnieniami.

Jeśli pojawi się komunikat Podany Adres e-mail został już użyty, odbiorca już utworzył Konto docu tools z tym Adresem e-mail. Przejęcie istniejącego Konta jest możliwe, ale może być wykonane tylko przez zaplecze, czego nie możesz zrobić sam. W takim przypadku jako zalogowany Właściciel organizacji otwórz w docu tools chatbota i wybierz "Przesuń Użytkownika". Wprowadź odpowiedni Adres e-mail. Nasz zespół serwisowy zostanie powiadomiony i przeniesie Konto Użytkownika do Twojej Organizacji.

Możesz Zaproś dowolną liczbę Użytkowników do swojej Organizacji. Mogą oni jednak w pełni używać docu tools tylko wtedy, gdy przydzielisz im aktywną Licencję. Ile Licencji jest jeszcze dostępnych w Twojej Organizacji, możesz zobaczyć nad swoją Listą członków. Jeśli masz dostępną Licencję, Kliknij na ... przy danym Użytkowniku i wybierz Przydziel Licencję. Pojawi się teraz pomarańczowy znacznik w kolumnie "opłacone". Ten Użytkownik może teraz używać docu tools w zakresie Twojej umowy licencyjnej.

Jeśli nie masz więcej dostępnych Licencji, możesz odebrać Licencję pracownikowi lub skontaktować się z naszym zespołem sprzedaży, aby kupić więcej Licencji.

Użytkownicy bez Licencji mogą być Zaproszeni do Projektów tylko z Rolą Podwykonawca lub Obserwator wewnętrzny.

Jeśli Użytkownik ma otrzymać uprawnienie do Zarządzania licencjami w Organizacji, zaznacz odpowiedni znacznik w kolumnie Zarządzanie licencją.

Jeśli Użytkownik ma otrzymać uprawnienie do Zarządzania projektami w Organizacji, zaznacz odpowiedni znacznik w kolumnie Zarządzanie projektami. Gdy znacznik zostanie zaznaczony, pojawi się Przycisk funkcyjny z symbolem Katalogu i zamkiem. Po Kliknięciu na niego możesz ograniczyć, które Katalogi projektów może zarządzać dany Użytkownik.

Właściciele organizacji zawsze mają oba uprawnienia, które nie mogą być usunięte.

Kliknij na ... w wierszu odpowiedniego pracownika. Kliknij na Odebranie Licencji. W kolumnie "opłacone" zamiast znacznika pojawi się –, liczba dostępnych Licencji w przeglądzie zwiększy się odpowiednio. Zwolnione Licencje możesz teraz przydzielić innym osobom w swojej Organizacji.

Pracowników, którzy nie powinni już pracować z docu tools (np. ponieważ Opuścił Przedsiębiorstwo), możesz ustawić jako nieaktywnych. Aby to zrobić, Kliknij ... w odpowiednim wierszu, a następnie Kliknij na dezaktywuj Użytkownika. Stan w tym wierszu zmieni się na nieaktywne. Tymi samymi krokami możesz również Aktywuj Użytkownika w razie potrzeby.

Nieaktywny Użytkownik otrzyma następnie przy następnym logowaniu komunikat o błędzie i nie będzie mógł się zalogować. Dzięki temu dostęp do Twoich danych jest chroniony.

Dane, które ten Użytkownik utworzył, pozostają zachowane i mu przypisane.

Jednak należy zwrócić uwagę na następujące kwestie: Dane, które nie zostały jeszcze zsynchronizowane z urządzenia mobilnego Użytkownika, nie mogą być już zsynchronizowane i wywołują komunikat o błędzie na urządzeniu końcowym. W takim przypadku możesz ponownie Aktywuj Użytkownika, a po wykonanej synchronizacji ponownie go dezaktywuj. Otwarte zadania, które zostały przypisane Użytkownikowi, pozostają przypisane tej osobie. Za pomocą masowej edycji zadań możesz je przypisać komuś innemu.

Aby zmienić Właściciela organizacji, wypełnij proszę formularz na końcu artykułu i wyślij go na [email protected]. Zmiana zostanie przeprowadzona przez nasz zespół tak szybko, jak to możliwe podczas naszych godzin pracy.