La gestión de licencias solo está disponible en la Aplicación web. Click en el icono de engranaje en la parte superior derecha de la barra negra y seleccione Gestión de licencias. La gestión de licencias solo es visible para el Propietario de la organización y Usuarios con el permiso correspondiente.

En principio, cualquier Usuario que haya creado una Cuenta (de prueba) para docu tools es el Propietario de su propia Organización y puede a través de la gestión de licencias Invitar a otros Miembros a su Organización, siempre que no se haya creado una Cuenta de docu tools para esas Direcciones de correo electrónico.

Las Empresas determinan al realizar el pedido de las licencias de docu tools un Propietario de la organización, cuya Cuenta será asignada todas las licencias por docu tools GmbH. Este Propietario de la organización es entonces responsable de Asignar estas licencias a los empleados correspondientes.

Al registrarse, indique el Nombre de la empresa. Este es ahora el nombre de su Organización, que también es visible para los socios de Proyecto en docu tools.

Además, proporcione su nombre y su Dirección de correo electrónico. Recibirá en esta Dirección de correo electrónico el enlace para Activar su Cuenta, así que asegúrese de que no haya errores tipográficos y que tenga acceso a esta cuenta de correo electrónico. Puede cambiar todos los datos posteriormente en la Configuración de usuario, excepto errores tipográficos en la Dirección de correo electrónico.

Para cambiar el nombre de su Organización posteriormente, Click en el icono ... en la gestión de licencias y seleccione Administrar Empresa. En el Campo Empresa puede cambiar su propio Nombre de la empresa y confirmar con Guardar.

Además, puede crear una Lista de Empresas, si su Empresa, por ejemplo, tiene varias ubicaciones o si desea realizar una asignación de Usuarios por departamentos. Ingrese los otros Nombres de la empresa o nombres de departamentos individualmente y guárdelos. A través del menú desplegable en la columna "Empresa" en el resumen de licencias, puede entonces Asignar a los Usuarios la Empresa correspondiente. La Empresa se muestra al Asignar tareas y facilita en grandes Organizaciones la selección de la persona responsable. En el Informe, la Empresa también se puede mostrar con el marcador de posición correspondiente.

El Nombre de la empresa solo puede ser cambiado por el Propietario de la organización. Los Usuarios solo pueden cambiar su propio nombre en la Configuración de usuario.

Desea Invitar a todos aquellos a su Organización cuyas licencias administra. Normalmente, estos son empleados de su Empresa. Dentro de docu tools, estos se denominan "Usuarios internos". ATENCIÓN: Con esto Invita a personas a su Organización, pero no a un Proyecto o un Equipo!

Click en Invitar a la gestión de licencias. Ingrese la Dirección de correo electrónico. Click en Invitar. El Invitado ahora recibe un correo electrónico con la invitación para unirse a su Organización. Para ello, Click en el Botón o enlace en el correo electrónico y establezca una Contraseña. Ahora es Miembro de su Organización. Los Miembros de la Organización no tienen acceso a la gestión de licencias, a menos que les otorgue el permiso correspondiente. También pueden crear sus propios Proyectos solo con el permiso correspondiente.

Si aparece el mensaje La Dirección de correo electrónico especificada ya ha sido utilizada, el destinatario ya ha creado una Cuenta de docu tools con esta Dirección de correo electrónico. La adopción de una Cuenta existente es posible, pero solo puede realizarse a través del backend, lo cual no puede hacer por sí mismo. En este caso, como Propietario de la organización registrado, por favor abra en docu tools el chatbot y seleccione "Mover Usuario". Ingrese la Dirección de correo electrónico correspondiente. Nuestro equipo de servicio será notificado y Moverá la Cuenta de Usuario a su Organización.

Puede Invitar a tantos Usuarios como desee a su Organización. Sin embargo, estos solo pueden usar completamente docu tools si les Asigna una licencia activa. Puede ver cuántas licencias están aún disponibles en su Organización en la parte superior de su Lista de Miembros. Si tiene una licencia disponible, Click en el Usuario correspondiente en los ... y seleccione Asignar licencia. Ahora aparece una marca de verificación naranja en la columna "pagado". Este Usuario ahora puede usar docu tools en el alcance de su contrato de licencia.

Si no tiene más licencias disponibles, puede retirar la licencia a un Empleado o ponerse en Contacto con nuestro equipo de ventas para comprar más licencias.

Los Usuarios sin licencia solo pueden ser Invitados a Proyectos con el Rol de Subcontratista o Visualizador interno.

Si desea que el Usuario tenga el permiso para gestionar las licencias en la Organización, marque la casilla correspondiente en la columna Gestión de licencias.

Si desea que el Usuario tenga el permiso para gestionar los Proyectos en la Organización, marque la casilla correspondiente en la columna Gestión de proyectos. Una vez que se ha marcado la casilla, aparece el Botón con símbolo de Carpeta y candado. Si Click en él, puede limitar qué Carpetas de Proyecto puede gestionar el Usuario.

El Propietario de la organización siempre tiene ambos permisos, y estos no pueden ser eliminados.

Click en los ... en la línea del Empleado correspondiente. Click en Retirar licencia. En la columna "pagado" aparece un – en lugar de la marca de verificación, y el número de sus licencias disponibles en el resumen aumenta en consecuencia. Las licencias liberadas ahora pueden ser Asignadas a otras personas en su Organización.

Empleados que ya no deberían poder trabajar con docu tools (por ejemplo, porque han Abandonado la Empresa), pueden ser puestos en estado inactivo. Para ello, Click en los ... en la línea correspondiente y luego en Desactivar Usuario. El Estado en esta línea cambia a inactivo. Con los mismos pasos, también puede Activar un Usuario nuevamente si es necesario.

Un Usuario inactivo entonces recibe un mensaje de error en el próximo inicio de sesión y no puede iniciar sesión. Así, el acceso a sus datos está protegido.

Los datos creados por este Usuario permanecen guardados y asignados a él.

Sin embargo, se debe tener en cuenta lo siguiente: Los datos no sincronizados desde el dispositivo móvil del Usuario no pueden sincronizarse y generan un mensaje de error en el dispositivo final. En ese caso, puede Activar nuevamente al Usuario y después de la sincronización completada, Desactivarlo nuevamente. Las tareas abiertas que están Asignadas al Usuario permanecen Asignadas a esta persona. A través de la Edición masiva de tareas puede Asignar estas a otra persona.

Para cambiar al Propietario de la organización, por favor complete el formulario al final del artículo y envíelo a [email protected]. El cambio será realizado por nuestro equipo lo más pronto posible durante nuestro horario comercial.