"Adminisztrátor" egy Projekt szerep, amely aktív fizetős Licencet igényel.

Az első bejelentkezéskor vagy a docu tools-hoz való Meghíváskor kap egy aktiválási linket, hogy létrehozhasson egy Felhasználói fiókot. Ha ez nem érkezik meg, kérjük, ellenőrizze a spam mappát. Ha később próbál újra bejelentkezni egy már használt e-mail címmel, nem kap aktiválási kódot. Ebben az esetben állítsa vissza a Jelszavát és jelentkezzen be a szokásos módon.

Egy Feladat mindig egy Pin-ben jön létre, nem állhat önállóan. Feladatot hozhat létre és hozzárendelhet egy Felhasználó/Partner/Csapat számára, akik felelősek a Feladat elvégzéséért. Ezek a személyek dokumentálhatják munkájuk előrehaladását a Feladatban, és a befejezés után megfelelően megjelölhetik. Ha a Feladat mindenki megelégedésére el van végezve, akkor azt lezárhatja.

"Asszisztens" egy Projekt szerep, amely aktív fizetős Licencet igényel.

Az Értesítések tájékoztatják a Felhasználókat a Projektekben, Pinekben és Feladatokban történt újdonságokról. Ezeket e-mailben lehet fogadni, vagy a docu tools bejelentkezéskor jelennek meg.

Egy Felhasználó egy személy, aki rendelkezik docu tools Felhasználói fiókkal.

Egy Jelentésben minden kívánt információ összefoglalható egy megosztható formátumban (Word, Excel, PDF).

A Jelentéssablonban helyőrzőkkel határozzák meg, mely információkat kell átvenni egy Projektből egy Jelentésbe. Az információk naprakészen a docu tools-ból származnak.

A "Kikapcsolás" funkcióval kizárhatja a Projektekben már nem fontos tartalmakat (pl. mert elavultak), amelyekre már nincs szükség, vagy esetleg véletlenül lettek létrehozva.

Egy külső Felhasználó olyan személy, aki rendelkezik docu tools Felhasználói fiókkal a saját Szervezetén kívül, pl. egy partner Vállalatnál vagy egy Alvállalkozónál.

"Külső szemlélő" egy Projekt szerep, amely aktív fizetős Licencet igényel.

Egy belső Felhasználó olyan személy, aki rendelkezik docu tools Felhasználói fiókkal a saját Szervezetén belül (általában a saját Vállalat).

"Belső szemlélő" egy Projekt szerep, amelyhez aktív ingyenes Licenc elegendő.

Egy Partner olyan személy, aki nem rendelkezik docu tools Felhasználói fiókkal, de részt vesz egy Projektben.

Minden docu tools Felhasználó egy Felhasználói fiókot hoz létre a preferált e-mail címével. Erre a Felhasználói fiókra lehet a Licencet hozzárendelni, és ezzel a Felhasználói fiókkal lehet a Felhasználókat Projektekhez hozzáadni.

Csak egy aktív fizetős Licenccel lehet a docu tools-t teljes körűen használni. A Licencmodelltől függően az aktív Projektek és Térképek korlátozottak, de a docu tools funkcionalitásai nem korlátozottak. A Licenceket vásárlás után egy Szervezetre kapcsoljuk fel. Ha egy Szervezetben több Felhasználó van, akkor a Szervezet tulajdonosa felelős a Licencelésért.

A Licenckezelésben a Licenceket a Szervezet Felhasználói között lehet kiosztani. A Licenckezelés jogosultsága egyrészt a Szervezet tulajdonosának, másrészt minden olyan Felhasználónak van, aki a Szervezet tulajdonosától megkapta a megfelelő jogosultságot.

A docu tools-ban a "Üres Mappák" és "Partnerek" kivételével semmi sem törölhető. Ezzel biztosítjuk a vitathatatlan feljegyzést az építkezésen végzett munkákról, ahol a szubjektivitást tényekkel helyettesítjük. A docu tools segítségével kezében tarthatja az optimális teljesítményigazolást.

