Pour créer des Modèles de rapport, vous devez être Propriétaire de l'organisation ou avoir reçu l'autorisation de gérer des projets par le Propriétaire de l'organisation.

Les Modèles de rapport peuvent uniquement être créés et gérés dans l'Application web de docu tools.

Vous pouvez trouver les Modèles de rapport en Clickant sur l'icône d'engrenage dans la barre noire en haut de l'écran dans docu tools et en sélectionnant Modèles de rapport.

Les rapports et leurs modèles ne peuvent être créés qu'aux formats Word (.docx) ou Excel (.xlsx). Lorsque vous créez ou Modifiez un Modèle de rapport, utilisez vos connaissances habituelles de Word ou Excel. Tout texte que vous saisissez dans le modèle lui-même est statique et reste identique pour chaque rapport créé à partir de ce modèle. Vous pouvez ajuster les styles et les tailles du texte statique et du texte de l'espace réservé à votre guise. Ces paramètres seront pris en compte lors de la création du rapport.

Pour remplir votre futur rapport avec vos données de docu tools, insérez des espaces réservés. Ces espaces réservés fonctionnent comme des marqueurs dans votre modèle et indiquent où les données de docu tools doivent être insérées. Par exemple, vous pouvez créer un espace réservé comme {{project-name}} dans le modèle, qui sera dynamiquement rempli avec le nom réel du projet dans docu tools lors de la création du rapport. Il existe différentes listes d'espaces réservés pour Excel et pour Word, certains n'étant disponibles que dans une Version ou l'autre. Les espaces réservés doivent être utilisés en anglais pour des raisons de programmation.

Exemple : L'espace réservé {{Pin-category}} représente la Catégorie de pin :

Vous pouvez également définir la mise en forme de l'espace réservé qui sera affichée dans le rapport fini.

Exemple : {{Pin-category}} -> Petit défaut

Différentes Catégories d'espaces réservés sont disponibles :

Astuce : Lors de l'utilisation des espaces réservés de Tâches et de Pins, il y a une particularité. Comme les Pins et les Tâches apparaissent souvent plusieurs fois dans un rapport, la zone où ces espaces réservés apparaissent doit être définie. Cette zone restreinte sera remplie avec les données d'un Pin ou d'une Tâche et sera répliquée autant de fois que les Pins et les Tâches apparaissent dans le rapport.

La section commence toujours par {{Pins}} ou {{Tasks}} et se termine par {{/Pins}} ou {{/Tasks}}. Tous les éléments entre ces deux espaces réservés seront affichés à plusieurs reprises en fonction du nombre de Pins ou de Tâches.

L'utilisation efficace de ces espaces réservés vous permet de créer des modèles dynamiques et flexibles qui représentent précisément les données de vos Projets, Rapports et Tâches.

Pour simplifier le processus, commencez par Télécharger l'un des Modèles de rapport fournis par docu tools. Ces modèles sont disponibles à la fois en Word (.docx) et en Excel (.xlsx). Après le Téléchargement, Modifiez le modèle selon vos besoins. Changez la mise en page, ajoutez votre logo et ajustez le contenu à vos exigences.

Si vous préférez commencer avec une feuille vierge, nous vous recommandons néanmoins de Télécharger l'un de nos modèles et de l'utiliser comme guide et référence pour la création de votre propre modèle.

Vous pouvez Modifier la page de titre avec des éléments tels que des logos, des images et des graphiques. Utilisez des espaces réservés pour les informations que vous souhaitez tirer directement de docu tools. Après la page de titre, vous pouvez insérer des textes statiques tels que des descriptions de projets ou des coordonnées de contact, qui restent inchangés tant qu'aucune modification n'est apportée au modèle. Ces derniers peuvent être séparés par des sauts de page si nécessaire.

