Uprawnienia
Aby tworzyć szablony raportu, musisz być Właścicielem organizacji lub otrzymać od Właściciela organizacji uprawnienie Zarządzanie projektami
.
Szablony raportu można tworzyć i zarządzać wyłącznie w Aplikacji internetowej docu tools.
Gdzie znajdę szablony raportu?
Szablony raportu znajdziesz, klikając w docu tools na czarnym pasku na górze ekranu na ikonę zębatki i wybierając Szablony raportu
.
Formaty raportów
Raporty i ich szablony można tworzyć tylko w formatach Word (.docx) lub Excel (.xlsx). Gdy tworzysz lub dostosowujesz szablon raportu, używasz swojej normalnej wiedzy na temat obsługi Worda lub Excela. Każdy tekst, który wprowadzisz bezpośrednio do szablonu, jest statyczny i pozostaje taki sam dla każdego raportu utworzonego z tego szablonu. Możesz dostosować style i rozmiary zarówno statycznego tekstu, jak i tekstu zastępczego według własnego uznania. Te ustawienia są uwzględniane podczas tworzenia raportu.
Placeholdery
Aby wypełnić swój przyszły raport danymi z docu tools, dodaj placeholdery. Te placeholdery działają jako znaczniki w szablonie, wskazując, gdzie mają zostać wstawione dane z docu tools. Możesz na przykład utworzyć w szablonie placeholder {{
project-name
}}
, który podczas tworzenia raportu zostanie dynamicznie wypełniony rzeczywistą nazwą projektu w docu tools. Dostępne są różne listy placeholderów dla Excela i dla Worda, ponieważ niektóre są dostępne tylko w jednej z tych wersji. Placeholdery muszą być używane wyłącznie w języku angielskim ze względów programistycznych.
Przykład: Placeholder {{
Pin-category
}}
oznacza Kategoria pinezki: - {{
Pin-category
}}
-> Drobna wada
Możesz także ustawić formatowanie placeholdera, które będzie wyświetlane w gotowym raporcie.
Przykład: {{Pin-category
}}
-> Drobna usterka
Dostępne są różne kategorie placeholderów:
Placeholdery oparte na projekcie: -
{{
project-name
}}
-{{
project-logo
}}
Placeholdery oparte na raporcie: -
{{
author
}}
-{{
pagebreak
}}
Placeholdery oparte na pinezkach: -
{{
Pin-number
}}
-{{
Pin-title
}}
Placeholdery oparte na zadaniach: -
{{
task-title
}}
-{{
task-status
}}
Wskazówka: Przy używaniu placeholderów zadań i pinezek istnieje pewna specyfika. Ponieważ pinezki i zadania często występują wielokrotnie w raporcie, należy zdefiniować obszar, w którym te placeholdery się pojawiają. Ten ograniczony obszar zostanie wypełniony danymi z pinezki lub zadania i zostanie zreplikowany tyle razy, ile pinezek i zadań występuje w raporcie.
Sekcja zawsze zaczyna się od {{
Pins
}}
lub {{
Tasks
}}
i kończy na {{
/Pins
}}
lub {{
/Tasks
}}
. Wszystkie elementy pomiędzy tymi placeholderami są wyświetlane wielokrotnie w zależności od liczby pinezek lub zadań.
Efektywne wykorzystanie tych placeholderów pozwala na tworzenie dynamicznych i elastycznych szablonów, które dokładnie przedstawiają dane z Twoich projektów, raportów i zadań.
Krok 1: Pobierz i dostosuj szablon raportu
Aby uprościć proces, najlepiej zacząć od jednego z szablonów raportu dostarczonych przez docu tools. Są one dostępne zarówno w formacie Word (.docx), jak i Excel (.xlsx). Po pobraniu dostosuj szablon do swoich potrzeb. Zmień układ, dodaj swoje logo i dostosuj zawartość do swoich wymagań.
Jeśli wolisz zacząć od pustej strony, zalecamy jednak pobranie jednego z naszych szablonów i używanie go jako przewodnika i odniesienia do tworzenia własnego szablonu.
Dostosowywanie szablonów Word
Możesz edytować stronę tytułową, dodając elementy takie jak loga, obrazy i grafiki. Użyj placeholderów dla informacji, które chcesz bezpośrednio pobrać z docu tools. Po stronie tytułowej możesz wstawić statyczne teksty, takie jak opisy projektów czy dane kontaktowe, które pozostają niezmienione, dopóki nie zostaną wprowadzone zmiany w szablonie. Te mogą być oddzielone przez przerwy stronicowe, jeśli jest to potrzebne.
Dla jasnej i dobrze zorganizowanej prezentacji dane pinezek i zadań są formatowane w tabelach. Sekcja zawsze zaczyna się od {{
Pins
}}
lub {{
tasks
}}
i kończy na {{
/Pins
}}
lub {{
/Tasks
}}
. Wszystkie elementy między tymi placeholderami są powtarzane w zależności od liczby pinezek lub zadań. Nie tylko zapewnia to lepszy przegląd, ale także umożliwia wstawienie przerw stronicowych, jeśli jest to potrzebne.
Wskazówka: Jeśli chcesz wstawić przerwę stronicową po każdej pinezce, użyj placeholdera {{
page break
}}
.
Statyczny tekst szablonu raportu jest wyświetlany zgodnie z wprowadzonymi danymi, podczas gdy zawartość placeholderów jest dynamicznie wypełniana treściami z aplikacji. Dostosuj zarówno statyczne teksty, jak i teksty placeholderów pod względem stylu i rozmiaru do swoich potrzeb. Te ustawienia są automatycznie stosowane, gdy raport jest tworzony na podstawie tego szablonu.
