Upravljanje licencama dostupno je samo u Web-aplikaciji. Kliknite na ikonu zupčanika u gornjem desnom kutu crne trake i odaberite Upravljanje licencama. Upravljanje licencama vidljivo je samo za vlasnike organizacije i korisnike s odgovarajućim ovlastima.

U principu, svaki korisnik koji stvori (testni) račun za docu tools postaje vlasnik svoje vlastite organizacije i može preko upravljanja licencama pozvati druge članove u svoju organizaciju, pod uvjetom da za te e-mail adrese još nije stvoren račun za docu tools.

Tvrtke određuju vlasnika organizacije prilikom naručivanja docu tools licenci, čiji račun od docu tools GmbH dobiva sve dodijeljene licence. Taj vlasnik organizacije zatim je odgovoran za dodjelu tih licenci odgovarajućim zaposlenicima.

Prilikom registracije navedite naziv tvrtke. To je sada naziv vaše organizacije, koji je vidljiv i partnerima u projektima na docu tools.

Također navedite svoje ime i e-mail adresu. Na tu e-mail adresu primit ćete aktivacijski link za vaš račun, stoga se pobrinite da nema pogrešaka u tipkanju i da imate pristup tom e-mail računu. Sve podatke možete naknadno promijeniti u korisničkim postavkama, osim pogrešaka u e-mail adresi.

Za naknadnu promjenu naziva vaše organizacije, u upravljanju licencama kliknite na ikonu ... i odaberite Upravljanje tvrtkom. U polju Tvrtka možete promijeniti vlastiti naziv tvrtke i potvrditi s Spremi.

Osim toga, možete stvoriti popis tvrtki, ako vaša tvrtka ima više lokacija ili želite provesti dodjelu korisnika po odjelima. Unesite ostale nazive tvrtki ili nazive odjela pojedinačno i spremite ih. Preko padajućeg izbornika u stupcu "Tvrtka" u pregledu licenci tada možete dodijeliti pojedinim korisnicima određenu tvrtku. Tvrtka se prikazuje prilikom dodjeljivanja zadataka i olakšava odabir odgovorne osobe u velikim organizacijama. U izvješću se tvrtka može prikazati s odgovarajućim rezerviranim mjestom.

Naziv tvrtke može promijeniti samo vlasnik organizacije. Korisnici mogu promijeniti samo vlastito ime u korisničkim postavkama.

U svoju organizaciju želite pozvati sve one čije licence upravljate. Obično su to zaposlenici iz vaše tvrtke. Unutar docu tools, ti se korisnici nazivaju "interni korisnici". PAŽNJA: Time pozivate osobe u svoju organizaciju, ali ne i u Projekt ili Tim!

Kliknite na Pozovite na upravljanje licencama. Unesite e-mail adresu. Kliknite na Pozovite. Pozvani korisnik sada će primiti e-mail s pozivom da se pridruži vašoj organizaciji. Da bi to učinio, kliknut će na gumb ili link u e-mailu i postaviti lozinku. Sada je član vaše organizacije. Članovi organizacije nemaju pristup upravljanju licencama, osim ako im ne dodijelite odgovarajuće ovlasti. Također mogu stvarati vlastite projekte samo s odgovarajućim ovlastima.

Ako se pojavi poruka Navedena e-mail adresa već je upotrebljena, primatelj je već stvorio račun za docu tools s tom e-mail adresom. Preuzimanje postojećeg računa moguće je, ali može se obaviti samo preko backenda, što sami ne možete učiniti. U tom slučaju, kao prijavljeni vlasnik organizacije, otvorite u docu tools chatbot i odaberite "Premjestite korisnika". Unesite dotičnu e-mail adresu. Naš tim za podršku bit će obaviješten i premjestit će korisnički račun u vašu organizaciju.

Možete pozvati neograničen broj korisnika u svoju organizaciju. Oni mogu u potpunosti koristiti docu tools samo ako im dodijelite aktivnu licencu. Koliko licenci u vašoj organizaciji još uvijek je dostupno, vidjet ćete iznad vašeg popisa članova. Ako imate dostupnu licencu, kliknite na ... kod odgovarajućeg korisnika i odaberite Dodijelite licencu. Sada će se u stupcu "plaćeno" pojaviti narančasti kvačica. Taj korisnik sada može koristiti docu tools u opsegu vašeg ugovora o licenci.

Ako nemate više dostupnih licenci, možete oduzeti licencu zaposleniku ili se obratite našem prodajnom timu za kupnju dodatnih licenci.

Korisnici bez licence mogu biti pozvani u projekte samo s ulogom Podugovaratelj ili Unutarnji promatrač.

Ako želite da korisnik dobije ovlast za upravljanje licencama u organizaciji, označite odgovarajuću kvačicu u stupcu Upravljanje licencama.

Ako želite da korisnik dobije ovlast za upravljanje projektima u organizaciji, označite odgovarajuću kvačicu u stupcu Upravljanje projektima. Čim se kvačica postavi, pojavit će se gumb s ikonom mape i lokotom. Klikom na to možete ograničiti koje mape projekata korisnik može upravljati.

Vlasnici organizacije uvijek imaju obje ovlasti, koje se također ne mogu ukloniti.

Kliknite na ... u retku odgovarajućeg zaposlenika. Kliknite na Oduzmite licencu. Umjesto kvačice u stupcu "plaćeno" pojavit će se –, broj vaših dostupnih licenci u pregledu povećat će se sukladno. Oslobođene licence sada možete dodijeliti drugim osobama u vašoj organizaciji.

Zaposlenike koji više ne mogu raditi s docu tools (npr. jer su napustili tvrtku) možete postaviti na neaktivno. Da biste to učinili, kliknite na ... u odgovarajućem retku, a zatim na Deaktivirajte korisnika. Status u tom retku promijenit će se na neaktivno. Istim koracima možete korisnika po potrebi i ponovno aktivirati.

Neaktivan korisnik tada će pri sljedećoj prijavi dobiti poruku o grešci i neće se moći prijaviti. Time je pristup vašim podacima zaštićen.

Podaci koje je taj korisnik stvorio ostaju sačuvani i dodijeljeni njemu.

Međutim, treba imati na umu: Podaci koji nisu sinkronizirani s mobilnog uređaja korisnika više se ne mogu sinkronizirati i izazvat će poruku o grešci na krajnjem uređaju. U tom slučaju možete korisnika ponovno aktivirati, omogućiti sinkronizaciju, a zatim ga ponovno deaktivirati. Otvoreni zadaci koji su dodijeljeni korisniku ostaju dodijeljeni toj osobi. Preko Masovne obrade zadataka možete te zadatke dodijeliti nekom drugom.

Da biste promijenili vlasnika organizacije, molimo ispunite obrazac na kraju članka i pošaljite ga na [email protected]. Promjena će biti izvršena od strane našeg tima što je brže moguće tijekom našeg radnog vremena.