"Administrator" jest rolą w Projekcie, która wymaga aktywnej płatnej Licencji.

Podczas pierwszego logowania lub Zaproś do docu tools otrzymasz link aktywacyjny, aby utworzyć Konto. Jeśli nie otrzymasz go, sprawdź folder ze spamem. Jeśli próbujesz zalogować się później z już używanym adresem e-mail, nie otrzymasz kodu aktywacyjnego. W takim przypadku zresetuj swoje Hasło i zaloguj się jak zwykle.

Zadanie jest zawsze tworzone w Pinezce, nie może istnieć samodzielnie. Zadanie możesz utworzyć i Przydziel Użytkownikowi/Kontaktowi/Zespołowi, którzy są odpowiedzialni za wykonanie tego Zadania. Mogą oni dokumentować postęp w pracy nad Zadaniem i po jego wykonaniu odpowiednio je oznaczyć. Gdy Zadanie zostanie wykonane do zadowolenia wszystkich, może być zamknięte.

"Asystent" jest rolą w Projekcie, która wymaga aktywnej płatnej Licencji.

Powiadomienia informują Użytkowników o nowościach w Projektach, Pinezkach i Zadaniach. Mogą być odbierane przez e-mail lub wyświetlane po zalogowaniu do docu tools.

Użytkownik to osoba posiadająca Konto docu tools.

W Raporcie wszystkie żądane informacje są zbierane w formacie możliwym do udostępnienia (Word, Excel, PDF).

W szablonie Raportu za pomocą symboli zastępczych określa się, które informacje z Projektu powinny być przeniesione do Raportu. Informacje są pobierane na bieżąco z docu tools.

Funkcja "Dezaktywuj" pozwala ukryć nieistotne treści, które w Projekcie nie są już ważne (np. ze względu na przestarzałość), nie są już potrzebne lub mogły zostać utworzone przez pomyłkę.

Zewnętrzny Użytkownik to osoba posiadająca Konto docu tools poza własną Organizacją, np. w firmie partnerskiej lub Podwykonawcy.

"Obserwator zewnętrzny" jest rolą w Projekcie, która wymaga aktywnej płatnej Licencji.

Wewnętrzny Użytkownik to osoba posiadająca Konto docu tools w ramach własnej Organizacji (zazwyczaj własne Przedsiębiorstwo).

"Obserwator wewnętrzny" jest rolą w Projekcie, dla której wystarczająca jest aktywna bezpłatna Licencja.

Kontakt to osoba, która nie posiada Konta docu tools, ale jest zaangażowana w Projekt.

Każdy Użytkownik docu tools otwiera Konto z preferowanym adresem e-mail. Do tego Konta może być przypisana Licencja, a Użytkownicy mogą być dodawani do Projektów za pomocą tego Konta.

Tylko z aktywną płatną Licencją można w pełni korzystać z docu tools. W zależności od modelu Licencji liczba aktywnych Projektów i Planów jest ograniczona, ale funkcjonalności docu tools nie są ograniczone. Licencje są przypisywane przez nas do Organizacji po zakupie. Jeśli w Organizacji jest wielu Użytkowników, Właściciel organizacji jest odpowiedzialny za dystrybucję Licencji.

W Zarządzaniu licencją Licencje mogą być przydzielane Użytkownikom w ramach Organizacji. Uprawnienia do Zarządzania licencją posiada Właściciel organizacji oraz każdy Użytkownik, który otrzymał odpowiednie uprawnienia od Właściciela organizacji.

W docu tools nic, poza "Pustymi Katalogami" i "Kontaktami", nie może być usunięte. Dzięki temu tworzymy niepodważalny zapis prac wykonanych na budowie, zastępując subiektywność faktami. Z docu tools masz w rękach optymalny dowód wydajności.

"Członek" oznacza uczestników Projektu lub w Zespole i muszą być Zaproś za pomocą odpowiedniej funkcji Zaproś.

Aplikacja mobilna oznacza aplikację docu tools na smartfonie. Aplikacja mobilna jest dostępna zarówno dla urządzeń Apple, jak i Android.

Tutaj znajdziesz Powiadomienia i ustawisz częstotliwość e-mailowych Powiadomień.

Na urządzeniach mobilnych możliwa jest praca offline, jeśli odpowiednie Projekty zostały wcześniej pobrane na urządzenie.

Katalogi pomagają w organizacji Twoich danych.

W Organizacji są zbierane wszystkie Konta Przedsiębiorstwa. Użytkownik jest Właścicielem organizacji, zarządza Licencjami. Nie wszyscy Członkowie Organizacji muszą mieć aktywną Licencję. Użytkownicy w ramach Organizacji są "Wewnętrznymi Użytkownikami".

Właściciele organizacji są często - ale nie zawsze - pierwszymi w Przedsiębiorstwie, którzy zarejestrowali się w docu tools i do których Organizacji są przypisywani inni Użytkownicy z własnego Przedsiębiorstwa. Właściciele organizacji mają dostęp do Zarządzania licencją, mogą Zaproś innych do swojej Organizacji i przydzielać Licencje oraz uprawnienia.

Aby uzyskać dostęp do swojego Konta docu tools, musisz ustawić Hasło. Będziesz go również potrzebować, gdy używasz Aplikacji mobilnej lub Aplikacji na tablet.

Pinezka jest sercem docu tools. W niej zbierasz wszystkie istotne dane dotyczące dokumentowanego obiektu – czy to wada, postęp budowy czy obiekt istniejący.

Za pomocą Pinezki oznaczasz miejsce na Planie, gdzie znajduje się obiekt. Kolor Pinezki pomaga w kategoryzacji. Za pomocą zdjęć dokumentujesz rzeczywisty widok. Za pomocą Suwaków Pinezki możesz szybko dodawać definicje. Zestawy danych pomagają łatwo dołączać bardziej szczegółowe informacje w tle. Powstające Zadania zbierasz tutaj i Przydziel je wykonującemu Partnerowi. Ten może dokumentować swoje prace w Zadaniu i odsyłać je do Ciebie do akceptacji.

Rola definiuje, co Członek może robić w Projekcie. Dla ról Administrator, Asystent i Obserwator zewnętrzny potrzebne są aktywne Licencje docu tools. Role Obserwator wewnętrzny i Podwykonawca mogą być przydzielane Użytkownikom bez aktywnej Licencji.

"Podwykonawca" jest rolą w Projekcie, dla której wystarczająca jest aktywna bezpłatna Licencja. Ta rola jest zazwyczaj przydzielana Przedsiębiorstwom, które mają wykonywać tylko przydzielone Zadania i dokumentować ich postęp.

Synchronizacja danych wyrównuje dane między różnymi urządzeniami końcowymi i udostępnia nowe dane wszystkim uczestnikom. Problemy mogą wystąpić, gdy czas między synchronizacjami jest zbyt długi.

Aplikacja na tablet oznacza aplikację na tablecie.

Zespół w docu tools to Grupa członków Zespołu, którzy mają wykonać określone Zadania, gdzie nie ma znaczenia, który członek Zespołu konkretnie wykonuje Zadanie, np. wszyscy pracownicy firmy instalacyjnej czy wszyscy malarze na miejscu. Ważne jest, aby wszyscy członkowie Zespołu mieli tę samą Rolę w Projekcie, w przeciwnym razie mogą wystąpić błędy.

Podczas pierwszego logowania do Konta docu tools rozpoczyna się 14-dniowa faza testowa, podczas której można korzystać z docu tools w zakresie Licencji pocket tool bezpłatnie.

Aplikacja internetowa oznacza docu tools używane w przeglądarce, np. w Chrome lub Firefox.