Gebruikers in docu tools kunnen op twee manieren worden betrokken: ofwel in uw eigen Organisatie of in een specifiek Project.

In docu tools heeft elk Bedrijf zijn eigen ruimte, die als "Organisatie" wordt aangeduid. Een nieuwe Organisatie (bedrijfsnaam) wordt met elk nieuw docu tools-Account aangemaakt. "Organisatie-eigenaar" is de persoon die zich als eerste in een Organisatie registreert.

Als Organisatie-eigenaar kunt u personen Uitnodigen om lid te worden van deze Organisatie. Typisch zijn Organisatieleden collega's uit het eigen Bedrijf. De Uitgenodigde Gebruikers worden deel van de Organisatie en kunnen licenties ontvangen. Bovendien kunnen Organisatie-eigenaren de bevoegdheid voor Licentiebeheer en Projectbeheer aan de Organisatieleden verlenen. Afhankelijk daarvan kunnen zij dan andere Gebruikers respectievelijk Projecten binnen de Organisatie beheren. Zij zijn echter nog geen deel van een specifiek Project en ontvangen geen Meldingen met betrekking tot pins en taken.

Deze Gebruikers worden als "interne Gebruikers" aangeduid. Zij zijn zichtbaar in de weergave Licentiebeheer.

Als u de Melding ontvangt "Het opgegeven E-mailadres is reeds gebruikt", heeft de Gebruiker met dit E-mailadres al een Account aangemaakt. Als u het reeds bestaande (test-)Account in uw Organisatie wilt overnemen, zal ons Serviceteam dit graag voor u regelen. Dien hiervoor alstublieft een Service Ticket in en deel ons mee op welk E-mailadres het betreffende Account geregistreerd staat.

De op de "Projectniveau" Uitgenodigde Gebruikers kunnen zowel interne als externe Gebruikers zijn. "Externe Gebruikers" zijn docu tools-Gebruikers die zich niet in uw Organisatie bevinden, maar in hun eigen Organisatie, bijvoorbeeld partnerbedrijven en Onderaannemers. Projectleden voegt u toe door in het Project in de ledenweergave op Lid Uitnodigen te Clicken. Interne Gebruikers nodigt u uit door in het Veld met de envelop te Clicken. Uit het dropdown-menu kunt u de personen uit de Lijst van leden selecteren.

Om externe Gebruikers Uitnodigen, voert u in hetzelfde Veld de E-mailadressen van de uit te nodigen personen in. Als voor dit E-mailadres een bestaand docu tools-Account aanwezig is, ontvangt de persoon een Melding dat hij in een nieuw Project is Uitgenodigd. Als er voor het opgegeven mailadres nog geen Account bestaat, wordt een Uitnodiging om zich bij docu tools aan te melden verzonden.

Alle Uitgenodigde Gebruikers zijn zichtbaar in de Lijst van Projectleden.

Elk Projectlid ontvangt een projectspecifieke Rol. De Projectrol is beperkt tot dit enkele Project. Meer informatie hierover in Rollen.

Zorg ervoor dat u de persoon echt alleen in het Project wilt Uitnodigen. Hierdoor wordt voor de persoon een eigen Organisatie gecreëerd. Als het om een persoon gaat die ook in uw Organisatie zou moeten zijn, nodig hem dan eerst via het Licentiebeheer in uw Organisatie uit.

Mocht een persoon per ongeluk alleen in het Project Uitgenodigd zijn, dan moet deze door ons Serviceteam naar de juiste Organisatie verplaatst worden. Dien hiervoor alstublieft een Service Ticket in en deel ons mee op welk E-mailadres het betreffende Account geregistreerd staat.