Les membres d'un projet sont divisés en deux groupes : Utilisateurs internes de votre propre Organisation et utilisateurs externes tels que les utilisateurs de docu tools d'autres Organisations et Contacts, y compris les Sous-traitants.

Un utilisateur interne est un utilisateur de docu tools de votre Organisation, qui peut être Invité à un Projet. Vous avez la possibilité d'Inviter des utilisateurs soit via le menu "Membres" soit via "Gestion des utilisateurs". Des permissions spécifiques peuvent être Attribuées à chaque utilisateur interne en fonction de son Rôle dans le Projet.

Un utilisateur externe est un partenaire de Projet d'une autre Organisation dans docu tools. Il peut soit être un utilisateur de docu tools sous Licence, soit un utilisateur libre agissant en tant que "Sous-traitant", "Observateur interne" ou "Contact".

Les Contacts sont des entreprises ou des utilisateurs individuels qui n'ont pas de compte utilisateur docu tools et ne peuvent donc pas accéder au Projet.

L'utilisation des rôles Administrateur, Collaborateur et Observateur externe nécessite une Licence docu tools active et payante. La Licence minimale requise est la Licence pocket tool. Les utilisateurs de pocket tool peuvent être Invités à participer à un nombre illimité de Projets.

Lorsqu'un rôle est Attribué à un utilisateur sans Licence active, il est désigné comme "non licencié". Dans ce cas, il dispose uniquement des permissions et droits d'accès correspondant au rôle de Sous-traitant, indépendamment du rôle qui lui avait été initialement Attribué.

Les Sous-traitants et les observateurs internes n'ont pas besoin d'une Licence payante pour participer à un ou plusieurs Projets, la Licence gratuite est suffisante.

Le tableau suivant fournit des détails sur les permissions spécifiques de visualisation et de modification des différents rôles d'utilisateur dans un Projet.

Il est important de noter que, dans des circonstances normales, seul l'Administrateur a des droits de modification des paramètres du Projet. Cependant, la permission de modifier les paramètres du Projet peut également être accordée à d'autres rôles de Projet via la section Gestion des licences. Lisez ici pour plus de détails.

Dans docu tools, vous Attribuez des rôles spécifiques au projet aux membres du Projet. Ces rôles déterminent le niveau d'accès et les permissions que les individus ont pour visualiser ou contribuer au contenu.

Les rôles suivants sont disponibles :

(par exemple, chef de Projet, chef de chantier, technicien)

Les Administrateurs ont des droits d'accès qui leur permettent de réaliser diverses tâches importantes au sein du Projet. Ils peuvent créer de nouveaux contenus, Inviter des membres au Projet et apporter des modifications à tous les contenus et Tâches existants. De plus, les Administrateurs sont exclusivement responsables de l'ajustement des paramètres du Projet et du téléchargement des Plans. Il peut y avoir un ou plusieurs Administrateurs, selon les besoins du Projet.

Le rôle de l'Administrateur dans les Projets est généralement destiné aux principaux contractants qui reçoivent des commandes et les délèguent ensuite aux Sous-traitants, gestionnaires de Projet et chefs de chantier. Leur Tâche consiste à superviser l'exécution globale des Tâches et à assurer une coordination efficace entre les différents acteurs impliqués dans le Projet.

(par exemple, chef de Projet, technicien, contremaître, chacun avec des restrictions)

Les Collaborateurs peuvent visualiser tous les contenus d'un Projet, mais ne sont autorisés à modifier que les contenus qu'ils ont eux-mêmes créés. Ils peuvent créer leurs propres Pins et Tâches. De plus, les Collaborateurs peuvent marquer les Tâches comme "terminées" ou "rejetées" uniquement lorsqu'elles leur sont Attribuées. Ils peuvent également fermer uniquement les Pins et Tâches qu'ils ont créés. Ils ne sont pas autorisés à ajouter de nouveaux membres au Projet ou à modifier les paramètres du Projet. Cependant, ils sont capables de créer des rapports et ont accès à la visualisation et à la création de Médias et de groupes.

