Da biste kreirali obrasce izveštaja, morate biti vlasnik organizacije ili imati odobrenje od vlasnika organizacije za Upravljanje projektima.

Obrasci izveštaja mogu se kreirati i upravljati isključivo u Veb aplikaciji docu tools.

Obrasce izveštaja možete pronaći tako što ćete u docu tools na crnoj traci na vrhu ekrana Kliknuti na zupčanik i odabrati Obrasci izveštaja.

Izveštaji i njihovi obrasci mogu se kreirati samo u formatima Word (.docx) ili Excel (.xlsx). Kada kreirate ili prilagođavate obrazac izveštaja, koristite svoje uobičajene veštine korišćenja Worda ili Excela. Svaki tekst koji unesete u sam obrazac je statičan i ostaje isti za svaki izveštaj koji se kreira pomoću tog obrasca. Možete prilagoditi stilove i veličine i statičnog teksta i teksta u okvirima za unos. Ove postavke će biti uzete u obzir prilikom kreiranja izveštaja.

Da biste popunili svoj budući izveštaj sa svojim podacima iz docu tools, dodajte okvire za unos. Ovi okviri za unos funkcionišu kao oznake unutar vašeg obrasca i pokazuju gde treba ubaciti podatke iz docu tools. Na primer, možete kreirati okvir za unos kao što je #{{project-name}} u obrascu, koji će prilikom kreiranja izveštaja dinamički biti popunjen stvarnim Naslovom projekta u docu tools. Postoje različite Liste okvira za unos za Excel i za Word, jer su neki dostupni samo u jednoj ili drugoj Verziji. Okviri za unos se iz tehničkih razloga moraju koristiti isključivo na engleskom jeziku.

Primer: Okvir za unos #{{Pin-category}} predstavlja Kategoriju pribadače:

Takođe možete odrediti formatiranje okvira za unos koje će biti prikazano u gotovom Izveštaju.

Primer: #{{Pin-category}} -> Mali defekt

Dostupne su različite Kategorije okvira za unos:

Savet: Kada koristite okvire za unos zasnovane na zadacima i pribadačama, postoji posebnost. Pošto se pribadače i zadaci često pojavljuju više puta u izveštaju, mora se definisati oblast u kojoj se ovi okviri za unos pojavljuju. Ova ograničena oblast će biti popunjena podacima pribadače ili zadatka i biće replicirana onoliko puta koliko se pribadače i zadaci pojavljuju u izveštaju.

Sekcija uvek počinje sa #{{Pins}} ili #{{Tasks}} i završava se sa #{{/Pins}} ili #{{/Tasks}}. Svi elementi između ova dva okvira za unos će biti prikazani ponovo u zavisnosti od broja pribadača ili zadataka.

Efikasnom upotrebom ovih okvira za unos možete kreirati dinamične i fleksibilne obrasce koji tačno prikazuju podatke iz vaših Projekata, izveštaja i zadataka.

Da biste pojednostavili proces, najbolje je da počnete sa jednim od obrasci izveštaja koje nudi docu tools. Ovi obrasci su dostupni i u Word (.docx) i u Excel (.xlsx) formatu. Nakon Preuzimanja, prilagodite obrazac prema svojim potrebama. Promenite raspored, dodajte svoj logo i prilagodite sadržaj svojim zahtevima.

Ako radije počinjete sa praznim listom, i dalje preporučujemo da Preuzmete jedan od naših obrasci i koristite ga kao vodič i referencu za kreiranje vašeg sopstvenog obrasca.

Možete Urediti naslovnu stranu sa elementima kao što su logotipi, slike i grafike. Koristite okvire za unos za informacije koje želite direktno preuzeti iz docu tools. Nakon naslovne strane, možete umetnuti statičke tekstove kao što su opisi projekata ili kontakt podaci, koji ostaju nepromenjeni dok se ne izvrše izmene na obrascu. Ovi se mogu odvojiti prelomima stranica po potrebi.

