Licentiebeheer is alleen beschikbaar in de Web-app. Click op het tandwielicoon rechtsboven in de zwarte balk en kies Licentiebeheer. Licentiebeheer is alleen zichtbaar voor Organisatie-eigenaren en Gebruikers met de juiste toestemming.

In principe is elke Gebruiker die een (test)Account voor docu tools aanmaakt, de eigenaar van zijn/haar eigen Organisatie en kan via licentiebeheer andere Leden in zijn/haar Organisatie Uitnodigen, mits voor deze E-mailadressen nog geen docu tools-Account is aangemaakt.

Bedrijven bepalen bij het bestellen van de docu tools Licenties een Organisatie-eigenaar, wiens Account door docu tools GmbH alle Licenties worden Toegewezen. Deze Organisatie-eigenaar is dan verantwoordelijk voor het Toewijzen van deze Licenties aan de betreffende medewerkers.

Bij registratie geeft u de Bedrijfsnaam op. Dit is nu de naam van uw Organisatie, die ook zichtbaar is voor projectpartners in docu tools.

U geeft ook uw naam en uw E-mailadres op. Op dit E-mailadres ontvangt u de Activeringslink voor uw Account, zorg er dus voor dat er geen typefout insluipt en dat u toegang heeft tot dit E-mailaccount. U kunt alle gegevens later wijzigen in de Gebruikersinstellingen, behalve typefouten in het E-mailadres.

Voor een latere wijziging van uw Bedrijfsnaam Click u in licentiebeheer op het icoon ... en kiest u Bedrijf beheren. In het Veld Bedrijf kunt u uw eigen Bedrijfsnaam wijzigen en met Opslaan bevestigen.

Verder kunt u een Lijst van Bedrijven aanleggen, mocht uw Bedrijf bijvoorbeeld meerdere locaties hebben of wilt u een Gebruikerstoewijzing per afdeling maken. Voer de andere Bedrijfsnamen of afdelingsnamen afzonderlijk in en sla ze op. Via het dropdownmenu in de kolom "Bedrijf" in het licentieoverzicht kunt u vervolgens het betreffende Bedrijf aan de individuele Gebruikers Toewijzen. Het Bedrijf wordt weergegeven bij het Toewijzen van taken en vergemakkelijkt in grote Organisaties de selectie van de verantwoordelijke persoon. In het Rapport kan het Bedrijf met de bijbehorende placeholder ook worden weergegeven.

De Bedrijfsnaam kan alleen door de Organisatie-eigenaar worden gewijzigd. Gebruikers kunnen alleen hun eigen naam wijzigen in de Gebruikersinstellingen.

In uw Organisatie wilt u al diegenen Uitnodigen wiens Licenties u beheert. Gewoonlijk zijn dit medewerkers van uw Bedrijf. Binnen docu tools worden deze aangeduid als "interne Gebruikers". LET OP: U nodigt hiermee personen uit in uw Organisatie, maar niet in een Project of een Team!

Click op Uitnodigen voor Licentiebeheer. Voer het E-mailadres in. Click op Uitnodigen. De uitgenodigde ontvangt nu een e-mail met de uitnodiging om zich bij uw Organisatie aan te sluiten. Daarvoor Clickt hij/zij op de Knop of link in de e-mail en stelt een Wachtwoord in. Hij/zij is nu Lid van uw Organisatie. Organisatieleden hebben geen toegang tot licentiebeheer, tenzij u hen de juiste toestemming verleent. Ze kunnen ook alleen met de juiste toestemming eigen Projecten aanmaken.

Als het bericht Het opgegeven E-mailadres is al gebruikt verschijnt, heeft de ontvanger met dit E-mailadres al een docu tools-Account aangemaakt. Het overnemen van een bestaand Account is mogelijk, maar kan alleen via de backend worden gedaan, dat kunt u niet zelf afhandelen. In dit geval, open als ingelogde Organisatie-eigenaar alstublieft in docu tools de chatbot en kies "Gebruiker Verplaatsen". Voer het betreffende E-mailadres in. Ons serviceteam wordt op de hoogte gesteld en Verplaatst het Gebruikersaccount naar uw Organisatie.

U kunt zoveel Gebruikers in uw Organisatie Uitnodigen als u wilt. Zij kunnen docu tools echter alleen volledig gebruiken als u hen een actieve Licentie Toewijst. Hoeveel Licenties er nog beschikbaar zijn in uw Organisatie, ziet u boven uw Ledenlijst. Als u een beschikbare Licentie heeft, Click u op de ... bij de betreffende Gebruiker en kiest u Licentie Toewijzen. Er verschijnt nu een oranje vinkje in de kolom "betaald". Deze Gebruiker kan nu docu tools gebruiken in de omvang van uw Licentieovereenkomst.

Als u geen verdere Licenties beschikbaar heeft, kunt u een Licentie van een medewerker Intrekken of neem Contact op met ons verkoopteam om meer Licenties te kopen.

Gebruikers zonder Licentie kunnen in Projecten alleen met de Rol Onderaannemer of Interne viewer worden Uitgenodigd.

Als de Gebruiker toestemming moet krijgen voor het beheren van de Licenties in de Organisatie, zet u een vinkje in de kolom Licentiebeheer.

Als de Gebruiker toestemming moet krijgen voor het beheren van de Projecten in de Organisatie, zet u een vinkje in de kolom Projecten beheren. Zodra het vinkje is gezet, verschijnt de Knop met mappictogram en slot. Als u daarop Clickt, kunt u beperken welke Project-Mappen de Gebruiker mag beheren.

Organisatie-eigenaren hebben altijd beide toestemmingen, deze kunnen ook niet worden verwijderd.

Click op de ... in de rij van de betreffende medewerker. Click op Licentie intrekken. In de kolom "betaald" verschijnt in plaats van het vinkje een –, het aantal van uw beschikbare Licenties in het overzicht neemt dienovereenkomstig toe. De vrijgekomen Licenties kunt u nu aan andere personen in uw Organisatie Toewijzen.

Medewerkers die niet meer met docu tools moeten kunnen werken (bijvoorbeeld omdat hij/zij het Bedrijf heeft Verlaten), kunt u inactief maken. Daartoe Clickt u de ... in de betreffende rij en dan op Gebruiker deactiveren. De Status in deze rij verandert naar inactief. Met dezelfde stappen kunt u een Gebruiker indien nodig ook weer Activeren.

Een inactieve Gebruiker krijgt dan bij de volgende login een foutmelding en kan zich niet meer aanmelden. Zo is de toegang tot uw gegevens beschermd.

De gegevens die deze Gebruiker heeft aangemaakt, blijven behouden en aan hem/haar toegewezen.

Het volgende moet echter worden opgemerkt: Nog niet gesynchroniseerde gegevens van het mobiele apparaat van de Gebruiker kunnen ook niet meer worden gesynchroniseerd en veroorzaken een foutmelding op het eindapparaat. In dat geval kunt u de Gebruiker opnieuw Activeren en na de voltooide synchronisatie weer Deactiveren. Openstaande taken die aan de Gebruiker zijn Toegewezen, blijven aan deze persoon Toegewezen. Via de Massabewerking van taken kunt u deze aan iemand anders Toewijzen.

Om de Organisatie-eigenaar te wijzigen, vult u alstublieft het formulier aan het einde van het artikel in en stuurt u het naar [email protected]. De wijziging wordt dan door ons team zo snel mogelijk tijdens onze kantooruren uitgevoerd.