Om Rapportsjablonen te creëren, moet u ofwel Organisatie-eigenaar zijn of van de Organisatie-eigenaar de toestemming Projecten beheren hebben ontvangen.

Rapportsjablonen kunnen uitsluitend in de Web-app van docu tools gecreëerd en beheerd worden.

U vindt de Rapportsjablonen door in docu tools op de zwarte balk aan de bovenkant van het scherm op het tandwiel te clicken en Rapportsjablonen te selecteren.

Rapporten en hun sjablonen kunnen alleen in de formaten Word (.docx) of Excel (.xlsx) gecreëerd worden. Wanneer u een Rapportsjabloon creëert of aanpast, gebruikt u uw normale Word- of Excel-gebruikerskennis. Elke tekst die u in de sjabloon zelf invoert, is statisch en blijft voor elk met deze sjabloon gecreëerde rapport hetzelfde. U kunt de stijlen en groottes zowel van de statische tekst als van de plaatsaanduidingstekst naar wens aanpassen. Deze instellingen worden bij het creëren van het rapport in acht genomen.

Om uw toekomstige rapport met uw docu tools gegevens te vullen, voegt u plaatsaanduidingen toe. Deze plaatsaanduidingen fungeren als markeringen binnen uw sjabloon en tonen aan waar de gegevens uit docu tools ingevoegd moeten worden. U kunt bijvoorbeeld een plaatsaanduiding zoals {{project-name}} in de sjabloon creëren, die bij het creëren van het rapport dynamisch met de daadwerkelijke Projecttitel in docu tools gevuld wordt. Er zijn verschillende Lijsten van plaatsaanduidingen voor Excel en voor Word, aangezien sommige alleen in de ene of de andere Versie beschikbaar zijn. De plaatsaanduidingen moeten om programmeertechnische redenen uitsluitend in het Engels gebruikt worden.

Voorbeeld: De plaatsaanduiding {{Pin-category}} staat voor de Pin-categorie:

U kunt ook de opmaak van de plaatsaanduiding vastleggen, die in het voltooide rapport getoond zal worden.

Voorbeeld: {{Pin-category}} -> Kleine defect

Er zijn verschillende categorieën van plaatsaanduidingen beschikbaar:

Tip: Bij het gebruik van Taak- en Pin-plaatsaanduidingen is er een bijzonderheid. Omdat Pins en Taken vaak meervoudig in een rapport voorkomen, moet het gebied waarin deze plaatsaanduidingen verschijnen, gedefinieerd worden. Dit beperkte gebied wordt met de gegevens van een Pin of een Taak gevuld en zo vaak gerepliceerd als de Pins en Taken in het rapport voorkomen.

Het gedeelte begint altijd met {{Pins}} of {{Tasks}} en wordt afgesloten met {{/Pins}} of {{/Tasks}}. Alle elementen tussen deze twee plaatsaanduidingen worden afhankelijk van het aantal Pins of Taken herhaaldelijk getoond.

Door het effectieve gebruik van deze plaatsaanduidingen kunt u dynamische en flexibele sjablonen creëren die de gegevens uit uw Projecten, Rapporten en Taken nauwkeurig weergeven.

Om het proces te vereenvoudigen, begint u het beste met een van de door docu tools beschikbaar gestelde Rapportsjablonen. Deze zijn zowel in Word (.docx) als in Excel (.xlsx) beschikbaar. Na het downloaden past u de sjabloon aan uw behoeften aan. Wijzig de lay-out, voeg uw logo toe en pas de inhoud aan uw vereisten aan.

Als u liever met een leeg blad begint, raden we u toch aan een van onze sjablonen te downloaden en deze als leidraad en referentie voor het creëren van uw eigen sjabloon te gebruiken.

U kunt de titelpagina bewerken met elementen zoals logo's, afbeeldingen en grafieken. Gebruik plaatsaanduidingen voor informatie die u rechtstreeks uit docu tools wilt halen. Na de titelpagina kunt u statische teksten zoals projectbeschrijvingen of contactgegevens invoegen, die ongewijzigd blijven, zolang er geen wijzigingen aan de sjabloon worden aangebracht. Deze kunnen indien nodig door paginaonderbrekingen gescheiden worden.

