Aby tworzyć Szablony raportu, musisz być Właściciel organizacji lub otrzymać od Właściciela organizacji uprawnienia do zarządzania Projektami.

Szablony raportu można tworzyć i zarządzać wyłącznie w Aplikacji internetowej docu tools.

Szablony raportu znajdziesz, klikając w docu tools na czarnym pasku na górze ekranu na ikonę zębatki i wybierając Szablony raportu.

Raporty i ich Szablony można tworzyć tylko w formatach Word (.docx) lub Excel (.xlsx). Podczas tworzenia lub dostosowywania Szablonu raportu, używaj swojej standardowej wiedzy o Wordzie lub Excelu. Każdy tekst, który wprowadzisz bezpośrednio do Szablonu, jest statyczny i pozostaje niezmieniony dla każdego Raportu utworzonego z tego Szablonu. Możesz dostosować style i rozmiary zarówno statycznego tekstu, jak i tekstu zastępczego według własnego uznania. Te ustawienia będą uwzględnione podczas tworzenia Raportu.

Aby wypełnić swój przyszły Raport danymi z docu tools, dodaj znaczniki. Te znaczniki działają jako oznaczenia w Twoim Szablonie i wskazują, gdzie dane z docu tools powinny zostać wstawione. Możesz na przykład utworzyć znacznik jak #{{Projektname}} w Szablonie, który podczas tworzenia Raportu zostanie dynamicznie wypełniony rzeczywistą nazwą Projektu w docu tools. Istnieją różne Lista znaczników dla Excela i dla Worda, ponieważ niektóre są dostępne tylko w jednej z tych Wersji. Znaczniki muszą być używane wyłącznie po angielsku z powodów technicznych.

Przykład: Znacznik #{{Pin-category}} reprezentuje Kategoria pinezki: - #{{Pin-category}} -> Mała wada

Możesz również ustawić formatowanie znacznika, które będzie wyświetlane w gotowym Raporcie.

Przykład: #{{Pin-category}} -> Mały defekt

Dostępne są różne Kategorie znaczników:

Wskazówka: Przy używaniu znaczników Zadania i Pinezki istnieje specyfika. Ponieważ Pinezki i Zadania często pojawiają się wielokrotnie w Raporcie, obszar, w którym pojawiają się te znaczniki, musi być zdefiniowany. Ten ograniczony obszar zostanie wypełniony danymi z Pinezki lub Zadania i zostanie zduplikowany tyle razy, ile Pinezki i Zadania pojawiają się w Raporcie.

Sekcja zawsze zaczyna się od #{{Pins}} lub #{{Tasks}} i kończy na #{{/Pins}} lub #{{/Tasks}}. Wszystkie elementy pomiędzy tymi dwoma znacznikami będą powtarzane w zależności od liczby Pinezek lub Zadań.

Poprzez skuteczne wykorzystanie tych znaczników możesz tworzyć dynamiczne i elastyczne Szablony, które dokładnie przedstawiają dane z Twoich Projektów, Raportów i Zadań.

Aby uprościć proces, najlepiej zacząć od jednego z Szablonów raportu dostarczonych przez docu tools. Są one dostępne zarówno w Word (.docx), jak i Excel (.xlsx). Po Pobierz dostosuj Szablon według swoich potrzeb. Zmień układ, dodaj swoje logo i dostosuj zawartość do swoich wymagań.

Jeśli wolisz zacząć od pustej strony, zalecamy jednak Pobierz jedną z naszych Szablonów i użyj jej jako przewodnika i odniesienia do tworzenia własnego Szablonu.

Możesz Edytuj stronę tytułową z elementami takimi jak loga, obrazy i grafiki. Użyj znaczników dla informacji, które chcesz bezpośrednio pobrać z docu tools. Po stronie tytułowej możesz wstawić statyczne teksty, takie jak opisy Projektów czy dane kontaktowe, które pozostają niezmienione, dopóki nie zostaną wprowadzone zmiany w Szablonie. Te mogą być oddzielone przez podziały stron w razie potrzeby.

Dla czytelnej i dobrze zorganizowanej prezentacji, dane Pinezek i Zadań są formatowane w tabelach. Sekcja zawsze zaczyna się od #{{Pins}} lub #{{tasks}} i kończy na #{{/Pins}} lub #{{/tasks}}. Wszystkie elementy między tymi dwoma znacznikami będą powtarzane w zależności od liczby Pinezek lub Zadań. Dzięki temu nie tylko uzyskasz lepszy przegląd, ale także w razie potrzeby dodasz podziały stron.