"Tag" egy Projektben vagy egy Csapatban résztvevő személyeket jelöl, akiket a megfelelő Meghívás funkcióval kell Meghívni.

A Mobilalkalmazás a docu tools alkalmazást jelenti okostelefonon. A Mobilalkalmazás elérhető mind Apple, mind Android készülékeken.

Itt találhatja az Értesítéseket és állíthatja be az e-mail Értesítések gyakoriságát.

Mobil eszközökön offline munka lehetséges, ha az érintett Projekteket előzőleg letöltötték az eszközre.

A Mappák segítenek az adatai szervezésében.

A Szervezet összefogja egy Vállalat összes Felhasználói fiókját. Egy Felhasználó a Szervezet tulajdonosa, ő kezeli a Licenceket. Nem minden Szervezet tagjának kell aktív Licenccel rendelkeznie. A Szervezetben lévő Felhasználók "Belső Felhasználók".

A szervezet tulajdonosai gyakran - de nem mindig - azok a személyek egy Vállalatnál, akik először regisztráltak a docu tools-ba, és akikhez a saját Vállalat többi Felhasználója hozzárendelhető. A szervezet tulajdonosai hozzáférnek a Licenckezeléshez, másokat Meghívhatnak Szervezetükbe, és Licencet és jogosultságokat rendelhetnek hozzá.

Hozzáféréshez a docu tools Felhasználói fiókjához Jelszót kell beállítania. Ezt a Jelszót szükséges használnia, ha a Mobilalkalmazást vagy a Tablet Alkalmazást használja.

A Pin a docu tools szíve. Itt gyűjti össze az összes releváns adatot a dokumentált objektumról – legyen az egy hiba, egy építési előrehaladás vagy egy meglévő objektum.

A Pin segítségével jelöli meg a Térképen azt a helyet, ahol az objektum található. A Pin színe segít a kategorizálásban. Fotókkal dokumentálhatja a valós nézetet. A Pin-Szabályozóval gyorsan hozzáadhat definíciókat. Az adatkészletek segítenek bővebb háttérinformációkat egyszerűen csatolni. Az esetlegesen felmerülő Feladatokat itt foglalja össze és rendeli hozzá a végrehajtó Partnerhez. Ez a Partner dokumentálhatja munkáját a Feladatban, és visszaküldheti Önnek az átvételre.

A Szerep meghatározza, hogy mit tehet egy Tag egy Projektben. Az Adminisztrátor, Asszisztens és Külső szemlélő Szerepekhez aktív docu tools Licenc szükséges. A Belső szemlélő és Alvállalkozó Szerepek olyan Felhasználóknak adhatók, akik nem rendelkeznek aktív Licenccel.

"Alvállalkozó" egy Projekt szerep, amelyhez aktív ingyenes Licenc elegendő. Ezt a Szerepet általában olyan Vállalatoknak osztják ki, amelyek kizárólag kijelölt Feladatokat hajtanak végre és dokumentálják előrehaladásukat.

Az adatszinkronizáció egyezteti az adatokat a különböző végberendezések között, és teszi elérhetővé az új adatokat minden érintett számára. Problémák merülhetnek fel, ha a szinkronizációk közötti időtartam túl hosszú.

Tablet Alkalmazás a tabletten használt alkalmazást jelenti.

Egy Csapat a docu tools-ban egy olyan Csoport tagjaiból áll, akiknek bizonyos Feladatokat kell elvégezniük, ahol nem számít, hogy melyik Csapat tag végzi el konkrétan a Feladatot, pl. minden egy telepítő Vállalat alkalmazottja vagy minden helyszíni festő. Fontos, hogy minden Csapat tagnak ugyanaz a Projekt szerepe legyen, különben hibaüzenetek jelenhetnek meg.

Amikor először regisztrál egy docu tools Felhasználói fiókra, egy 14 napos tesztidőszak kezdődik, amikor a docu tools a pocket tool Licenccel ingyenesen használható.

Web Alkalmazás a docu tools használatát jelenti böngészőben, pl. Chrome vagy Firefox.