O Gerenciamento de licenças está disponível apenas no Aplicativo web. Click no ícone de engrenagem no canto superior direito da barra preta e selecione Gerenciamento de licenças. O Gerenciamento de licenças é visível apenas para o Proprietário da organização e Usuários com a permissão correspondente.

Basicamente, qualquer Usuário que cria uma Conta (de teste) para docu tools é o Proprietário da sua própria Organização e pode, através do Gerenciamento de licenças, Convidar outros Membros para a sua Organização, desde que um Conta docu tools ainda não tenha sido criada para esses Endereços de e-mail.

As Empresas determinam ao encomendar as Licenças docu tools um Proprietário da organização, cuja Conta pela docu tools GmbH todas as Licenças serão Atribuídas. Este Proprietário da organização é então responsável pela atribuição dessas Licenças aos respectivos funcionários.

Ao se registrar, você fornece o Nome da empresa. Este é agora o nome da sua Organização, que também é visível para parceiros de Projeto em docu tools.

Além disso, você fornece seu nome e seu Endereço de e-mail. Você receberá no Endereço de e-mail o link para Ativar sua Conta, então certifique-se de que não há erros de digitação e que você tem acesso a esta Conta de e-mail. Você pode alterar todos os dados posteriormente nas Configurações do usuário, exceto erros de digitação no Endereço de e-mail.

Para uma alteração subsequente do Nome da empresa, Click no ícone ... no Gerenciamento de licenças e selecione Gerenciar Empresa. No Campo Empresa, você pode alterar seu próprio Nome da empresa e confirmar com Salvar.

Além disso, você pode criar uma Lista de Empresas, caso sua Empresa tenha, por exemplo, vários locais ou se você deseja fazer uma atribuição de Usuários por departamentos. Insira os outros Nomes da empresa ou nomes de departamentos individualmente e salve-os. Através do menu suspenso na coluna "Empresa" na visão geral das Licenças, você pode então Atribuir a Empresa correspondente a cada Usuário. A Empresa é exibida ao Atribuir tarefas e facilita a seleção da pessoa responsável em grandes Organizações. No Relatório, a Empresa também pode ser exibida com o espaço reservado correspondente.

O Nome da empresa só pode ser alterado pelo Proprietário da organização. Usuários só podem alterar o próprio nome nas Configurações do usuário.

Você deseja Convidar para sua Organização todos aqueles cujas Licenças você gerencia. Normalmente, são funcionários da sua Empresa. Dentro de docu tools, eles são referidos como "Usuários internos". ATENÇÃO: Você está Convidando pessoas para sua Organização, mas não para um Projeto ou uma Equipe!

Click em Convidar para Gerenciamento de licenças. Insira o Endereço de e-mail. Click em Convidar. O Convidado agora recebe um e-mail com o convite para se juntar à sua Organização. Para isso, ele Click no Botão ou link no e-mail e define uma Senha. Ele agora é um Membro da sua Organização. Membros da Organização não têm acesso ao Gerenciamento de licenças, a menos que você lhes conceda a permissão correspondente. Eles também só podem criar seus próprios Projetos com a permissão correspondente.

Se a mensagem O Endereço de e-mail especificado já foi usado aparecer, o destinatário já criou uma Conta docu tools com esse Endereço de e-mail. A aquisição de uma Conta existente é possível, mas só pode ser feita através do backend, o que você não pode fazer por conta própria. Nesse caso, como Proprietário da organização logado, por favor, abra o chatbot em docu tools e selecione "Mover Usuário". Insira o Endereço de e-mail em questão. Nossa equipe de serviço será notificada e Moverá a Conta do Usuário para sua Organização.

Você pode Convidar quantos Usuários desejar para sua Organização. Eles só poderão usar completamente docu tools se você lhes Atribuir uma Licença ativa. Quantas Licenças ainda estão disponíveis em sua Organização, você pode ver acima da sua Lista de membros. Se você tiver uma Licença disponível, Click no Usuário correspondente nos ... e selecione Atribuir Licença. Agora, um check laranja aparecerá na coluna "pago". Este Usuário agora pode usar docu tools na extensão do seu contrato de Licença.

Se você não tiver mais Licenças disponíveis, você pode retirar a Licença de um funcionário ou entrar em Contato com nossa equipe de vendas para comprar mais Licenças.

Usuários sem Licença só podem ser Convidados para Projetos com a Função Subcontratado ou Visualizador interno.

Se o Usuário deve receber permissão para gerenciar as Licenças na Organização, marque a caixa correspondente na coluna Gerenciamento de licenças.

Se o Usuário deve receber permissão para gerenciar os Projetos na Organização, marque a caixa correspondente na coluna Gerenciar Projetos. Assim que a caixa for marcada, aparecerá o Botão com símbolo de Pasta e cadeado. Ao Clickar nele, você pode limitar quais Pastas de Projeto o Usuário pode gerenciar.

Proprietários da organização sempre têm ambas as permissões, que também não podem ser removidas.

Click nos ... na linha do funcionário correspondente. Click em Retirar Licença. Na coluna "pago", em vez do check, aparece um –, e o número de suas Licenças disponíveis na visão geral aumenta de acordo. As Licenças agora disponíveis podem ser Atribuídas a outras pessoas em sua Organização.

Funcionários que não devem mais trabalhar com docu tools (por exemplo, porque Sairam da Empresa), podem ser tornados inativos. Para isso, Click nos ... na linha correspondente e então em Desativar Usuário. O Status nessa linha muda para inativo. Com os mesmos passos, você também pode Ativar um Usuário novamente, se necessário.

Um Usuário inativo receberá uma mensagem de erro no próximo login e não poderá mais fazer login. Assim, o acesso aos seus dados é protegido.

Os dados criados por esse Usuário permanecem preservados e atribuídos a ele.

No entanto, deve-se notar o seguinte: Dados ainda não sincronizados do dispositivo móvel do Usuário não podem mais ser sincronizados e causarão uma mensagem de erro no dispositivo final. Nesse caso, você pode Ativar o Usuário novamente e, após a sincronização ser concluída, Desativá-lo novamente. Tarefas abertas que foram Atribuídas ao Usuário permanecem Atribuídas a essa pessoa. Através da Edição em massa das tarefas, você pode Atribuí-las a outra pessoa.

Para mudar o Proprietário da organização, por favor, preencha o formulário no final do artigo e envie para [email protected]. A mudança será então realizada pela nossa equipe o mais rápido possível durante nosso horário comercial.