Voor een duidelijke en goed gestructureerde presentatie zijn Pin- en Taakgegevens in tabellen geformatteerd. Het gedeelte begint altijd met {{Pins}} respectievelijk {{tasks}} en eindigt met {{/Pins}} respectievelijk {{/tasks}}. Alle elementen tussen de twee plaatsaanduidingen worden afhankelijk van het aantal Pins respectievelijk Taken herhaald. Dit creëert niet alleen een beter overzicht, maar voegt indien nodig ook paginaonderbrekingen toe.

Tip: Als u een paginaonderbreking na elke Pin wilt invoeren, gebruik dan de plaatsaanduiding {{page break}}.

De statische tekst van een Rapportsjabloon wordt zoals aangegeven weergegeven, terwijl de inhouden van de plaatsaanduidingen dynamisch met de inhouden uit de app gevuld worden. Pas zowel statische teksten als plaatsaanduiding-teksten in stijl en grootte aan uw behoeften aan. Deze instellingen worden automatisch overgenomen wanneer een rapport op basis van deze sjabloon gecreëerd wordt.

Voor meer informatie over plaatsaanduidingen lees alstublieft het artikel Plaatsaanduidingen.

De kop- en voetteksten bevatten in een rapport belangrijke informatie die altijd getoond wordt, zoals de Projecttitel, het logo, de datum van het rapport, paginanummers, etc. Kop- en voetteksten worden behalve op het dekblad op alle pagina's van het rapport getoond.

In onze voorgefabriceerde Rapportsjablonen zijn kop- en voetteksten reeds geïntegreerd, beginnend op pagina 2. De kopregels bevatten onder andere de plaatsaanduidingen {{project-name}} en {{today}} alsook uw bedrijfslogo. Voor de paginanummering gebruiken we de in Word bevatte functie. Daarnaast bevat onze "Snelprintsjabloon" bedrijfsdetails zoals naam, adres en website in de voettekst.

Om deze details aan uw vereisten aan te passen, dubbelklikt u in de kop- of voettekst. U kunt ook het Invoegen-menu in Word gebruiken om kop- en voetteksten toe te voegen en te bewerken.

Voor projectlogo's hebben we een speciale plaatsaanduiding ingewerkt: {{project-logo}} Deze plaatsaanduiding kan in plaats van uw conventionele logo gebruikt worden en toont het beeld respectievelijk de grafiek aan die u in de projectinstellingen als logo hebt vastgelegd.

We wijzen er echter op dat het via de plaatsaanduiding ingevoegde beeld vervormd of te groot weergegeven kan worden. Mocht dat gebeuren, zie dan af van de plaatsaanduiding en voeg het beeld rechtstreeks in de sjabloon in. Daar kunt u positie en grootte duidelijk bepalen en uw kopregel ziet er in elk rapport goed uit.

In principe geldt voor Excel-sjablonen hetzelfde als voor Word-sjablonen, met het verschil dat er een eigen Lijst van plaatsaanduidingen is.

In de Excel-sjabloon kunt u Formules en Diagrammen creëren, die in het finale rapport met de gegevens uit docu tools gevuld worden.

Als u de Rapportsjabloon naar uw wensen en vereisten hebt vormgegeven, is het tijd om deze voor verder gebruik te uploaden.

Let op dat alleen de formaten .docx en .xlsx geüpload kunnen worden.

Zo gaat u te werk:

Mogelijk heeft u verschillende sjablonen voor verschillende Projecten. Om ervoor te zorgen dat alleen de juiste sjabloon voor een bepaald Project gebruikt kan worden, moet deze alleen aan dit Project toegewezen worden. Algemene sjablonen kunnen voor alle Projecten beschikbaar gemaakt worden.

Aan alle Projecten toewijzen:

Aan één of meer bepaalde Projecten toewijzen:

Alternatief,

Rapportsjablonen kunnen voor bepaalde Projecten ook via de Projectinstellingen toegevoegd of verwijderd worden. Meer informatie over de Projectinstellingen vindt u in het artikel Projectinstellingen.

Kies ofwel de optie Downloaden of Verwijderen, afhankelijk van de gewenste actie.

Om een omvattend begrip van deze functie te verkrijgen, kunt u ook het deel van ons live-seminar bijwonen dat zich met rapporten en sjablonen bezighoudt. Het seminar bevat praktische demonstraties en uitleg en biedt een visuele handleiding voor de effectieve gebruik van dit hulpmiddel. Bezoek het seminar onder deze link en verbeter uw kennis in het omgaan met Rapportsjablonen.