Membrii unui proiect sunt împărțiți în două grupuri: Utilizatori interni din propria Organizație și utilizatori externi cum ar fi utilizatorii docu tools din alte organizații și Contacte, inclusiv Subcontractanți.

Un utilizator intern este un utilizator docu tools din Organizația dumneavoastră, care poate fi invitat într-un Proiect. Aveți posibilitatea de a Invitați utilizatori fie prin meniul „Membri”, fie prin „Gestionarea utilizatorilor”. Fiecare utilizator intern poate avea permisiuni specifice atribuite, în funcție de Rolul său în proiect.

Un utilizator extern este un partener de Proiect dintr-o organizație străină în docu tools. Acesta poate fi fie un utilizator licențiat docu tools, fie un utilizator liber, care acționează ca „Subcontractant”, „Vizualizator intern” sau ca „Contact”.

Contactele sunt companii sau utilizatori individuali care nu au un cont de utilizator docu tools și, prin urmare, nu pot accesa proiectul.

Pentru utilizarea rolurilor de Administrator, Colaborator și Vizualizator extern este necesară o Licență docu tools activă și plătită. Cerința minimă este Licența pocket tool. Utilizatorii pocket tool pot fi invitați să participe la un număr nelimitat de proiecte.

Dacă unui utilizator fără o Licență activă i se atribuie unul dintre aceste roluri, acesta va fi denumit „nelicențiat”. În acest caz, el va avea doar permisiunile și drepturile de acces care corespund rolului de Subcontractant, indiferent de rolul care i-a fost inițial atribuit.

Subcontractanții și vizualizatorii interni nu necesită o Licență plătită pentru a participa la unul sau mai multe proiecte, aici este suficientă Licența gratuită.

În tabelul următor găsiți detalii despre permisiunile specifice de vizualizare și editare ale fiecărui Rol de utilizator într-un proiect.

Este important de notat că, în condiții normale, doar Administratorul are drepturi de editare pentru setările proiectului. Totuși, permisiunea de a edita setările proiectului poate fi acordată și altor roluri de proiect prin secțiunea Gestionarea licențelor. Citiți aici pentru detalii.

În docu tools atribuiți membrilor proiectului roluri specifice proiectului. Aceste roluri determină nivelul de acces și permisiunile pe care le au persoanele pentru a vizualiza sau contribui la conținut.

Următoarele roluri sunt disponibile:

(de exemplu, manager de proiect, șef de șantier, tehnician)

Administratorii au drepturi de acces care le permit să efectueze diverse sarcini importante în cadrul proiectului. Ei pot crea conținut nou, Invitați membri ai proiectului și să facă modificări la toate conținuturile și Sarcinile existente. În plus, Administratorii sunt responsabili exclusiv pentru ajustarea setărilor proiectului și încărcarea Planurilor. Poate exista unul sau mai mulți Administratori, în funcție de necesitățile proiectului.

Rolul de Administrator în proiecte este în general destinat contractorilor principali care primesc comenzi și le deleghează apoi Subcontractanților, managerilor de proiect și șefilor de șantier. Sarcina lor este de a supraveghea executarea generală a Sarcinilor și de a asigura o coordonare eficientă între diferiții actori implicați în proiect.

(de exemplu, manager de proiect, tehnician, șef de echipă, cu restricții)

Colaboratorii pot vizualiza toate conținuturile dintr-un proiect, dar sunt autorizați să modifice doar conținuturile create de ei. Ei pot crea propriile lor Pin-uri și Sarcini. În plus, Colaboratorii pot marca Sarcinile ca „finalizate” sau „respinte” doar dacă acestea le sunt Atribuite. De asemenea, ei pot închide doar Pin-urile și Sarcinile create de ei. Nu sunt autorizați să adauge noi membri ai proiectului sau să modifice setările proiectului. Totuși, ei sunt capabili să creeze rapoarte și au acces la vizualizarea și crearea de Media și grupuri.

Informații: Această Rol este destinată angajaților care sunt activ implicați în lucrul la proiect, dar nu au drepturi imediate de a marca toate Sarcinile ca fiind completate sau de a interveni în alte procese.

