Da biste stvorili predloške izvješća, morate biti vlasnik organizacije ili imati ovlaštenje Upravljanje projektima koje vam je dodijelio vlasnik organizacije.

Predlošci izvješća mogu se stvoriti i upravljati isključivo u Web-aplikaciji docu tools.

Predloške izvješća možete pronaći tako da u docu tools na crnoj traci na vrhu zaslona Kliknite na zupčanik i odaberete Predlošci izvješća.

Izvješća i njihovi predlošci mogu se stvoriti samo u formatima Word (.docx) ili Excel (.xlsx). Kada stvarate ili prilagođavate predložak izvješća, koristite svoje uobičajene vještine korištenja Worda ili Excela. Svaki tekst koji unesete u sam predložak je statičan i ostaje isti za svako izvješće stvoreno s tim predloškom. Možete prilagoditi stilove i veličine i statičnog teksta i teksta mjesta za unos. Te postavke će se uzeti u obzir prilikom stvaranja izvješća.

Da biste svoje buduće izvješće popunili podacima iz docu tools, dodajte mjesta za unos. Ta mjesta za unos djeluju kao oznake unutar vašeg predloška i pokazuju gdje se podaci iz docu tools trebaju umetnuti. Na primjer, možete stvoriti mjesto za unos kao što je {{project-name}} u predlošku, koje će se prilikom stvaranja izvješća dinamički popuniti stvarnim nazivom projekta u docu tools. Postoje različiti popisi mjesta za unos za Excel i Word, jer su neki dostupni samo u jednoj ili drugoj verziji. Mjesta za unos se iz tehničkih razloga moraju koristiti isključivo na engleskom jeziku.

Primjer: Mjesto za unos {{Pin-category}} označava kategoriju pina:

Također možete postaviti formatiranje mjesta za unos koje će se prikazati u gotovom izvješću.

Primjer: {{Pin-category}} -> Mali nedostatak

Dostupne su različite kategorije mjesta za unos:

Savjet: Kod korištenja mjesta za unos za zadatke i pinove postoji posebnost. Budući da se pinovi i zadaci često pojavljuju više puta u izvješću, mora se definirati područje u kojem se ta mjesta za unos pojavljuju. To ograničeno područje će se popuniti podacima pina ili zadatka i replicirati se onoliko puta koliko se pinovi i zadaci pojavljuju u izvješću.

Odsjek uvijek počinje s {{Pins}} ili {{Tasks}} i završava s {{/Pins}} ili {{/Tasks}}. Svi elementi između tih mjesta za unos će se prikazivati ponovno ovisno o broju pinova ili zadataka.

Efektivnom uporabom ovih mjesta za unos možete stvoriti dinamične i fleksibilne predloške koji točno prikazuju podatke iz vaših projekata, izvješća i zadataka.

Da biste pojednostavili proces, najbolje je započeti s jednim od predložaka izvješća koje nudi docu tools. Dostupni su i u Word (.docx) i Excel (.xlsx) formatu. Nakon Preuzimanja prilagodite predložak svojim potrebama. Promijenite izgled, dodajte svoj logotip i prilagodite sadržaj svojim zahtjevima.

Ako radije želite početi s praznim listom, i dalje preporučujemo da Preuzmite jedan od naših predložaka i koristite ga kao vodič i referencu za izradu vlastitog predloška.

Možete Urediti naslovnu stranicu s elementima kao što su logotipi, slike i grafike. Koristite mjesta za unos za informacije koje želite izravno preuzeti iz docu tools. Nakon naslovne stranice možete umetnuti statičke tekstove kao što su opisi projekta ili kontakt podaci, koji ostaju nepromijenjeni sve dok se ne naprave promjene na predlošku. Ovi se mogu odvojiti prelomima stranice po potrebi.

