Da biste kreirali obrasce izveštaja, morate biti Vlasnik organizacije ili imati ovlašćenje Upravljanje projektima koje vam je dodelio Vlasnik organizacije.

Obrasci izveštaja mogu se kreirati i upravljati isključivo u Veb aplikaciji docu tools.

Obrasce izveštaja možete pronaći tako što ćete u docu tools na crnoj traci na vrhu ekrana Kliknuti na zupčanik i izabrati Obrasci izveštaja.

Izveštaji i njihovi obrasci mogu se kreirati samo u formatima Word (.docx) ili Excel (.xlsx). Kada kreirate ili prilagođavate obrazac izveštaja, koristite svoje uobičajene veštine korišćenja Worda ili Excela. Svaki tekst koji unesete u sam obrazac je statičan i ostaje isti za svaki izveštaj koji se kreira pomoću tog obrasca. Možete prilagoditi stilove i veličine kako statičnog teksta tako i teksta u rezervisanim mestima po želji. Ove postavke će biti uzete u obzir prilikom kreiranja izveštaja.

Da biste popunili svoj budući izveštaj sa svojim podacima iz docu tools, dodajte rezervisana mesta. Ova rezervisana mesta funkcionišu kao oznake unutar vašeg obrasca i pokazuju gde treba umetnuti podatke iz docu tools. Na primer, možete kreirati rezervisano mesto kao što je {​{project-name}​} u obrascu, koje će pri kreiranju izveštaja dinamički biti popunjeno stvarnim Naslovom projekta u docu tools. Postoje različite Liste rezervisanih mesta za Excel i za Word, jer su neka dostupna samo u jednoj ili drugoj Verziji. Rezervisana mesta se iz programskih razloga moraju koristiti isključivo na engleskom jeziku.

Primer: Rezervisano mesto {​{Pin-category}​} označava Kategoriju pribadače: - {​{Pin-category}​} -> Mali nedostatak

Možete takođe odrediti formatiranje rezervisanog mesta koje će biti prikazano u gotovom Izveštaju.

Primer: {​{Pin-category}​} -> Mali defekt

Dostupne su različite Kategorije rezervisanih mesta:

Savet: Kada koristite rezervisana mesta za Zadatke i Pribadače, postoji posebnost. Pošto se Pribadače i Zadaci često pojavljuju više puta u izveštaju, mora se definisati oblast u kojoj će se ova rezervisana mesta pojaviti. Ova ograničena oblast će biti popunjena podacima Pribadače ili Zadatka i biće replicirana onoliko puta koliko se Pribadače i Zadaci pojavljuju u izveštaju.

Odeljak uvek počinje sa {​{Pins}​} ili {​{Tasks}​} i završava se sa {​{/Pins}​} ili {​{/Tasks}​}. Svi elementi između ova dva rezervisana mesta će biti prikazani ponovo u zavisnosti od broja Pribadača ili Zadataka.

Efikasnom upotrebom ovih rezervisanih mesta možete kreirati dinamične i fleksibilne obrasce koji tačno prikazuju podatke iz vaših Projekata, Izveštaja i Zadataka.

Da biste pojednostavili proces, najbolje je da počnete sa jednim od obrazaca izveštaja koje nudi docu tools. Ovi obrasci su dostupni i u Word (.docx) i u Excel (.xlsx) formatu. Nakon Preuzimanja, prilagodite obrazac prema svojim potrebama. Promenite raspored, dodajte svoj logo i prilagodite sadržaj svojim zahtevima.

Ako radije počinjete sa praznim listom, i dalje preporučujemo da Preuzmete jedan od naših obrazaca i koristite ga kao vodič i referencu za kreiranje vašeg sopstvenog obrasca.

Možete Urediti naslovnu stranu sa elementima kao što su logotipi, slike i grafike. Koristite rezervisana mesta za informacije koje želite direktno preuzeti iz docu tools. Nakon naslovne strane možete ubaciti statičke tekstove kao što su opisi Projekata ili kontakt podaci, koji ostaju nepromenjeni sve dok se ne naprave izmene na obrascu. Ovi se mogu odvojiti prelomima stranica po potrebi.

Za jasnu i dobro strukturiranu prezentaciju, podaci o Pribadačama i Zadacima su formatirani u tabelama. Odeljak uvek počinje sa {​{Pins}​} odnosno {​{tasks}​} i završava sa {​{/Pins}​} odnosno {​{/tasks}​}. Svi elementi između ova dva rezervisana mesta će biti ponovno prikazani u zavisnosti od broja Pribadača odnosno Zadataka. Ovo ne samo da stvara bolji pregled, već po potrebi dodaje i prelome stranica.