(de exemplu, Investitor, topograf, Subcontractant, care pot seta Pin-uri)

Vizualizatorii externi primesc acces la toate Planurile și Pin-urile asociate Sarcinilor care le sunt Atribuite. Ei au posibilitatea de a crea Pin-uri, Sarcini și Media în scopuri documentare. Similar Subcontractanților, ei au, de asemenea, posibilitatea de a crea rapoarte. Vizualizatorii externi, însă, nu au acces la setările și membrii proiectului. În ceea ce privește Media, ei pot vizualiza doar fotografiile Pin-urilor create de ei sau Sarcinile care le sunt Atribuite, similar rolului de Subcontractant.

Informații: Această Rol este destinată Subcontractanților care sunt responsabili pentru documentarea activităților de pe șantier, cum ar fi actualizările și reviziile managementului proiectului. Ei execută, de asemenea, Sarcinile Atribuite de managerul local de șantier. În plus, acest Rol poate fi extins către clienți, astfel încât aceștia să își poată introduce lucrările sau solicitările direct în docu tools și să fie informați despre progresul și finalizarea proiectelor lor.

(de exemplu, angajați de back-office, șefi de departament)

Vizualizatorii interni au posibilitatea de a accesa și vizualiza toate conținuturile proiectului, dar nu pot face modificări sau adăugiri. Așadar, este vorba despre un Rol simplu de observator. Este important de notat că vizualizatorii interni nu pot crea rapoarte.

Informație: Acest Rol servește în primul rând ca observator pasiv, oferind persoanelor cum ar fi proprietarii, avocații sau alte persoane relevante o perspectivă asupra proiectului, fără a putea modifica conținutul acestuia.

Când unui Subcontractant i se Atribuie o Sarcină, acesta poate vedea acel Plan, Pin-ul corespunzător și toate conținuturile Media ale acelui Pin. Subcontractanții pot apoi gestiona Sarcinile Atribuite în docu tools, inclusiv adăugarea de Media și comentarii la Pin-uri, marcarea Sarcinilor ca „finalizate” sau „respinte” și crearea de rapoarte. Odată ce o Sarcină este marcată ca „finalizată” sau a fost respinsă, aceasta nu mai este vizibilă pentru Subcontractant. Companiile care sunt invitate ca Subcontractanți în proiecte pot folosi fie Versiunea gratuită de docu tools, fie pot deține propria lor Licență, dar au Rolul de Subcontractant și drepturile de acces asociate pentru acel proiect.

Rolul de Subcontractant este destinat companiilor care sunt în primul rând implicate în executarea Sarcinilor Atribuite și care conduc o documentație detaliată în timpul acestui proces.

Pentru a Invitați un utilizator într-un proiect, urmați pașii următori:

Contactele sunt companii sau persoane individuale care nu utilizează docu tools, fie ca utilizatori docu tools cu Licență plătită, fie ca utilizatori docu tools cu Licență gratuită. Tipul de Membru este special conceput pentru a stoca informații importante de Contact pentru subcontractori externi și pentru a documenta Sarcinile care le sunt Atribuite. Este important de notat că aceste Contacte nu primesc Notificări de la aplicația noastră și nu au acces la proiect în cadrul aplicației. Cu toate acestea, ele pot crea rapoarte care includ Pin-urile și Sarcinile care le sunt Atribuite și pot distribui aceste rapoarte corespunzător.

Pentru a adăuga un Contact într-un proiect, urmați pașii următori:

Toate Contactele care au o Adresă de e-mail asociată pot fi invitate ulterior ca membri activi în proiect prin Butonul "Invitați ca Membru" din zona "Listă de Contacte".

Pentru a putea gestiona proiecte în cadrul unei Organizații, este necesară o permisiune specială acordată de proprietarul Organizației. De asemenea, este necesară o Licență plătită activă. Permisiunea de „Gestionare proiecte” poate fi acordată global pentru toate proiectele sau poate fi limitată la proiecte specifice.

Pentru a obține o înțelegere cuprinzătoare a rolurilor noastre, puteți viziona seminariile noastre live despre Roluri & Drepturi la acest link.