Aby tworzyć szablony raportu, musisz być Właścicielem organizacji lub otrzymać od Właściciela organizacji uprawnienia do zarządzania Projektami.

Szablony raportu można tworzyć i zarządzać wyłącznie w Aplikacji internetowej docu tools.

Szablony raportu znajdziesz, klikając w docu tools na czarnym pasku na górze ekranu na ikonę zębatki i wybierając Szablony raportu.

Raporty i ich szablony można tworzyć tylko w formatach Word (.docx) lub Excel (.xlsx). Gdy tworzysz lub dostosowujesz szablon raportu, używaj swojej wiedzy na temat obsługi Worda lub Excela. Każdy tekst, który wpiszesz bezpośrednio do szablonu, jest statyczny i pozostaje niezmieniony dla każdego raportu utworzonego na podstawie tego szablonu. Możesz dostosować style i rozmiary zarówno statycznego tekstu, jak i tekstu zastępczego według własnych preferencji. Te ustawienia są uwzględniane przy tworzeniu raportu.

Aby wypełnić swój przyszły raport danymi z docu tools, dodaj placeholdery. Te placeholdery działają jako znaczniki w szablonie, wskazując, gdzie mają zostać wstawione dane z docu tools. Możesz na przykład utworzyć placeholder {​{project-name}​} w szablonie, który podczas tworzenia raportu zostanie dynamicznie wypełniony rzeczywistą nazwą projektu w docu tools. Istnieją różne listy placeholderów dla Excela i dla Worda, ponieważ niektóre są dostępne tylko w jednej z tych wersji. Placeholdery muszą być używane wyłącznie w języku angielskim ze względów programistycznych.

Przykład: Placeholder {​{Pin-category}​} oznacza Kategoria pinezki: - {​{Pin-category}​} -> Drobna wada

Możesz również ustawić formatowanie placeholdera, które zostanie wyświetlone w gotowym raporcie.

Przykład: {​{Pin-category}​} -> Drobny defekt

Dostępne są różne kategorie placeholderów:

Wskazówka: Podczas używania placeholderów zadań i pinezek istnieje pewna specyfika. Ponieważ pinezki i zadania często pojawiają się wielokrotnie w raporcie, obszar, w którym pojawiają się te placeholdery, musi być zdefiniowany. Ten ograniczony obszar jest wypełniany danymi z pinezki lub zadania i jest replikowany tyle razy, ile pinezek i zadań pojawia się w raporcie.

Sekcja zawsze zaczyna się od {​{Pins}​} lub {​{Tasks}​} i kończy na {​{/Pins}​} lub {​{/Tasks}​}. Wszystkie elementy pomiędzy tymi placeholderami są wyświetlane wielokrotnie w zależności od liczby pinezek lub zadań.

Dzięki skutecznemu wykorzystaniu tych placeholderów możesz tworzyć dynamiczne i elastyczne szablony, które dokładnie przedstawiają dane z Twoich projektów, raportów i zadań.

Aby uprościć proces, najlepiej zacząć od jednego z szablonów raportu dostarczonych przez docu tools. Są dostępne zarówno w Word (.docx), jak i w Excel (.xlsx). Po pobraniu dostosuj szablon do swoich potrzeb. Zmień układ, dodaj swoje logo i dostosuj zawartość do swoich wymagań.

Jeśli wolisz zacząć od pustej strony, zalecamy jednak pobranie jednego z naszych szablonów i używanie go jako przewodnika i odniesienia do tworzenia własnego szablonu.

Możesz edytować stronę tytułową, dodając elementy takie jak loga, obrazy i grafiki. Użyj placeholderów dla informacji, które chcesz bezpośrednio pobrać z docu tools. Po stronie tytułowej możesz wstawić statyczne teksty, takie jak opisy projektów czy dane kontaktowe, które pozostają niezmienione, dopóki nie zostaną wprowadzone zmiany w szablonie. Te mogą być oddzielone przez podziały stron.

Dla czytelnej i dobrze zorganizowanej prezentacji dane o pinezkach i zadaniach są formatowane w tabelach. Sekcja zawsze zaczyna się od {​{Pins}​} lub {​{tasks}​} i kończy na {​{/Pins}​} lub {​{/tasks}​}. Wszystkie elementy między tymi placeholderami są wyświetlane wielokrotnie w zależności od liczby pinezek lub zadań. Zapewnia to nie tylko lepszy przegląd, ale także umożliwia wstawienie podziałów stron w razie potrzeby.

