La gestion des licences est uniquement disponible dans l'Application web. Click sur l'icône en forme de roue dentée en haut à droite de la barre noire et sélectionnez Gestion des licences. La gestion des licences est visible uniquement pour les propriétaires de l'organisation et les utilisateurs disposant de l'autorisation correspondante.

En principe, tout utilisateur qui crée un Compte (de test) pour docu tools devient le propriétaire de sa propre organisation et peut Inviter d'autres membres dans son organisation via la gestion des licences, à condition qu'aucun Compte docu tools n'ait été créé pour ces adresses e-mail.

Les entreprises désignent un propriétaire de l'organisation lors de la commande des licences docu tools, dont le Compte reçoit toutes les licences de la part de docu tools GmbH. Ce propriétaire de l'organisation est alors responsable de l'attribution de ces licences aux employés concernés.

Lors de l'inscription, vous indiquez le Nom de l'entreprise. C'est maintenant le nom de votre organisation, qui est également visible pour les partenaires de projet dans docu tools.

De plus, vous indiquez votre nom et votre Adresse e-mail. Vous recevrez sur cette Adresse e-mail le lien d'activation pour votre Compte, assurez-vous donc qu'il n'y ait pas de faute de frappe et que vous avez accès à ce Compte e-mail. Vous pouvez modifier toutes les données ultérieurement dans les Paramètres utilisateur, sauf les fautes de frappe dans l'Adresse e-mail.

Pour modifier ultérieurement le Nom de l'entreprise, Click dans la gestion des licences sur l'icône ... et sélectionnez Gérer l'Entreprise. Dans le Champ Entreprise, vous pouvez changer votre propre Nom de l'entreprise et confirmer avec Enregistrer.

De plus, vous pouvez créer une Liste d'entreprises, si votre Entreprise dispose par exemple de plusieurs sites ou si vous souhaitez effectuer une attribution des utilisateurs par départements. Entrez les autres Noms de l'entreprise ou noms de départements un par un et enregistrez-les. Via le menu déroulant dans la colonne "Entreprise" dans l'aperçu des licences, vous pouvez alors Attribuer l'Entreprise respective aux différents utilisateurs. L'Entreprise est affichée lors de l'attribution des tâches et facilite dans les grandes organisations la sélection de la personne responsable. Dans le Rapport, l'Entreprise peut également être affichée avec le placeholder correspondant.

Le Nom de l'entreprise ne peut être modifié que par le propriétaire de l'organisation. Les utilisateurs ne peuvent modifier que leur propre nom dans les Paramètres utilisateur.

Vous souhaitez Inviter dans votre organisation tous ceux dont vous gérez les licences. Habituellement, il s'agit des employés de votre Entreprise. Au sein de docu tools, ces personnes sont désignées comme "utilisateurs internes". ATTENTION : Vous Invitez ainsi des personnes dans votre organisation, mais pas dans un Projet ou une Équipe !

Click sur Inviter à la gestion des licences. Entrez l'Adresse e-mail. Click sur Inviter. L'invité reçoit maintenant un e-mail avec l'invitation à rejoindre votre organisation. Pour cela, il Click sur le Bouton ou le lien dans l'e-mail et définit un Mot de passe. Il est maintenant Membre de votre organisation. Les membres de l'organisation n'ont pas accès à la gestion des licences, sauf si vous leur accordez l'autorisation correspondante. Ils ne peuvent également créer leurs propres projets qu'avec l'autorisation correspondante.

Si le message L'Adresse e-mail spécifiée a déjà été utilisée apparaît, le destinataire a déjà créé un Compte docu tools avec cette Adresse e-mail. La reprise d'un Compte existant est possible, mais ne peut se faire que via le backend, ce que vous ne pouvez pas faire vous-même. Dans ce cas, en tant que propriétaire de l'organisation connecté, ouvrez s'il vous plaît dans docu tools le chatbot et sélectionnez "Déplacer l'utilisateur". Entrez l'Adresse e-mail concernée. Notre équipe de service sera notifiée et Déplacera le Compte utilisateur dans votre organisation.

Vous pouvez Inviter autant d'utilisateurs que vous le souhaitez dans votre organisation. Ils peuvent utiliser pleinement docu tools uniquement si vous leur Attribuez une Licence active. Le nombre de Licences encore disponibles dans votre organisation est visible au-dessus de votre Liste de membres. Si vous avez une Licence disponible, Click sur les ... à côté de l'utilisateur concerné et sélectionnez Attribuer une Licence. Un crochet orange apparaît maintenant dans la colonne "payé". Cet utilisateur peut désormais utiliser docu tools dans le cadre de votre contrat de Licence.

Si vous n'avez plus de Licences disponibles, vous pouvez retirer la Licence à un employé ou contacter notre équipe de vente pour acheter des Licences supplémentaires.

Les utilisateurs sans Licence peuvent être Invités dans des projets uniquement avec le Rôle de Sous-traitant ou d'Observateur interne.

Si l'utilisateur doit obtenir l'autorisation de gérer les Licences dans l'organisation, cochez la case correspondante dans la colonne Gestion des licences.

Si l'utilisateur doit obtenir l'autorisation de gérer les Projets dans l'organisation, cochez la case correspondante dans la colonne Gérer les projets. Dès que la case est cochée, un Bouton avec un symbole de Dossier et un cadenas apparaît. Si vous Click dessus, vous pouvez limiter les Dossiers de projets que l'utilisateur peut gérer.

Les propriétaires de l'organisation ont toujours les deux autorisations, celles-ci ne peuvent également pas être retirées.

Click sur les ... dans la ligne de l'employé concerné. Click sur Retirer la Licence. À la place du crochet, un – apparaît dans la colonne "payé", et le nombre de vos Licences disponibles dans l'aperçu augmente en conséquence. Vous pouvez maintenant Attribuer les Licences libérées à d'autres personnes dans votre organisation.

Pour les employés qui ne doivent plus utiliser docu tools (par exemple parce qu'ils ont Quitté l'Entreprise), vous pouvez les mettre en inactif. Pour cela, Click sur les ... dans la ligne concernée puis sur Désactiver l'utilisateur. Le Statut dans cette ligne change en inactif. Avec les mêmes étapes, vous pouvez également réactiver un utilisateur si nécessaire.

Un utilisateur inactif reçoit alors un message d'erreur lors de la prochaine connexion et ne peut plus se connecter. Ainsi, l'accès à vos données est protégé.

Les données créées par cet utilisateur restent préservées et lui sont attribuées.

Cependant, il faut noter ce qui suit : Les données non synchronisées du dispositif mobile de l'utilisateur ne peuvent plus être synchronisées et déclenchent un message d'erreur sur l'appareil. Dans ce cas, vous pouvez réactiver l'utilisateur pour permettre la synchronisation, puis le désactiver à nouveau. Les tâches ouvertes attribuées à l'utilisateur restent attribuées à cette personne. Via la modification en masse des tâches, vous pouvez les Attribuer à quelqu'un d'autre.

Pour changer le propriétaire de l'organisation, veuillez remplir le formulaire à la fin de l'article et l'envoyer à [email protected]. Le changement sera effectué par notre équipe dès que possible pendant nos heures d'ouverture.