Information : Ce rôle est destiné aux employés activement impliqués dans le travail du Projet, mais qui n'ont pas les droits immédiats pour marquer toutes les Tâches comme complètes ou intervenir dans d'autres processus.

(par exemple, Maître d'ouvrage, géomètre, Sous-traitant, qui peuvent placer des Pins)

Les Observateurs externes ont accès à tous les Plans et Pins associés aux Tâches qui leur sont Attribuées. Ils ont la possibilité de créer des Pins, des Tâches et des Médias à des fins de documentation. Tout comme les Sous-traitants, ils ont également la possibilité de créer des rapports. Cependant, les Observateurs externes n'ont pas accès aux paramètres et aux membres du Projet. En ce qui concerne les Médias, ils peuvent uniquement visualiser les photos des Pins qu'ils ont créés ou des Tâches qui leur sont Attribuées, tout comme le rôle du Sous-traitant.

Information : Ce rôle est destiné aux Sous-traitants chargés de la documentation des activités sur le site de construction, telles que les mises à jour et les révisions de la gestion de Projet. Ils accomplissent également les Tâches Attribuées par le chef de chantier local. De plus, ce rôle peut être étendu aux clients afin qu'ils puissent saisir leurs travaux ou demandes directement dans docu tools et être informés de l'avancement et de l'achèvement de leurs Projets.

(par exemple, employés de back-office, chefs de département)

Les Observateurs internes ont la possibilité d'accéder à tous les contenus du Projet et de les visualiser, mais ne peuvent apporter aucune modification ou ajout. Il s'agit donc d'un simple rôle d'observateur. Il est important de noter que les Observateurs internes ne peuvent pas créer de rapports.

Information : Ce rôle sert principalement d'observateur passif, offrant un aperçu du Projet à des personnes telles que les propriétaires, les avocats ou d'autres personnes pertinentes, sans pouvoir modifier le contenu du Projet.

Lorsqu'une Tâche est Attribuée à un Sous-traitant, il peut voir ce Plan, le Pin correspondant et tous les contenus Médias de ce Pin. Les Sous-traitants peuvent alors gérer les Tâches Attribuées dans les docu tools, y compris ajouter des Médias et des commentaires aux Pins, marquer les Tâches comme "terminées" ou "rejetées" et créer des rapports. Une fois une Tâche marquée comme "terminée" ou rejetée, elle n'est plus visible pour le Sous-traitant. Les Entreprises Invitées en tant que Sous-traitants à des Projets peuvent utiliser soit la Version gratuite de docu tools, soit posséder leur propre Licence, mais ont le rôle de Sous-traitant et les droits d'accès associés pour le Projet concerné.

Le rôle du Sous-traitant est destiné aux Entreprises principalement impliquées dans l'exécution des Tâches qui leur sont Attribuées et qui mènent une documentation détaillée pendant ce processus.

Pour Inviter un utilisateur à un Projet, procédez comme suit :

Les Contacts sont des entreprises ou des individus qui ne travaillent pas avec docu tools, ni en tant qu'utilisateur de docu tools avec Licence payante, ni en tant qu'utilisateur de docu tools avec Licence gratuite. Le type de membre est spécialement conçu pour stocker des informations de Contact importantes pour les Sous-traitants externes et documenter les Tâches qui leur sont Attribuées. Il est important de noter que ces Contacts ne reçoivent aucune Notification de notre application et n'ont pas accès au Projet dans l'application. Cependant, ils peuvent créer des rapports contenant les Pins et Tâches qui leur sont Attribués et partager ces rapports en conséquence.

Pour ajouter un Contact à un Projet :

Tous les Contacts ayant une Adresse e-mail associée peuvent être Invités ultérieurement comme membres actifs dans le Projet via le Bouton "Inviter comme membre" dans la section "Liste des Contacts".

Pour pouvoir gérer les Projets au sein d'une Organisation, une permission spécifique est nécessaire, accordée par le propriétaire de l'Organisation. De plus, une Licence payante active est nécessaire. La permission "Gérer les Projets" peut être accordée globalement pour tous les Projets ou limitée à certains Projets.

Pour obtenir une compréhension complète de nos Rôles, vous pouvez assister à notre séminaire en direct sur les Rôles & Droits via ce lien.