Aby uzyskać więcej informacji na temat placeholderów, przeczytaj artykuł Placeholdery.
Jak prawidłowo formatować nagłówek i stopkę w szablonie raportu Word?
Nagłówek i stopka zawierają w raporcie ważne informacje, które zawsze są wyświetlane, takie jak tytuł projektu, logo, data raportu, numery stron itp. Nagłówki i stopki są wyświetlane na wszystkich stronach raportu, z wyjątkiem strony tytułowej.
W naszych gotowych szablonach raportu nagłówki i stopki są już zintegrowane, zaczynając od strony 2. Nagłówki zawierają między innymi placeholdery {{
project-name
}}
i {{
today
}}
oraz logo Twojej firmy. Do numeracji stron używamy funkcji zawartej w Wordzie. Dodatkowo nasza "Szybka szablona druku" zawiera w stopce szczegóły firmy, takie jak nazwa, adres i strona internetowa.
Aby dostosować te szczegóły do swoich wymagań, dwukrotnie kliknij w nagłówek lub stopkę. Możesz także użyć menu Wstawianie
w Wordzie, aby dodać i edytować nagłówki i stopki.
Dla logo projektu mamy specjalny placeholder: {{
project-logo
}}
Ten placeholder może być używany zamiast tradycyjnego logo i pokazuje obraz lub grafikę, którą ustawiłeś w ustawieniach projektu jako logo.
Zwracamy jednak uwagę, że obraz wstawiony przez placeholder może być zniekształcony lub zbyt duży. Jeśli tak się stanie, prosimy o rezygnację z placeholdera i bezpośrednie wstawienie obrazu do szablonu. Wtedy możesz jednoznacznie określić pozycję i rozmiar, a Twoja stopka będzie wyglądała dobrze w każdym raporcie.
Dostosowywanie szablonów Excel
Zasady dla szablonów Excel są podobne do tych dla szablonów Word, z tą różnicą, że istnieje własna Lista placeholderów.
W szablonie Excel możesz tworzyć Formuły
i Wykresy
, które w finalnym raporcie będą wypełnione danymi z docu tools.
Krok 2: Przesyłanie dostosowanych szablonów
Gdy szablon raportu zostanie zaprojektowany zgodnie z Twoimi życzeniami i wymaganiami, nadszedł czas, aby przesłać go do dalszego użytku.
Proszę zwrócić uwagę, że można przesyłać tylko formaty .docx oraz .xlsx.
Oto jak to zrobić:
Kliknij na ikonę zębatki w pasku menu.
Wybierz
Szablony raportu
.Lista wszystkich dostępnych szablonów raportu zostanie wyświetlona. Kliknij na
Utwórz szablon
.Przydziel znaczący tytuł dla szablonu.
Podaj język, w którym szablon raportu został stworzony.
Przemieść szablon do okna
Drag'n'Drop
lub kliknij naWybierz plik
i wybierz plik Word lub Excel.Gdy wszystkie dane zostaną wprowadzone, kliknij na
Utwórz
.
Krok 3: Zarządzanie szablonami raportu
Przydzielanie szablonów wszystkim lub wybranym projektom
Możliwe, że masz różne szablony dla różnych projektów. Aby upewnić się, że odpowiedni szablon może być używany tylko dla określonego projektu, powinien być przydzielony tylko temu projektowi. Ogólne szablony mogą być dostępne dla wszystkich projektów.
Przydziel wszystkim projektom: - Aktywuj w kolumnie Przydziel wszystkim projektom
pole wyboru dla szablonu raportu, który chcesz używać we wszystkich projektach.
Przydziel jednemu lub kilku określonym projektom: - Upewnij się, że pole wyboru Przydziel wszystkim projektom
nie jest zaznaczone. Jeśli jest, dezaktywuj je. - Przejdź do menu ...
raportu. - Wybierz opcję Przydziel do projektów
. - Wybierz projekty, dla których chcesz użyć szablonu. - Kliknij na przycisk funkcyjny Przydziel
.
Alternatywnie,
Kliknij na przycisk funkcyjny "Przydziel szablony".
W następnym widoku dodaj specyficzne raporty do każdego projektu.
Szablony raportu mogą być również dodawane lub usuwane dla określonych projektów poprzez ustawienia projektu. Więcej informacji na temat ustawień projektu znajdziesz w artykule Ustawienia projektu.
Edytuj i zastąp szablon raportu
Przejdź do widoku swoich szablonów raportu i otwórz menu
...
raportu.Wybierz opcję
Edytuj
.Przemieść nowy plik metodą przeciągnij i upuść do odpowiedniego działu lub wybierz go z biblioteki plików.
W tym widoku możesz również edytować tytuł raportu.
Kliknij na
Zapisz
.
Usuwanie i pobieranie szablonów raportu
Wybierz opcję Pobierz
lub Usuń
, w zależności od żądanej akcji.
Aby uzyskać pełne zrozumienie tej funkcji, możesz również wziąć udział w części naszego seminarium na żywo, które dotyczy raportów i szablonów. Seminarium zawiera praktyczne demonstracje i wyjaśnienia oraz oferuje wizualny przewodnik po efektywnym wykorzystaniu tego narzędzia. Odwiedź seminarium pod tym linkiem i popraw swoje umiejętności w zakresie korzystania z szablonów raportu.