"Adminisztrátor" egy Projekt Szerep, amely aktív fizetős Licencet igényel.

Amikor először jelentkezik be vagy Meghívást kap a docu tools-ba, kap egy aktiváló linket a Felhasználói fiók létrehozásához. Ha ez nem érkezik meg, kérjük, ellenőrizze a spam mappát. Ha később próbál újra bejelentkezni egy már használt e-mail címmel, nem kap aktiváló kódot. Ebben az esetben állítsa vissza a Jelszavát és jelentkezzen be a szokásos módon.

Egy Feladat mindig egy Pin-ben jön létre, nem állhat önállóan. Feladatot hozhat létre és rendelhet hozzá egy Felhasználó/Partner/Csapat, akik felelősek a Feladat elvégzéséért. Ezek a Feladatban dokumentálhatják munkájuk előrehaladását és a befejezés után megfelelően megjelölhetik. Ha a Feladat mindenki számára kielégítően elvégezhető, akkor az lezárható.

"Asszisztens" egy Projekt Szerep, amely aktív fizetős Licencet igényel.

Az Értesítések tájékoztatják a Felhasználókat a Projektekben, Pinekben és Feladatokban történt újdonságokról. Ezeket e-mailben lehet fogadni, vagy a docu tools-ba történő bejelentkezéskor jelennek meg.

Egy Felhasználó olyan személy, akinek van docu tools Felhasználói fiókja.

Egy Jelentésben minden kívánt információ összefoglalható egy megosztható formátumban (Word, Excel, PDF).

A Jelentéssablonban helyőrzőkkel határozzák meg, mely információkat kell átvenni egy Projektből a Jelentésbe. Az információk naprakészen a docu tools-ból származnak.

A "kikapcsolás" funkcióval kikapcsolhatja a Projektekben már nem fontos tartalmakat (pl. mert elavultak), amelyekre már nincs szükség, vagy amelyeket esetleg véletlenül hoztak létre.

Egy külső Felhasználó olyan személy, akinek van docu tools Felhasználói fiókja a saját Szervezetén kívül, például egy partner Vállalatnál vagy egy Alvállalkozónál.

"Külső szemlélő" egy Projekt Szerep, amely aktív fizetős Licencet igényel.

Egy belső Felhasználó olyan személy, akinek van docu tools Felhasználói fiókja a saját Szervezetén belül (tipikusan a saját Vállalat).

"Belső szemlélő" egy Projekt Szerep, amelyhez aktív ingyenes Licenc elegendő.

Egy Partner olyan személy, akinek nincs docu tools Felhasználói fiókja, de részt vesz egy Projektben.

Minden docu tools Felhasználó egy Felhasználói fiókot nyit a preferált e-mail címével. Erre a Felhasználói fiókra lehet a Licencet hozzárendelni, és ezzel a Felhasználói fiókkal lehet a Felhasználókat Projektekhez hozzáadni.

Csak egy aktív fizetős Licenccel lehet a docu tools-t teljes körűen használni. A Licencmodelltől függően az aktív Projektek és Térképek korlátozottak, de a docu tools funkciói nem korlátozottak. A Licenceket vásárlás után egy Szervezetre kapcsoljuk. Ha egy Szervezetben több Felhasználó van, akkor a Szervezet tulajdonosa felelős a Licencek elosztásáért.

A Licenckezelésben a Licenceket a Szervezet Felhasználói között lehet kiosztani. A Licenckezelésre jogosultsággal rendelkezik a Szervezet tulajdonosa és minden olyan Felhasználó, aki a Szervezet tulajdonosától megkapta a megfelelő jogosultságot.

A docu tools-ban a "Üres Mappák" és "Partnerek" kivételével semmit sem lehet törölni. Ezzel biztosítjuk a munkahelyen végzett munkák vitathatatlan feljegyzését, ahol a szubjektivitást tényekkel helyettesítjük. A docu tools-szal kezében tarthatja az optimális teljesítményigazolást.

