Pentru a crea Șabloane de Raport, trebuie să fiți Proprietarul organizației sau să fiți autorizat de Proprietarul organizației cu permisiunea Gestionarea proiectelor.

Șabloanele de Raport pot fi create și gestionate exclusiv în Aplicația web docu tools.

Puteți găsi Șabloanele de Raport făcând Click pe bara neagră de la partea superioară a ecranului în docu tools și selectând Șabloane de Raport.

Rapoartele și Șabloanele lor pot fi create doar în formatele Word (.docx) sau Excel (.xlsx). Când creați sau ajustați un Șablon de Raport, utilizați cunoștințele dumneavoastră obișnuite de utilizare Word sau Excel. Orice text pe care îl introduceți în Șablon este static și va rămâne neschimbat pentru fiecare Raport creat folosind acest Șablon. Puteți ajusta stilurile și dimensiunile atât pentru textul static cât și pentru textul placeholder după cum doriți. Aceste setări vor fi luate în considerare la crearea Raportului.

Pentru a umple Raportul dumneavoastră viitor cu datele din docu tools, adăugați placeholdere. Aceste placeholdere funcționează ca marcaje în cadrul Șablonului dumneavoastră și indică unde trebuie inserate datele din docu tools. De exemplu, puteți crea un placeholder ca {{project-name}} în Șablon, care va fi umplut dinamic cu numele actual al Proiectului din docu tools când se creează Raportul. Există liste diferite de placeholdere pentru Excel și pentru Word, deoarece unele sunt disponibile doar într-o Versiune sau alta. Placeholderele trebuie utilizate exclusiv în engleză din motive de programare.

Exemplu: Placeholderul {{Pin-category}} reprezintă Categorie Pin:

De asemenea, puteți seta formatarea placeholderului care va fi afișată în Raportul final.

Exemplu: {{Pin-category}} -> Defect minor

Există diferite Categorii de placeholdere disponibile:

Sfat: Când utilizați placeholdere pentru Sarcini și Pinuri, există o particularitate. Deoarece Pinurile și Sarcinile apar adesea de mai multe ori într-un Raport, zona în care apar aceste placeholdere trebuie definită. Această zonă restricționată va fi umplută cu datele unui Pin sau ale unei Sarcini și va fi replicată de atâtea ori câte Pinuri și Sarcini apar în Raport.

Secțiunea începe întotdeauna cu {{Pins}} sau {{Tasks}} și se încheie cu {{/Pins}} sau {{/Tasks}}. Toate elementele dintre aceste două placeholdere sunt afișate repetat, în funcție de numărul de Pinuri sau Sarcini.

Prin utilizarea eficientă a acestor placeholdere, puteți crea Șabloane dinamice și flexibile care reprezintă precis datele din Proiectele, Rapoartele și Sarcinile dumneavoastră.

Pentru a simplifica procesul, este cel mai bine să începeți cu unul dintre Șabloanele de Raport furnizate de docu tools. Acestea sunt disponibile atât în Word (.docx) cât și în Excel (.xlsx). După Descărcare, ajustați Șablonul conform nevoilor dumneavoastră. Modificați layout-ul, adăugați logo-ul dumneavoastră și ajustați conținutul conform cerințelor dumneavoastră.

Dacă preferați să începeți cu o pagină goală, vă recomandăm să Descărcați unul dintre Șabloanele noastre și să îl utilizați ca ghid și referință pentru crearea propriului dumneavoastră Șablon.

Puteți Editați pagina de titlu cu elemente precum logo-uri, imagini și grafice. Utilizați placeholdere pentru informațiile pe care doriți să le obțineți direct din docu tools. După pagina de titlu, puteți introduce texte statice precum descrierile Proiectului sau detaliile de contact, care rămân neschimbate atâta timp cât nu se fac modificări la Șablon. Acestea pot fi separate după necesitate prin întreruperi de pagină.