Savet: Ako želite da ubacite prelom stranice nakon svake Pribadače, koristite rezervisano mesto {​{page break}​}.

Statički tekst u obrascu izveštaja će biti prikazan kako je navedeno, dok će sadržaji rezervisanih mesta dinamički biti popunjeni sadržajima iz aplikacije. Prilagodite i statičke tekstove i tekstove rezervisanih mesta u stilu i veličini prema svojim potrebama. Ove postavke će automatski biti primenjene kada se izveštaj kreira na osnovu tog obrasca.

Za više informacija o rezervisanim mestima, molimo pročitajte članak Rezervisana mesta.

Zaglavlje i podnožje sadrže važne informacije koje se uvek prikazuju u izveštaju, kao što su Naslov projekta, logo, datum izveštaja, brojevi stranica, itd. Zaglavlje i podnožje se prikazuju na svim stranicama izveštaja osim na naslovnoj strani.

U našim prethodno pripremljenim obrazcima izveštaja zaglavlja i podnožja su već integrisana, počevši od stranice 2. Zaglavlja uključuju rezervisana mesta kao što su {​{project-name}​} i {​{today}​} kao i vaš firmeni logo. Za numerisanje stranica koristimo funkciju ugrađenu u Word. Dodatno, naša "Brza štampa obrazac" sadrži detalje firme kao što su ime, adresa i veb stranica u podnožju.

Da biste prilagodili ove detalje svojim zahtevima, dvaput Kliknite na zaglavlje ili podnožje. Takođe možete koristiti meni Insert u Wordu da dodate i Uredite zaglavlje i podnožje.

Za projektne logotipe imamo posebno rezervisano mesto: {​{project-logo}​} Ovo rezervisano mesto može se koristiti umesto vašeg uobičajenog logotipa i prikazuje sliku ili grafiku koju ste postavili kao logo u postavkama Projekta.

Ipak, napominjemo da slika umetnuta preko rezervisanog mesta može biti iskrivljena ili prevelika. Ako se to dogodi, molimo vas da odustanete od korišćenja rezervisanog mesta i direktno umetnete sliku u obrazac. Tamo možete jasno odrediti poziciju i veličinu i vaše zaglavlje će izgledati dobro u svakom izveštaju.

U principu, isto važi i za Excel obrasce, sa razlikom što postoji posebna Lista rezervisanih mesta.

U Excel obrascu možete kreirati Formule i Dijagrame koji će u finalnom izveštaju biti popunjeni podacima iz docu tools.

Kada ste obrazac izveštaja oblikovali prema svojim željama i zahtevima, vreme je da ga otpremite za dalju upotrebu.

Molimo vas da imate na umu da se mogu otpremiti samo formati .docx i .xlsx.

Evo kako:

Možda imate različite obrasce za različite projekte. Da biste osigurali da se odgovarajući obrazac koristi samo za određeni Projekat, trebalo bi ga Dodeliti samo tom projektu. Opšti obrasci mogu biti dostupni za sve projekte.

Dodeliti svim projektima: - Aktivirati u koloni Dodeliti svim projektima kućicu za obrazac izveštaja koji želite koristiti u svim projektima.

Dodeliti jednom ili više određenim projektima: - Uverite se da kućica Dodeliti svim projektima nije označena. Ako jeste, deaktivirajte je. - Navigirajte do menija ... izveštaja. - Izaberite opciju Dodeliti projektima. - Izaberite projekte za koje želite koristiti obrazac. - Kliknite na Funkcionalno dugme Dodeliti.

Alternativno,

Obrasci izveštaja mogu se dodati ili Ukloniti za određene projekte i preko postavki Projekta. Više informacija o postavkama Projekta možete pronaći u članku Postavke projekta.

Izaberite opciju Preuzeti ili Ukloniti, u zavisnosti od željene akcije.

Da biste stekli sveobuhvatno razumevanje ove funkcije, možete takođe prisustvovati delu našeg uživo seminara koji se bavi izveštajima i obrascima. Seminar uključuje praktične demonstracije i objašnjenja i pruža vizuelni vodič za efikasno korišćenje ovog alata. Posetite seminar na ovom linku i poboljšajte svoje veštine u radu sa obrazcima izveštaja.