"Tag" egy Projektben vagy egy Csapatban résztvevő személyeket jelöl, akiket a megfelelő Meghívás funkcióval kell Meghívni.

A Mobilalkalmazás a docu tools alkalmazást jelenti okostelefonon. A Mobilalkalmazás elérhető mind Apple, mind Android készülékeken.

Itt találhatók az Értesítések, és itt állítható be az e-mail Értesítések gyakorisága.

Mobil eszközökön offline munka lehetséges, ha az érintett Projekteket előzőleg letöltötték az eszközre.

A Mappák segítenek az adatai szervezésében.

A Szervezet összefogja egy Vállalat összes Felhasználói fiókját. Egy Felhasználó a Szervezet tulajdonosa, ő kezeli a Licenceket. Nem minden Szervezet tagjának kell aktív Licenccel rendelkeznie. A Szervezetben lévő Felhasználók "Belső Felhasználók".

A szervezet tulajdonosai gyakran - de nem mindig - azok a Vállalat első emberei, akik regisztráltak a docu tools-ba, és akikhez a saját Vállalat többi Felhasználója rendelhető. A szervezet tulajdonosai hozzáférnek a Licenckezeléshez, másokat Meghívhatnak a Szervezetükbe, és hozzárendelhetik a Licenceket és jogosultságokat.

Ahhoz, hogy hozzáférjen a docu tools Felhasználói fiókjához, be kell állítania egy Jelszót. Ezt a Jelszót szükséges használnia, ha a Mobilalkalmazást vagy a Tablet Alkalmazást használja.

A Pin a docu tools szíve. Itt gyűjti össze az összes releváns adatot a dokumentált objektumról – legyen az egy hiba, egy építési előrehaladás vagy egy létező objektum.

A Pin segítségével jelöli meg a Térképen azt a helyet, ahol az objektum található. A Pin színe segít a kategorizálásban. Fotókkal dokumentálhatja a valós nézetet. A Pin-Szabályozóval gyorsan hozzáadhat definíciókat. Az adatkészletek segítenek bővebb háttérinformációk egyszerű hozzáadásában. A felmerülő Feladatokat itt foglalja össze és rendeli hozzá a végrehajtó Partnerhez. Ez dokumentálhatja munkáját a Feladatban és visszaküldheti Önnek az átvételhez.

A Szerep meghatározza, mit tehet egy Tag egy Projektben. Az Adminisztrátor, Asszisztens és Külső szemlélő Szerepekhez aktív docu tools Licencre van szükség. A Belső szemlélő és Alvállalkozó Szerepek olyan Felhasználóknak adhatók, akiknek nincs aktív Licencük.

"Alvállalkozó" egy Projekt Szerep, amelyhez egy aktív ingyenes Licenc elegendő. Ezt a Szerepet általában olyan Vállalatoknak osztják ki, amelyek kizárólag a nekik kiosztott Feladatokat dolgozzák fel és dokumentálják előrehaladásukat.

Az adatszinkronizáció az adatokat egyezteti a különböző végberendezések között, és új adatokat tesz elérhetővé minden érintett számára. Problémák merülhetnek fel, ha a szinkronizációk közötti időtartam túl hosszú.

A Tablet Alkalmazás a tablet alkalmazást jelenti.

Egy Csapat a docu tools-ban olyan Csapat tagok Csoportja, akiknek bizonyos Feladatokat kell elvégezniük, ahol nem számít, hogy melyik Csapat tag végzi el konkrétan a Feladatot, például az összes szerelő egy szerelő Vállalatnál vagy az összes helyszíni festő. Fontos, hogy minden Csapat tagnak ugyanaz a Projekt Szerepe legyen, különben hibaüzenetek jelenhetnek meg.

Amikor először regisztrál egy docu tools Felhasználói fiókot, egy 14 napos tesztidőszak kezdődik, amikor a docu tools a pocket tool Licenccel ingyenesen használható.

A Web Alkalmazás a docu tools használatát jelenti böngészőben, például a Chrome vagy Firefoxban.