Gebruiker met uitgebreide rechten binnen een Project. Beheerders kunnen nieuwe Leden Uitnodigen, Rollen beheren en projectgerelateerde instellingen aanpassen.

Bij de eerste aanmelding of Uitnodiging voor docu tools ontvangt u een activatielink om een Account aan te maken. Als deze niet aankomt, controleer dan uw spammap. Als u probeert zich later opnieuw aan te melden met een reeds gebruikte e-mailadres, ontvangt u geen activatiecode. In dit geval reset u uw Wachtwoord en logt u vervolgens in zoals gewoonlijk.

Een Taak wordt altijd in een Pin aangemaakt, het kan niet alleen staan. U kunt een Taak creëren en deze Toewijzen aan een Gebruiker/Contact/Team die verantwoordelijk zijn voor het voltooien van deze Taak. Zij kunnen in de Taak hun voortgang documenteren en na voltooiing dienovereenkomstig markeren. Als de Taak naar tevredenheid van iedereen is voltooid, kan deze gesloten worden.

"Medewerker" is een Projectrol die een actieve betaalde Licentie vereist.

Meldingen informeren de Gebruikers over nieuws in de Projecten, Pins en Taken. Deze kunnen per e-mail ontvangen worden of worden weergegeven bij het inloggen in docu tools.

Een Gebruiker is een persoon met een docu tools Account.

In een Rapport worden alle gewenste informatie in een deelbaar formaat (Word, Excel, PDF) samengevat.

In de Rapportsjabloon wordt met placeholders bepaald welke informatie uit een Project in een Rapport moet worden opgenomen. De informatie wordt dagelijks uit docu tools gehaald.

Met de functie "Deactiveren" verbergt u irrelevante inhoud die in het Project niet meer belangrijk is (bijv. omdat het verouderd is), niet meer nodig is of misschien per ongeluk is gemaakt.

Een externe Gebruiker is een persoon met een docu tools Account buiten de eigen Organisatie, bijvoorbeeld van een partnerBedrijf of een Onderaannemer.

"Externe viewer" is een Projectrol die een actieve betaalde Licentie vereist.

Een interne Gebruiker is een persoon met een docu tools-Account binnen de eigen Organisatie (meestal het eigen Bedrijf).

"Interne viewer" is een Projectrol waarvoor een actieve gratis Licentie voldoende is.

Huidig ondersteund cameratype voor de 360°-camerafunctie in docu tools.

Een Contact is een persoon die geen docu tools Account heeft, maar betrokken is bij een Project.

Elke Gebruiker van docu tools opent een Account met het gewenste e-mailadres. Aan dit Account kan de Licentie worden Toegewezen en met dit Account kunnen de Gebruikers aan Projecten worden toegevoegd.

Gebruiksrechten voor docu tools. Ze worden binnen een Organisatie beheerd en bepalen hoeveel Gebruikers docu tools actief kunnen gebruiken en welke functies beschikbaar zijn.

In het Licentiebeheer kunnen de Licenties aan de Gebruikers binnen een Organisatie worden toegewezen. De bevoegdheid voor Licentiebeheer heeft enerzijds de Organisatie-eigenaar en anderzijds elke Gebruiker die van de Organisatie-eigenaar de betreffende bevoegdheid heeft ontvangen.

In docu tools kan, met uitzondering van "Lege Mappen" en "Contacten", niets worden verwijderd. Hiermee creëren we een onbetwistbare registratie van het werk uitgevoerd op de bouwplaats, die subjectiviteit vervangt door feiten. Met docu tools heeft u het optimale bewijs van prestatie in handen.

"Lid" verwijst naar deelnemers aan een Project of in een Team en moeten via de respectievelijke Uitnodigingsfunctie worden Uitgenodigd.

Mobiele App verwijst naar de docu tools App op de smartphone. De Mobiele App is beschikbaar voor zowel Apple als Android-apparaten.

Hier vindt u de Meldingen en stelt u de frequentie van e-mailmeldingen in.

Op mobiele apparaten is offline werken mogelijk, als de betreffende Projecten vooraf op het eindapparaat zijn gedownload.

Project waarvan de gegevens lokaal op het apparaat zijn opgeslagen en zonder internetverbinding kunnen worden bewerkt.

