Los miembros de un Proyecto se dividen en dos grupos: Usuarios internos de su propia Organización y usuarios externos como usuarios de docu tools de otras Organizaciones y Contactos, incluyendo Subcontratistas.

Un usuario interno es un usuario de docu tools de su Organización, que puede ser Invitado a un Proyecto. Tienen la opción de Invitar usuarios ya sea a través del menú "Miembros" o a través de "Gestión de usuarios". A cada usuario interno se le pueden Asignar permisos específicos según el Rol del Proyecto.

Un usuario externo es un socio del Proyecto de una Organización externa en docu tools. Puede ser un usuario de docu tools con Licencia o un usuario libre que actúa como "Subcontratista", "Visualizador interno" o como "Contacto".

Los Contactos son empresas o usuarios individuales que no tienen una cuenta de usuario de docu tools y, por lo tanto, no pueden acceder al Proyecto.

Para utilizar los roles de Administrador, Colaborador y Visualizador externo se requiere una Licencia activa y de pago de docu tools. El requisito mínimo es la Licencia de pocket tool. Los usuarios de pocket tool pueden ser Invitados a participar en un número ilimitado de Proyectos.

Cuando a un usuario sin Licencia activa se le Asigna uno de estos roles, se le denomina "no licenciado". En este caso, solo tiene los permisos y derechos de acceso que corresponden al Rol de Subcontratista, independientemente del Rol que originalmente se le haya Asignado.

Los Subcontratistas y los visualizadores internos no necesitan una Licencia de pago para participar en uno o varios Proyectos, aquí es suficiente con la Licencia gratuita.

En la siguiente tabla encontrará detalles sobre los permisos específicos de visualización y edición de los diferentes roles de usuario en un Proyecto.

Es importante notar que bajo circunstancias normales solo el Administrador tiene derechos de edición para la configuración del Proyecto. Sin embargo, el permiso para editar la configuración del Proyecto también puede ser otorgado a otros roles del Proyecto a través de la sección de Gestión de licencias. Lea aquí más detalles.

En docu tools Asigna roles específicos del Proyecto a los miembros del Proyecto. Estos roles determinan el nivel de acceso y los permisos que las personas tienen para ver o contribuir al contenido.

Los siguientes roles están disponibles:

(p. ej., líder del Proyecto, director de obra, técnico)

Los Administradores tienen derechos de acceso que les permiten realizar varias tareas importantes dentro del Proyecto. Pueden crear nuevos contenidos, Invitar miembros del Proyecto y realizar cambios en todos los contenidos y Tareas existentes. Además, los Administradores son exclusivamente responsables de ajustar la configuración del Proyecto y de subir Planos. Puede haber uno o más Administradores, dependiendo de las necesidades del Proyecto.

El Rol del Administrador en los Proyectos generalmente está destinado a los contratistas principales que reciben órdenes y luego las delegan a Subcontratistas, gerentes de Proyecto y directores de obra. Su Tarea es supervisar la ejecución general de las Tareas y asegurar una coordinación efectiva entre los diferentes actores involucrados en el Proyecto.

(p. ej., líder del Proyecto, técnico, capataz, con limitaciones)

Los Colaboradores pueden ver todos los contenidos dentro de un Proyecto, pero solo están autorizados a cambiar los contenidos que ellos mismos han creado. Pueden crear sus propios Pins y Tareas. Además, los Colaboradores solo pueden marcar las Tareas como "completadas" o "rechazadas" si se les han Asignado. También solo pueden cerrar los Pins y Tareas que ellos han creado. No están autorizados a agregar nuevos miembros del Proyecto o registros, ni a cambiar la configuración del Proyecto. Sin embargo, están capacitados para crear informes y tienen acceso a la visualización y creación de Medios y grupos.

Información: Este Rol está destinado a empleados que están activamente involucrados en el trabajo del Proyecto, pero no tienen derechos inmediatos para marcar todas las Tareas como completadas o intervenir en otros procesos.