Wskazówka: Jeśli chcesz wstawić podział strony po każdej pinezce, użyj placeholdera {​{page break}​}.

Statyczny tekst szablonu raportu jest wyświetlany zgodnie z podanymi instrukcjami, podczas gdy zawartość placeholderów jest dynamicznie wypełniana treściami z aplikacji. Dostosuj zarówno statyczne teksty, jak i teksty placeholderów pod względem stylu i rozmiaru do swoich potrzeb. Te ustawienia są automatycznie przyjmowane, gdy raport jest tworzony na podstawie tego szablonu.

Aby uzyskać więcej informacji na temat placeholderów, przeczytaj artykuł Placeholdery.

Nagłówek i stopka zawierają ważne informacje, które są zawsze wyświetlane w raporcie, takie jak Tytuł projektu, logo, data raportu, numery stron itp. Nagłówki i stopki są wyświetlane na wszystkich stronach raportu, z wyjątkiem strony tytułowej.

W naszych gotowych szablonach raportu nagłówki i stopki są już zintegrowane, zaczynając od strony 2. Nagłówki zawierają między innymi placeholdery {​{project-name}​} i {​{today}​} oraz logo Twojej firmy. Do numeracji stron używamy funkcji zawartej w Wordzie. Dodatkowo nasza "Szybka szablona druku" zawiera szczegóły firmy, takie jak nazwa, adres i strona internetowa w stopce.

Aby dostosować te szczegóły do swoich wymagań, kliknij dwukrotnie w nagłówek lub stopkę. Możesz także użyć menu Wstawianie w Wordzie, aby dodać i edytować nagłówki i stopki.

Dla logo projektu mamy specjalny placeholder: {​{project-logo}​} Ten placeholder może być używany zamiast tradycyjnego logo i pokazuje obraz lub grafikę, którą ustawiłeś w ustawieniach projektu jako logo.

Zwracamy jednak uwagę, że obraz wstawiony za pomocą placeholdera może być zniekształcony lub zbyt duży. Jeśli tak się stanie, zrezygnuj z użycia placeholdera i wstaw obraz bezpośrednio do szablonu. Wtedy możesz jednoznacznie określić pozycję i rozmiar, a Twoja stopka będzie wyglądała dobrze w każdym raporcie.

Zasady dla szablonów Excel są podobne do tych dla szablonów Word, z tą różnicą, że istnieje osobna lista placeholderów.

W szablonie Excel możesz tworzyć Formuły i Wykresy, które w finalnym raporcie będą wypełnione danymi z docu tools.

Gdy szablon raportu zostanie zaprojektowany zgodnie z Twoimi życzeniami i wymaganiami, nadszedł czas, aby przesłać go do dalszego użytku.

Proszę zwrócić uwagę, że można przesyłać tylko formaty .docx oraz .xlsx.

Oto jak to zrobić:

Możliwe, że masz różne szablony dla różnych projektów. Aby upewnić się, że odpowiedni szablon jest używany tylko dla określonego projektu, powinien być przypisany tylko do tego projektu. Ogólne szablony mogą być dostępne dla wszystkich projektów.

Przypisz do wszystkich projektów: - Aktywuj w kolumnie Przypisz do wszystkich projektów pole wyboru dla szablonu raportu, który chcesz używać we wszystkich projektach.

Przypisz do jednego lub kilku określonych projektów: - Upewnij się, że pole wyboru Przypisz do wszystkich projektów nie jest zaznaczone. Jeśli jest, dezaktywuj je. - Przejdź do menu ... raportu. - Wybierz opcję Przypisz do projektów. - Wybierz projekty, dla których chcesz użyć szablonu. - Kliknij na przycisk funkcyjny Przydziel.

Alternatywnie,

Szablony raportu mogą być również dodawane lub usuwane dla określonych projektów przez ustawienia projektu. Więcej informacji o ustawieniach projektu znajdziesz w artykule Ustawienia projektu.

Wybierz opcję Pobierz lub Usuń, w zależności od potrzebnej akcji.

Aby uzyskać pełne zrozumienie tej funkcji, możesz również wziąć udział w części naszego seminarium na żywo, które dotyczy raportów i szablonów. Seminarium zawiera praktyczne demonstracje i wyjaśnienia oraz oferuje wizualny przewodnik po skutecznym wykorzystaniu tego narzędzia. Odwiedź seminarium pod tym linkiem i popraw swoje umiejętności w zakresie korzystania z szablonów raportu.