De leden van een Project worden in twee groepen verdeeld: Interne gebruikers uit uw eigen Organisatie en externe gebruikers zoals docu tools gebruikers van andere Organisaties en Contacten, inclusief Onderaannemers.

Een interne gebruiker is een docu tools gebruiker uit uw Organisatie die voor een Project kan worden Uitgenodigd. U heeft de mogelijkheid om gebruikers te Uitnodigen via het menu "Leden" of via "Gebruikersbeheer". Aan elke interne gebruiker kunnen specifieke rechten worden Toegewezen, afhankelijk van hun Rol in het Project.

Een externe gebruiker is een projectpartner uit een andere Organisatie in docu tools. Hij kan ofwel een gelicentieerde docu tools gebruiker zijn of een vrije gebruiker die optreedt als "Onderaannemer", "Interne viewer" of als "Contact".

Contacten zijn Bedrijven of individuele gebruikers die geen docu tools gebruikersaccount hebben en dus geen toegang hebben tot het Project.

Voor het gebruik van de Rollen Beheerder, Medewerker en Externe viewer is een actieve, betaalde docu tools Licentie vereist. De minimale vereiste is de pocket tool Licentie. pocket tool-gebruikers kunnen worden Uitgenodigd om deel te nemen aan een onbeperkt aantal Projecten.

Wanneer een gebruiker zonder actieve Licentie een van deze Rollen wordt Toegewezen, wordt hij aangeduid als "onlicentieerd". In dit geval heeft hij alleen de rechten en toegangsrechten die overeenkomen met de Rol van de Onderaannemer, ongeacht welke Rol hem oorspronkelijk was Toegewezen.

Onderaannemers en interne viewers hebben geen betaalde Licentie nodig om deel te nemen aan één of meerdere Projecten, hier is de gratis Licentie voldoende.

In de volgende tabel vindt u meer informatie over de specifieke weergave- en bewerkingsrechten van de verschillende gebruikersrollen in een Project.

Het is belangrijk op te merken dat onder normale omstandigheden alleen de Beheerder bewerkingsrechten heeft voor de projectinstellingen. De bevoegdheid om de projectinstellingen te bewerken kan echter ook aan andere projectrollen worden verleend via de sectie Licentiebeheer. Lees hier verder voor details.

In docu tools wijst u de projectleden projectspecifieke Rollen toe. Deze Rollen bepalen het niveau van toegang en de rechten die individuen hebben om inhoud te bekijken of bij te dragen.

De volgende Rollen zijn beschikbaar:

(bijv. Projectleider, Bouwleider, Technicus)

Beheerders hebben toegangsrechten die hen in staat stellen verschillende belangrijke taken binnen het Project uit te voeren. Ze kunnen nieuwe inhoud creëren, projectleden Uitnodigen en wijzigingen aanbrengen in alle bestaande inhoud en Taken. Daarnaast zijn Beheerders uitsluitend verantwoordelijk voor het aanpassen van projectinstellingen en het uploaden van Plannen. Er kan één of meer Beheerders zijn, afhankelijk van wat het Project vereist.

De Rol van de Beheerder in Projecten is meestal bedoeld voor hoofdaannemers die opdrachten ontvangen en deze vervolgens delegeren aan Onderaannemers, projectmanagers en bouwleiders. Hun Taak is om de algehele uitvoering van de Taken te overzien en een effectieve coördinatie tussen de verschillende actoren die bij het Project betrokken zijn te waarborgen.

(bijv. Projectleider, Technicus, Voorman, elk met beperkingen)

Medewerkers kunnen alle inhoud binnen een Project bekijken, maar zijn alleen bevoegd om door hen zelf gecreëerde inhoud te wijzigen. Ze kunnen hun eigen Pins en Taken creëren. Bovendien kunnen Medewerkers Taken alleen als "voltooid" of "afgewezen" markeren als deze aan hen zijn Toegewezen. Ze kunnen ook alleen de door hen gecreëerde Pins en Taken sluiten. Ze zijn niet bevoegd om nieuwe projectleden of records toe te voegen of de projectinstellingen te wijzigen. Ze zijn echter in staat om rapporten te genereren en hebben toegang tot het bekijken en creëren van Media en groepen.

Informatie: Deze Rol is bedoeld voor medewerkers die actief betrokken zijn bij het projectwerk, maar geen directe rechten hebben om alle Taken als voltooid te markeren of in andere processen in te grijpen.