Za jasnu i dobro strukturiranu prezentaciju, podaci o pinovima i zadacima formatirani su u tablice. Odsjek uvijek počinje s {{Pins}} odnosno {{tasks}} i završava s {{/Pins}} odnosno {{/tasks}}. Svi elementi između ta dva mjesta za unos će se ponavljati ovisno o broju pinova odnosno zadataka. To ne samo da stvara bolji pregled, već po potrebi dodaje i prelome stranice.

Savjet: Ako želite umetnuti prelom stranice nakon svakog pina, koristite mjesto za unos {{page break}}.

Statički tekst predloška izvješća prikazuje se kako je navedeno, dok se sadržaji mjesta za unos dinamički popunjavaju sadržajima iz aplikacije. Prilagodite i statičke tekstove i tekstove mjesta za unos u stilu i veličini prema svojim potrebama. Te postavke automatski se preuzimaju kada se izvješće stvori na temelju tog predloška.

Za više informacija o mjestima za unos, molimo pročitajte članak Mjesta za unos.

Zaglavlje i podnožje sadrže važne informacije koje se uvijek prikazuju u izvješću, kao što su naziv projekta, logotip, datum izvješća, brojevi stranica itd. Zaglavlje i podnožje prikazuju se na svim stranicama izvješća osim na naslovnici.

U našim unaprijed izrađenim predlošcima izvješća zaglavlja i podnožja već su integrirana, počevši od stranice 2. Zaglavlja uključuju mjesta za unos kao što su {{project-name}} i {{today}} te vaš firmeni logotip. Za numeriranje stranica koristimo funkciju ugrađenu u Word. Dodatno, naša "Brza predloška za ispis" sadrži detalje tvrtke poput imena, adrese i web stranice u podnožju.

Da biste prilagodili te detalje svojim zahtjevima, dvostruko Kliknite na zaglavlje ili podnožje. Također možete koristiti izbornik Umetanje u Wordu za dodavanje i Uređivanje zaglavlja i podnožja.

Za projektne logotipe ugradili smo posebno mjesto za unos: {{project-logo}} Ovo mjesto za unos može se koristiti umjesto vašeg uobičajenog logotipa i prikazuje sliku ili grafiku koju ste postavili kao logotip u postavkama projekta.

Ipak, upozoravamo da slika umetnuta preko mjesta za unos može biti iskrivljena ili prevelika. Ako se to dogodi, molimo vas da ne koristite mjesto za unos i umetnite sliku izravno u predložak. Tamo možete jasno odrediti položaj i veličinu, tako da vaše zaglavlje izgleda dobro u svakom izvješću.

Načelo prilagodbe Excel predložaka isto je kao i za Word predloške, s razlikom što postoji vlastiti popis mjesta za unos.

U Excel predlošku možete stvoriti Formule i Dijagrame koji će u konačnom izvješću biti popunjeni podacima iz docu tools.

Kada ste predložak izvješća oblikovali prema svojim željama i zahtjevima, vrijeme je da ga prenesete za daljnju upotrebu.

Molimo vas da imate na umu da se mogu prenositi samo formati .docx i .xlsx.

Evo kako to učiniti:

Možda imate različite predloške za različite projekte. Da biste osigurali da se odgovarajući predložak može koristiti samo za određeni Projekt, trebao bi biti dodijeljen samo tom Projektu. Opći predlošci mogu biti dostupni za sve projekte.

Dodijelite svim projektima:

Dodijelite jednom ili više određenim projektima:

Alternativno,

Predlošci izvješća mogu se za određene projekte dodati ili Uklonite i putem postavki projekta. Više informacija o postavkama projekta možete pronaći u članku Postavke projekta.

Odaberite opciju Preuzmite ili Uklonite, ovisno o željenoj akciji.

Da biste stekli sveobuhvatno razumijevanje ove funkcije, možete također prisustvovati dijelu našeg uživo seminara koji se bavi izvješćima i predlošcima. Seminar uključuje praktične demonstracije i objašnjenja te nudi vizualni vodič za efikasno korištenje ovog alata. Posjetite seminar na ovom linku i poboljšajte svoje vještine u upravljanju predlošcima izvješća.