Wskazówka: Jeśli chcesz wstawić podział strony po każdej Pinezce, użyj znacznika #{{page break}}.

Statyczny tekst w Szablonie raportu jest wyświetlany zgodnie z zaleceniami, podczas gdy zawartość znaczników jest dynamicznie wypełniana treściami z Aplikacji. Dostosuj zarówno statyczne teksty, jak i teksty znaczników pod kątem stylu i rozmiaru do swoich potrzeb. Te ustawienia są automatycznie przyjmowane, gdy Raport jest tworzony na podstawie tego Szablonu.

Aby uzyskać więcej informacji na temat znaczników, przeczytaj artykuł Znaczniki.

Nagłówek i stopka zawierają ważne informacje, które zawsze są wyświetlane w Raporcie, takie jak Tytuł projektu, logo, data Raportu, numery stron itd. Nagłówki i stopki są wyświetlane na wszystkich stronach Raportu, z wyjątkiem strony tytułowej.

W naszych gotowych Szablonach raportu nagłówki i stopki są już zintegrowane, zaczynając od strony 2. Nagłówki zawierają między innymi znaczniki #{{project-name}} i #{{today}} oraz Twoje logo firmowe. Do numeracji stron używamy funkcji zawartej w Wordzie. Dodatkowo nasz "Schnelldruckvorlage" zawiera szczegóły firmy, takie jak nazwa, adres i strona internetowa w stopce.

Aby dostosować te szczegóły do swoich wymagań, kliknij dwukrotnie w nagłówek lub stopkę. Możesz także użyć menu Wstawianie w Wordzie, aby dodać i Edytuj nagłówki i stopki.

Dla logo Projektu mamy specjalny znacznik: #{{project-logo}} Ten znacznik można użyć zamiast tradycyjnego logo i wyświetli obraz lub grafikę, którą ustawiłeś jako logo w ustawieniach Projektu.

Zwracamy jednak uwagę, że obraz wstawiony przez znacznik może być wyświetlany zniekształcony lub zbyt duży. Jeśli tak się stanie, zrezygnuj z używania znacznika i wstaw obraz bezpośrednio do Szablonu. Tam możesz jednoznacznie określić pozycję i rozmiar, a Twój nagłówek będzie dobrze wyglądał w każdym Raporcie.

Zasady dla Szablonów Excel są takie same jak dla Szablonów Word, z tą różnicą, że istnieje własna Lista znaczników.

W Szablonie Excel możesz tworzyć Formuły i Wykresy, które w finalnym Raporcie będą wypełnione danymi z docu tools.

Gdy Szablon raportu zostanie dostosowany do Twoich życzeń i wymagań, nadszedł czas, aby przesłać go do dalszego użytku.

Proszę zauważyć, że można przesyłać tylko formaty .docx oraz .xlsx.

Oto jak to zrobić:

Możesz mieć różne Szablony dla różnych Projektów. Aby upewnić się, że tylko odpowiedni Szablon może być używany dla określonego Projektu, powinien być przydzielony tylko do tego Projektu. Ogólne Szablony mogą być dostępne dla wszystkich Projektów.

Przydziel wszystkim Projektom: - Aktywuj w kolumnie Przydziel wszystkim Projektom pole wyboru dla Szablonu raportu, którego chcesz używać we wszystkich Projektach.

Przydziel jednemu lub kilku określonym Projektom: - Upewnij się, że pole wyboru Przydziel wszystkim Projektom nie jest zaznaczone. Jeśli jest zaznaczone, dezaktywuj je. - Przejdź do menu ... Raportu. - Wybierz opcję Przydziel Projektom. - Wybierz Projekty, dla których chcesz użyć Szablonu. - Kliknij Przycisk funkcyjny Przydziel.

Alternatywnie,

Szablony raportu mogą być również dodawane lub Usuwane dla określonych Projektów przez ustawienia Projektu. Więcej informacji o ustawieniach Projektu znajdziesz w artykule Ustawienia Projektu.

Wybierz opcję Pobierz lub Usuń, w zależności od żądanej akcji.

Aby uzyskać pełne zrozumienie tej funkcji, możesz również wziąć udział w części naszego seminarium na żywo, które dotyczy Raportów i Szablonów. Seminarium zawiera praktyczne demonstracje i wyjaśnienia oraz oferuje wizualny przewodnik po skutecznym wykorzystaniu tego narzędzia. Odwiedź seminarium pod tym linkiem i popraw swoją wiedzę na temat korzystania z Szablonów raportu.