(p. ej., Promotor, topógrafo, Subcontratista, que pueden establecer Pins)

Los Visualizadores externos tienen acceso a todos los Planos y Pins asociados con las Tareas que se les han Asignado. Tienen la capacidad de crear Pins, Tareas y Medios para propósitos de documentación. Similar a los Subcontratistas, también tienen la capacidad de crear informes. Sin embargo, los Visualizadores externos no tienen visibilidad sobre la configuración y los miembros del Proyecto. En términos de Medios, solo pueden ver fotos de los Pins que ellos han creado o de las Tareas que se les han Asignado, similar al Rol de Subcontratista.

Información: Este Rol está destinado a Subcontratistas que son responsables de documentar actividades en el sitio de construcción, como actualizaciones y revisiones de la gestión del Proyecto. También completan las Tareas Asignadas por el director de obra local. Además, este Rol puede extenderse a los clientes para que puedan ingresar sus trabajos o consultas directamente en docu tools y estar informados sobre el progreso y la finalización de sus Proyectos.

(p. ej., empleado de backoffice, jefe de departamento)

Los Visualizadores internos tienen la capacidad de acceder y ver todos los contenidos del Proyecto, pero no pueden realizar cambios o adiciones. Por lo tanto, es un simple Rol de observador. Es importante notar que los Visualizadores internos no pueden crear informes.

Información: Este Rol sirve principalmente como un observador pasivo, proporcionando a personas como propietarios, abogados u otras personas relevantes una visión del Proyecto sin poder cambiar su contenido.

Cuando a un Subcontratista se le Asigna una Tarea, puede ver ese Plano, el Pin correspondiente y todos los contenidos de Medios de ese Pin. Los Subcontratistas pueden entonces gestionar las Tareas Asignadas en docu tools, incluyendo agregar Medios y comentarios a los Pins, marcar Tareas como "completadas" o "rechazadas" y crear informes. Una vez que una Tarea ha sido marcada como "completada" o ha sido rechazada, ya no es visible para el Subcontratista. Las Empresas que son Invitadas como Subcontratistas a Proyectos pueden utilizar la Versión gratuita de docu tools o poseer su propia Licencia, pero tienen el Rol de Subcontratista y los derechos de acceso asociados para el Proyecto respectivo.

El Rol del Subcontratista está destinado a Empresas que están principalmente involucradas en la ejecución de las Tareas Asignadas y llevan a cabo una documentación detallada durante este proceso.

Para Invitar a un usuario a un Proyecto, siga los siguientes pasos:

Los Contactos son empresas o individuos que no trabajan con docu tools, ni como usuarios de docu tools con Licencia pagada ni como usuarios de docu tools con Licencia gratuita. El tipo de Miembro está específicamente diseñado para almacenar información de Contacto importante para contratistas externos y documentar las Tareas Asignadas a ellos. Es importante notar que estos Contactos no reciben Notificaciones de nuestra aplicación y no tienen acceso al Proyecto dentro de la aplicación. Sin embargo, pueden crear informes que contengan los Pins y Tareas Asignados a estos Contactos y pasar estos informes en consecuencia.

Para agregar un Contacto a un Proyecto, siga estos pasos:

Todos los Contactos que tienen una Dirección de correo electrónico asociada pueden ser Invitados más adelante como miembros activos al Proyecto a través del Botón "Invitar como Miembro" en el área "Lista de Contactos".

Para poder gestionar Proyectos dentro de una Organización, se necesita un permiso propio, que es otorgado por el propietario de la Organización. Además, se requiere una Licencia activa de pago. El permiso "Gestionar Proyectos" puede ser otorgado globalmente para todos los Proyectos o limitado a ciertos Proyectos.

Para obtener un entendimiento completo de nuestros Roles, puede ver nuestro seminario en vivo sobre los Roles & Derechos en este enlace.