(bijv. Opdrachtgever, Landmeter, Onderaannemer, die Pins kunnen zetten)

Externe viewers krijgen toegang tot alle Plannen en Pins die verbonden zijn met de aan hen Toegewezen Taken. Ze hebben de mogelijkheid om Pins, Taken en Media te creëren voor documentatiedoeleinden. Net als Onderaannemers hebben ze ook de mogelijkheid om rapporten te genereren. Externe viewers hebben echter geen inzicht in de instellingen en leden van het Project. Wat betreft Media kunnen ze alleen foto's van de door hen gecreëerde Pins of de aan hen Toegewezen Taken bekijken, vergelijkbaar met de Rol van de Onderaannemer.

Informatie: Deze Rol is bedoeld voor Onderaannemers die verantwoordelijk zijn voor de documentatie van activiteiten op de bouwplaats, zoals updates en revisies van het projectmanagement. Ze voeren ook de Taken uit die door de lokale bouwleider zijn Toegewezen. Daarnaast kan deze Rol worden uitgebreid naar klanten, zodat zij hun werkzaamheden of verzoeken rechtstreeks in docu tools kunnen invoeren en op de hoogte worden gehouden van de voortgang en voltooiing van hun Projecten.

(bijv. Backoffice-medewerker, Afdelingshoofd)

Interne viewers hebben de mogelijkheid om toegang te krijgen tot alle inhoud van het Project en deze te bekijken, maar kunnen geen wijzigingen of toevoegingen maken. Het is dus een eenvoudige observatierol. Het is belangrijk op te merken dat interne viewers geen rapporten kunnen genereren.

Informatie: Deze Rol dient voornamelijk als passieve observator, die personen zoals eigenaren, advocaten of andere relevante personen inzicht geeft in het Project zonder de inhoud ervan te kunnen wijzigen.

Wanneer een Onderaannemer een Taak is Toegewezen, kan hij dit Plan, de bijbehorende Pin en alle Media-inhoud van deze Pin zien. De Onderaannemers kunnen vervolgens de Toegewezen Taken beheren in de docu tools, waaronder Media en opmerkingen toevoegen aan de Pins, Taken markeren als "voltooid" of "afgewezen" en rapporten genereren. Zodra een Taak als "voltooid" is gemarkeerd of is afgewezen, is deze niet meer zichtbaar voor de Onderaannemer. Bedrijven die als Onderaannemer voor Projecten worden Uitgenodigd, kunnen ofwel de gratis versie van docu tools gebruiken of een eigen Licentie bezitten, maar hebben de Rol van de Onderaannemer en de daarmee verbonden toegangsrechten voor het betreffende Project.

De Rol van de Onderaannemer is bedoeld voor Bedrijven die voornamelijk betrokken zijn bij de uitvoering van de Toegewezen Taken en tijdens dit proces een gedetailleerde documentatie bijhouden.

Om een gebruiker voor een Project te Uitnodigen, volgt u deze stappen:

Contacten zijn Bedrijven of individuen die niet met docu tools werken, noch als docu tools gebruiker met betaalde Licentie noch als docu tools gebruiker met gratis Licentie. Het ledentype is speciaal bedoeld om belangrijke contactinformatie voor externe aannemers op te slaan en hen Toegewezen Taken te documenteren. Het is belangrijk op te merken dat deze Contacten geen Meldingen van onze app ontvangen en geen toegang hebben tot het Project binnen de app. Ze kunnen echter rapporten genereren die de aan deze Contacten Toegewezen Pins en Taken bevatten en deze rapporten dienovereenkomstig doorgeven.

Zo voegt u een Contact toe aan een Project:

Alle Contacten die een bijbehorend E-mailadres hebben, kunnen op een later tijdstip via de Knop "Als Lid Uitnodigen" in het gebied "Contactlijst" als actieve leden in het Project worden Uitgenodigd.

Om binnen een Organisatie Projecten te kunnen beheren, is een eigen autorisatie nodig, die door de eigenaar van de Organisatie wordt verleend. Bovendien is een actieve betaalde Licentie nodig. De autorisatie "Projecten beheren" kan globaal voor alle Projecten worden verleend of beperkt tot bepaalde Projecten.

Om een uitgebreid begrip van onze Rollen te verkrijgen, kunt u onze live-seminars over de Rollen & Rechten bekijken onder deze link.