Za jasnu i dobro strukturiranu prezentaciju, podaci o pribadačama i zadacima su formatirani u tabelama. Sekcija uvek počinje sa #{{Pins}} odnosno #{{tasks}} i završava sa #{{/Pins}} odnosno #{{/tasks}}. Svi elementi između ova dva okvira za unos će biti prikazani ponovo u zavisnosti od broja pribadača odnosno zadataka. Ovo ne samo da stvara bolji pregled, već po potrebi dodaje i prelome stranica.

Savet: Ako želite da umetnete prelom stranice nakon svake pribadače, koristite okvir za unos #{{page break}}.

Statički tekst u obrascu izveštaja će biti prikazan kako je navedeno, dok će sadržaji okvira za unos dinamički biti popunjeni sadržajima iz aplikacije. Prilagodite i statičke tekstove i tekstove okvira za unos u stilu i veličini prema svojim potrebama. Ove postavke će automatski biti primenjene kada se izveštaj kreira na osnovu tog obrasca.

Za više informacija o okvirima za unos, molimo pročitajte članak Okviri za unos.

Zaglavlje i podnožje sadrže važne informacije koje se uvek prikazuju u izveštaju, kao što su Naslov projekta, logo, datum izveštaja, brojevi stranica, itd. Zaglavlje i podnožje se prikazuju na svim stranicama izveštaja osim na naslovnoj strani.

U našim unapred pripremljenim obrascima izveštaja zaglavlja i podnožja su već integrisana, počevši od strane 2. Zaglavlja uključuju okvire za unos kao što su #{{project-name}} i #{{today}} kao i vaš firmeni logo. Za numerisanje stranica koristimo funkciju ugrađenu u Word. Dodatno, naša "Brza štampa obrazac" sadrži detalje firme kao što su ime, adresa i veb stranica u podnožju.

Da biste prilagodili ove detalje svojim zahtevima, dvaput Kliknite na zaglavlje ili podnožje. Takođe možete koristiti meni Insert u Wordu da dodate i Uredite zaglavlje i podnožje.

Za projektne logotipe imamo poseban okvir za unos: #{{project-logo}} Ovaj okvir za unos može se koristiti umesto vašeg uobičajenog logotipa i prikazuje sliku ili grafiku koju ste postavili kao logo u podešavanjima projekta.

Ipak, napominjemo da slika umetnuta preko okvira za unos može biti iskrivljena ili prevelika. Ako se to dogodi, molimo vas da ne koristite okvir za unos i umesto toga direktno umetnite sliku u obrazac. Tamo možete jasno odrediti poziciju i veličinu, i vaše zaglavlje će izgledati dobro u svakom izveštaju.

U principu, za Excel obrasce važe ista pravila kao za Word obrasce, s tim što postoji posebna Lista okvira za unos.

U Excel obrascu možete kreirati Formule i Dijagrame koji će u finalnom izveštaju biti popunjeni podacima iz docu tools.

Kada ste obrazac izveštaja oblikovali prema svojim željama i zahtevima, vreme je da ga otpremite za dalju upotrebu.

Molimo vas da imate na umu da se mogu otpremati samo formati .docx i .xlsx.

Evo kako:

Možda imate različite obrasce za različite projekte. Da biste osigurali da se odgovarajući obrazac može koristiti samo za određeni Projekat, trebalo bi ga Dodeliti samo tom projektu. Opšti obrasci mogu biti dostupni za sve projekte.

Dodeliti svim projektima:

Dodeliti jednom ili više određenim projektima:

Alternativno,

Obrasci izveštaja mogu se dodavati ili Uklanjati za određene projekte i preko podešavanja projekta. Više informacija o podešavanjima projekta možete pronaći u članku Podešavanja projekta.

Odaberite opciju Preuzeti ili Ukloniti, u zavisnosti od željene akcije.

Da biste stekli sveobuhvatno razumevanje ove funkcije, možete takođe prisustvovati delu našeg uživo seminara koji se bavi izveštajima i obrascima. Seminar uključuje praktične demonstracije i objašnjenja i pruža vizuelni vodič za efikasno korišćenje ovog alata. Posetite seminar na ovom linku i poboljšajte svoje veštine u upravljanju obrascima izveštaja.