Para crear Plantillas de informes, debe ser Propietario de la organización o haber recibido el permiso de Gestionar proyectos por parte del Propietario de la organización.

Las Plantillas de informes solo se pueden crear y gestionar en la Aplicación web de docu tools.

Puede encontrar las Plantillas de informes haciendo Click en el engranaje en la barra negra en la parte superior de la pantalla en docu tools y seleccionando Plantillas de informes.

Los informes y sus plantillas solo pueden crearse en los formatos Word (.docx) o Excel (.xlsx). Al crear o ajustar una Plantilla, utilice sus conocimientos habituales de Word o Excel. Cualquier texto que introduzca en la Plantilla en sí es estático y permanecerá igual para cada informe creado con esa Plantilla. Puede ajustar los estilos y tamaños tanto del texto estático como del texto de los marcadores de posición como desee. Estos ajustes se tendrán en cuenta al crear el informe.

Para llenar su futuro informe con sus datos de docu tools, inserte marcadores de posición. Estos marcadores de posición funcionan como indicadores dentro de su Plantilla y muestran dónde se deben insertar los datos de docu tools. Por ejemplo, puede crear un marcador de posición como #{{project-name}} en la Plantilla, que se llenará dinámicamente con el nombre real del proyecto en docu tools al crear el informe. Hay diferentes listas de marcadores de posición para Excel y para Word, ya que algunos solo están disponibles en una Versión u otra. Los marcadores de posición deben usarse exclusivamente en inglés por razones de programación.

Ejemplo: El marcador de posición #{{Pin-category}} representa la Categoría del pin:

También puede establecer el formato del marcador de posición que se mostrará en el informe final.

Ejemplo: #{{Pin-category}} -> Pequeño defecto

Hay varias Categorías de marcadores de posición disponibles:

Consejo: Al usar marcadores de posición de Tarea y Pin, hay una particularidad. Dado que los Pins y las Tareas a menudo aparecen varias veces en un informe, debe definirse el área en la que aparecen estos marcadores de posición. Esta área restringida se llena con los datos de un Pin o una Tarea y se replica tantas veces como los Pins y Tareas aparezcan en el informe.

La sección siempre comienza con #{{Pins}} o #{{Tasks}} y termina con #{{/Pins}} o #{{/Tasks}}. Todos los elementos entre estos dos marcadores de posición se muestran repetidamente según el número de Pins o Tareas.

El uso efectivo de estos marcadores de posición le permite crear Plantillas dinámicas y flexibles que representan con precisión los datos de sus Proyectos, informes y Tareas.

Para simplificar el proceso, es mejor comenzar con una de las Plantillas de informes proporcionadas por docu tools. Estas están disponibles tanto en Word (.docx) como en Excel (.xlsx). Después de Descargar, ajuste la Plantilla según sus necesidades. Cambie el diseño, agregue su logo y ajuste el contenido a sus requisitos.

Si prefiere comenzar con una hoja en blanco, aún recomendamos Descargar una de nuestras Plantillas y usarla como guía y referencia para la creación de su propia Plantilla.

Puede Editar la portada con elementos como logotipos, imágenes y gráficos. Utilice marcadores de posición para la información que desea obtener directamente de docu tools. Después de la portada, puede insertar textos estáticos como descripciones del Proyecto o información de contacto, que permanecerán sin cambios a menos que se realicen cambios en la Plantilla. Estos pueden separarse por saltos de página si es necesario.

Para una presentación clara y bien estructurada, los datos de Pin y Tarea están formateados en tablas. La sección siempre comienza con #{{Pins}} o #{{tasks}} y termina con #{{/Pins}} o #{{/tasks}}. Todos los elementos entre estos dos marcadores de posición se repiten según el número de Pins o Tareas. Esto no solo proporciona una mejor visión general, sino que también permite insertar saltos de página según sea necesario.

Consejo: Si desea insertar un salto de página después de cada Pin, use el marcador de posición #{{page break}}.

El texto estático de una Plantilla de informe se mostrará como se indica, mientras que los contenidos de los marcadores de posición se llenarán dinámicamente con los contenidos de la Aplicación. Ajuste tanto los textos estáticos como los textos de los marcadores de posición en estilo y tamaño según sus necesidades. Estos ajustes se aplicarán automáticamente cuando se cree un informe basado en esta Plantilla.

Para obtener más información sobre los marcadores de posición, lea el artículo Marcadores de posición.

Las cabeceras y los pies de página contienen en un informe información importante que siempre se muestra, como el Título del proyecto, el logo, la fecha del informe, los números de página, etc. Las cabeceras y los pies de página se muestran en todas las páginas del informe, excepto en la portada.

En nuestras Plantillas de informes predefinidas, las cabeceras y los pies de página ya están integrados, comenzando en la página 2. Las cabeceras incluyen, entre otros, los marcadores de posición #{{project-name}} y #{{today}}, así como su logotipo de empresa. Para la numeración de páginas, utilizamos la función incluida en Word. Además, nuestra "Plantilla de impresión rápida" incluye detalles de la empresa como el nombre, la dirección y el sitio web en el pie de página.

Para ajustar estos detalles a sus requisitos, haga doble Click en la cabecera o el pie de página. También puede usar el menú Insertar en Word para agregar y Editar cabeceras y pies de página.

Para los logotipos de los proyectos, hemos incorporado un marcador de posición especial: #{{project-logo}} Este marcador de posición puede usarse en lugar de su logotipo habitual y mostrará la imagen o gráfico que haya establecido en la configuración del proyecto como logotipo.

Sin embargo, advertimos que la imagen insertada a través del marcador de posición puede aparecer distorsionada o demasiado grande. Si esto sucede, omita el marcador de posición e inserte la imagen directamente en la Plantilla. Allí puede determinar claramente la posición y el tamaño y asegurarse de que su cabecera se vea bien en cada informe.

En principio, lo mismo se aplica a las Plantillas de Excel que a las de Word, con la diferencia de que hay una Lista propia de marcadores de posición.

En la Plantilla de Excel, puede crear Fórmulas y Diagramas que se llenarán en el informe final con los datos de docu tools.

Una vez que haya diseñado la Plantilla de informe según sus deseos y requisitos, es hora de subirla para su uso posterior.

Tenga en cuenta que solo se pueden subir los formatos .docx y .xlsx.

Así es como se hace:

Es posible que tenga diferentes Plantillas para diferentes Proyectos. Para asegurarse de que solo la Plantilla adecuada pueda usarse para un Proyecto específico, debería Asignarse solo a ese Proyecto. Las Plantillas generales pueden estar disponibles para todos los Proyectos.

Asignar a todos los Proyectos:

Asignar a uno o varios Proyectos específicos:

Alternativamente,

Las Plantillas de informes también pueden Agregarse o Eliminarse para Proyectos específicos a través de la configuración del Proyecto. Para obtener más información sobre la configuración del Proyecto, lea el artículo Configuración del Proyecto.

Seleccione la opción Descargar o Eliminar, según la acción deseada.

Para obtener una comprensión completa de esta función, también puede asistir a la parte de nuestro seminario en vivo que trata sobre informes y Plantillas. El seminario incluye demostraciones prácticas y explicaciones y ofrece una guía visual para el uso efectivo de esta herramienta. Visite el seminario en este enlace y mejore sus habilidades en el manejo de Plantillas de informes.