Mappen helpen bij de organisatie van uw gegevens.

De overkoepelende werkruimte in docu tools waar Projecten, Leden, Rollen en Licenties worden beheerd. Een Organisatie vertegenwoordigt meestal een Bedrijf of een afdeling.

Organisatie-eigenaren zijn vaak - maar niet altijd - de eersten van een Bedrijf die zich hebben aangemeld bij docu tools en aan wiens Organisatie de andere Gebruikers uit het eigen Bedrijf worden toegewezen. Organisatie-eigenaren hebben toegang tot het Licentiebeheer, kunnen anderen in hun Organisatie Uitnodigen en Licenties en rechten Toewijzen.

Om toegang te krijgen tot uw docu tools Account, moet u een Wachtwoord instellen. Dit heeft u ook nodig als u de Mobiele App of Tablet App gebruikt.

Veiligheidsregels voor het aanmaken van een Wachtwoord in docu tools. Een Wachtwoord moet minimaal acht tekens lang zijn en ten minste één hoofdletter, één kleine letter, één cijfer en één speciaal teken bevatten.

De Pin is het hart van docu tools. Hierin verzamelt u alle relevante gegevens over het gedocumenteerde object – of het nu een gebrek, een bouwvoortgang of een bestaand object is.

Met de Pin markeert u de plek op de Plan waar het object zich bevindt. De Pin-kleur helpt u bij de categorisering. Met foto's documenteert u de werkelijke weergave. Via Pin-Schuifregelaar kunt u snel definities toevoegen. Datasets helpen bij het eenvoudig bijvoegen van uitgebreidere achtergrondinformatie. Aankomende Taken vat u hier samen en wijst u toe aan de uitvoerende partner. Deze kan zijn werkzaamheden in de Taak documenteren en naar u terugsturen voor goedkeuring.

Proces waarbij een nieuw docu tools-Account wordt aangemaakt. Dit kan via de website, via een Uitnodiging in een Organisatie of via een Uitnodiging in een Project gebeuren.

Online formulier op https://app.docu-tools.com/register, waar nieuwe Gebruikers hun persoonlijke gegevens kunnen invoeren om een docu tools-Account aan te maken.

De Rol bepaalt wat een Lid in een Project mag doen. Voor de Rollen Beheerder, Medewerker en Externe viewer zijn actieve docu tools-Licenties nodig. De Rollen Interne viewer en Onderaannemer kunnen aan Gebruikers zonder actieve Licentie worden gegeven.

"Onderaannemer" is een Projectrol waarvoor een actieve gratis Licentie voldoende is. Deze Rol wordt meestal aan Bedrijven gegeven die uitsluitend toegewezen Taken uitvoeren en hun voortgang documenteren.

De gegevenssynchronisatie stemt de gegevens af tussen de verschillende eindapparaten en maakt nieuwe gegevens beschikbaar voor alle betrokkenen. Problemen kunnen ontstaan als de periode tussen synchronisaties te lang is.

Tablet App verwijst naar de App op de tablet.

Een Team in docu tools is een Groep van Teamleden die bepaalde Taken moeten uitvoeren, waarbij het niet uitmaakt welk Teamlid de Taak concreet uitvoert, bijvoorbeeld alle medewerkers van een installatiebedrijf of alle schilders ter plaatse. Belangrijk is dat alle Teamleden dezelfde Projectrol hebben, anders leidt dit tot foutmeldingen.

Gratis, tijdgebonden Versie van docu tools voor 14 dagen, die nieuwe Gebruikers in staat stelt het systeem vrijblijvend te leren kennen en te testen voordat een betaalde Licentie wordt afgesloten.

Grafische markering of tekening op een foto, meestal met de Apple Pencil op iOS-apparaten.

Web App verwijst naar docu tools in gebruik in de browser, bijvoorbeeld in Chrome of Firefox.

Uitbreiding in docu tools voor het opnemen, weergeven en beheren van 360°-foto's voor een volledige documentatie ter plaatse.

Sferische opname die een hele ruimte of gebied in een rondomzicht laat zien.

Weergavevenster voor 360°-foto's in docu tools, waar Gebruikers het beeld kunnen draaien, zoomen en in volledig scherm kunnen bekijken.