Pour une présentation claire et bien structurée, les données de Pins et de Tâches sont formatées dans des tableaux. La section commence toujours par {{Pins}} ou {{tasks}} et se termine par {{/Pins}} ou {{/tasks}}. Tous les éléments entre ces deux espaces réservés seront répétés en fonction du nombre de Pins ou de Tâches. Cela non seulement crée une meilleure vue d'ensemble, mais permet également d'insérer des sauts de page si nécessaire.

Astuce : Si vous souhaitez insérer un saut de page après chaque Pin, utilisez l'espace réservé {{page break}}.

Le texte statique d'un modèle de rapport est affiché tel qu'indiqué, tandis que le contenu des espaces réservés est dynamiquement rempli avec les contenus de l'application. Ajustez à la fois les textes statiques et les textes des espaces réservés en style et taille selon vos besoins. Ces paramètres sont automatiquement appliqués lorsqu'un rapport est créé à partir de ce modèle.

Pour plus d'informations sur les espaces réservés, veuillez lire l'article Espaces réservés.

Les en-têtes et les pieds de page contiennent des informations importantes qui sont toujours affichées dans un rapport, telles que le Titre du projet, le logo, la date du rapport, les numéros de page, etc. Les en-têtes et les pieds de page sont affichés sur toutes les pages du rapport, sauf sur la couverture.

Dans nos modèles de rapport prédéfinis, les en-têtes et les pieds de page sont déjà intégrés, à partir de la page 2. Les en-têtes incluent entre autres les espaces réservés {{project-name}} et {{today}} ainsi que votre logo d'entreprise. Pour la numérotation des pages, nous utilisons la fonction incluse dans Word. De plus, notre "modèle d'impression rapide" contient des détails de l'entreprise tels que le nom, l'adresse et le site web dans le pied de page.

Pour adapter ces détails à vos exigences, double-Clickz dans l'en-tête ou le pied de page. Vous pouvez également utiliser le menu Insérer dans Word pour ajouter et Modifier les en-têtes et les pieds de page.

Pour les logos de projet, nous avons intégré un espace réservé spécial : {{project-logo}} Cet espace réservé peut être utilisé à la place de votre logo habituel et affiche l'image ou le graphique que vous avez défini comme logo dans les paramètres du projet.

Nous signalons toutefois que l'image insérée via l'espace réservé peut être déformée ou trop grande. Si cela se produit, veuillez renoncer à utiliser l'espace réservé et insérer l'image directement dans le modèle. Là, vous pouvez déterminer clairement la position et la taille et votre en-tête sera bien présenté dans chaque rapport.

En principe, la même chose s'applique aux modèles Excel qu'aux modèles Word, à la différence qu'il existe une liste propre d'espaces réservés.

Dans le modèle Excel, vous pouvez créer des Formules et des Diagrammes qui seront remplis avec les données de docu tools dans le rapport final.

Une fois que vous avez conçu le modèle de rapport selon vos souhaits et exigences, il est temps de le Télécharger pour une utilisation ultérieure.

Veuillez noter que seuls les formats .docx et .xlsx peuvent être Téléchargés.

Voici comment procéder :

Vous pouvez avoir différents modèles pour différents projets. Pour vous assurer que seul le modèle approprié peut être utilisé pour un projet spécifique, il devrait être Attribué uniquement à ce projet. Les modèles généraux peuvent être rendus disponibles pour tous les projets.

Attribuer à tous les projets :

Attribuer à un ou plusieurs projets spécifiques :

Alternativement,

Les Modèles de rapport peuvent également être ajoutés ou Supprimés pour des projets spécifiques via les paramètres du projet. Pour plus d'informations sur les paramètres du projet, consultez l'article Paramètres du projet.

Sélectionnez soit l'option Télécharger soit Supprimer, selon l'action souhaitée.

Pour acquérir une compréhension complète de cette fonctionnalité, vous pouvez également assister à une partie de notre séminaire en direct qui traite des rapports et des modèles. Le séminaire comprend des démonstrations pratiques et des explications, et offre un guide visuel pour utiliser efficacement cet outil. Visitez le séminaire à ce lien et améliorez vos connaissances sur la gestion des Modèles de rapport.