Pentru o prezentare clară și bine structurată, datele despre Pinuri și Sarcini sunt formatate în tabele. Secțiunea începe întotdeauna cu {{Pins}} respectiv {{tasks}} și se încheie cu {{/Pins}} respectiv {{/tasks}}. Toate elementele dintre cele două placeholdere sunt repetate în funcție de numărul de Pinuri sau Sarcini. Acest lucru nu doar că oferă o mai bună vizualizare, dar permite și inserarea de întreruperi de pagină după necesitate.

Sfat: Dacă doriți să inserați o întrerupere de pagină după fiecare Pin, utilizați placeholderul {{page break}}.

Textul static al unui Șablon de Raport este afișat așa cum este specificat, în timp ce conținuturile placeholdere sunt umplute dinamic cu conținuturile din Aplicație. Ajustați atât textele statice cât și textele placeholdere în stil și dimensiune conform nevoilor dumneavoastră. Aceste setări sunt aplicate automat când se creează un Raport bazat pe acest Șablon.

Pentru mai multe informații despre placeholdere, vă rugăm să citiți articolul Placeholdere.

Antetele și subsolurile conțin într-un Raport informații importante care sunt întotdeauna afișate, cum ar fi Titlul proiectului, logo-ul, data Raportului, numerele de pagină etc. Antetele și subsolurile sunt afișate pe toate paginile Raportului, cu excepția copertei.

În Șabloanele noastre de Raport predefinite, antetele și subsolurile sunt deja integrate, începând de la pagina 2. Antetele includ, printre altele, placeholderele {{project-name}} și {{today}}, precum și logo-ul companiei dumneavoastră. Pentru numerotarea paginilor, utilizăm funcția inclusă în Word. În plus, "Șablonul nostru de tipărire rapidă" include detalii ale companiei, cum ar fi numele, adresa și site-ul web, în subsol.

Pentru a ajusta aceste detalii conform cerințelor dumneavoastră, faceți dublu Click în antet sau în subsol. Puteți folosi și meniul Inserare din Word pentru a adăuga și Editați antete și subsoluri.

Pentru logo-urile Proiectelor, am integrat un placeholder special: {{project-logo}} Acest placeholder poate fi utilizat în locul logo-ului dumneavoastră obișnuit și va afișa imaginea sau grafica pe care ați setat-o ca logo în setările Proiectului.

Totuși, vă informăm că imaginea inserată prin placeholder poate fi afișată distorsionată sau prea mare. Dacă se întâmplă acest lucru, vă rugăm să renunțați la utilizarea placeholderului și să inserați imaginea direct în Șablon. Acolo puteți determina clar poziția și dimensiunea, astfel încât antetul să arate bine în fiecare Raport.

Principiul este același ca pentru Șabloanele Word, cu diferența că există o listă proprie de placeholdere.

În Șablonul Excel, puteți crea Formule și Diagrame care vor fi umplute în Raportul final cu datele din docu tools.

Când ați ajustat Șablonul de Raport conform dorințelor și cerințelor dumneavoastră, este momentul să îl încărcați pentru utilizare ulterioară.

Vă rugăm să rețineți că numai formatele .docx și .xlsx pot fi încărcate.

Iată cum:

Este posibil să aveți diferite Șabloane pentru diferite Proiecte. Pentru a asigura că numai Șablonul corespunzător este utilizat pentru un Proiect specific, acesta ar trebui să fie atribuit doar acelui Proiect. Șabloanele generale pot fi disponibile pentru toate Proiectele.

Atribuirea tuturor Proiectelor:

Atribuirea unuia sau mai multor Proiecte specifice:

Alternativ,

Șabloanele de Raport pot fi adăugate sau Eliminate pentru Proiecte specifice și prin setările Proiectului. Pentru mai multe informații despre setările Proiectului, vă rugăm să citiți articolul Setări Proiect.

Selectați fie opțiunea Descărcați, fie Eliminați, în funcție de acțiunea dorită.

Pentru a obține o înțelegere cuprinzătoare a acestei funcții, puteți participa și la partea seminarului nostru live care se ocupă de Rapoarte și Șabloane. Seminarul include demonstrații practice și explicații și oferă un ghid vizual pentru utilizarea eficientă a acestui instrument. Participați la seminar la acest link și îmbunătățiți-vă cunoștințele despre gestionarea Șabloanelor de Raport.