Les utilisateurs de docu tools peuvent être inclus de deux manières : soit dans votre propre Organisation, soit dans un Projet spécifique.

Dans docu tools, chaque Entreprise dispose de son propre espace, appelé "Organisation". Une nouvelle Organisation (nom de l'Entreprise) est créée avec chaque nouveau Compte docu tools. Le "Propriétaire de l'organisation" est la personne qui s'inscrit en premier dans une Organisation.

En tant que Propriétaire de l'organisation, vous pouvez inviter des personnes à rejoindre cette Organisation. Typiquement, les membres de l'Organisation sont des collègues de votre propre Entreprise. Les utilisateurs invités deviennent membres de l'Organisation et peuvent recevoir des licences. De plus, les Propriétaires de l'organisation peuvent accorder la permission de Gestion des licences et de gestion de Projet aux membres de l'Organisation. Selon les cas, ils peuvent alors gérer d'autres Utilisateurs ou Projets au sein de l'Organisation. Cependant, ils ne font pas encore partie d'un Projet spécifique et ne reçoivent pas de Notifications concernant les pins et les tâches.

Ces utilisateurs sont appelés "utilisateurs internes". Ils sont visibles dans la vue Gestion des licences.

Si vous recevez le message "L'Adresse e-mail spécifiée a déjà été utilisée", l'Utilisateur avec cette Adresse e-mail a déjà créé un Compte. Si vous souhaitez intégrer le Compte existant (test) dans votre Organisation, notre Équipe de support le fera volontiers pour vous. Veuillez soumettre un ticket de service et nous informer de l'Adresse e-mail sur laquelle le Compte concerné est enregistré.

Les utilisateurs invités au "niveau Projet" peuvent être à la fois des utilisateurs internes et externes. Les "utilisateurs externes" sont des utilisateurs de docu tools qui ne se trouvent pas dans votre Organisation, mais dans leur propre Organisation, par exemple des partenaires et des Sous-traitants. Vous ajoutez des membres au Projet en Clickant sur Inviter un Membre dans la vue des membres du Projet. Vous invitez des utilisateurs internes en Clickant sur le Champ avec l'enveloppe. À partir du menu déroulant, vous pouvez sélectionner les personnes de la Liste des membres.

Pour inviter des utilisateurs externes, entrez les Adresses e-mail des personnes à inviter dans le même Champ. Si un Compte docu tools existe déjà pour cette Adresse e-mail, la personne reçoit une Notification qu'elle a été invitée dans un nouveau Projet. Si aucun Compte n'existe pour l'Adresse e-mail spécifiée, une invitation à s'inscrire à docu tools est envoyée.

Tous les utilisateurs invités sont visibles dans la Liste des membres du Projet.

Chaque membre du Projet reçoit un Rôle spécifique au Projet. Le Rôle du Projet est limité à ce Projet unique. Plus d'informations à ce sujet dans Rôles.

Assurez-vous que vous souhaitez vraiment inviter la personne uniquement dans le Projet. Cela créera une Organisation propre pour la personne. Si c'est une personne qui devrait également être dans votre Organisation, veuillez d'abord l'inviter via la Gestion des licences dans votre Organisation.

Si une personne a été invitée par erreur uniquement dans le Projet, elle doit être déplacée par notre Équipe de support dans la bonne Organisation. Veuillez soumettre un ticket de service et nous informer de l'Adresse e-mail sur laquelle le Compte concerné est enregistré.