Rapor Şablonları oluşturmak için Organizasyon Sahibi olmanız gerekmektedir veya Organizasyon Sahibi tarafından Projeleri yönet yetkisi verilmiş olmanız gerekir.

Rapor Şablonları yalnızca docu tools Web Uygulamasında oluşturulabilir ve yönetilebilir.

Rapor Şablonlarını bulmak için, docu tools'ta ekranın üst kısmındaki siyah çubukta bulunan dişli çarka Tıkla ve Rapor Şablonları seçeneğini seç.

Raporlar ve şablonları yalnızca Word (.docx) veya Excel (.xlsx) formatlarında oluşturulabilir. Bir Rapor Şablonu oluştururken veya düzenlerken, normal Word veya Excel kullanıcı bilgilerinizi kullanın. Şablona doğrudan girdiğiniz her metin statiktir ve bu şablonla oluşturulan her rapor için aynı kalır. Statik metinlerin ve yer tutucu metinlerin stillerini ve boyutlarını istediğiniz gibi ayarlayabilirsiniz. Bu ayarlar rapor oluşturulurken dikkate alınır.

Gelecekteki raporunuzu docu tools verilerinizle doldurmak için yer tutucular ekleyin. Bu yer tutucular, şablonunuzda verilerin docu tools'tan nereye ekleneceğini gösteren işaretler olarak işlev görür. Örneğin, şablonunuzda {{project-name}} gibi bir yer tutucu oluşturabilirsiniz ve rapor oluşturulduğunda bu yer tutucu docu tools'taki gerçek Proje Başlığı ile dinamik olarak doldurulur. Excel ve Word için farklı yer tutucu listeleri vardır, çünkü bazıları yalnızca bir sürümde mevcuttur. Yer tutucular programlama nedenleriyle yalnızca İngilizce olarak kullanılabilir.

Örnek: Yer tutucu {{Pin-category}} Pin Kategorisi için durur:

Ayrıca, yer tutucunun son raporda nasıl görüneceği formatını da belirleyebilirsiniz.

Örnek: {{Pin-category}} -> Küçük Defekt

Farklı kategorilerde yer tutucular mevcuttur:

İpucu: Görev ve Pin yer tutucularını kullanırken bir özellik vardır. Pinler ve Görevler bir raporda sık sık tekrarlandığından, bu yer tutucuların görüneceği alan tanımlanmalıdır. Bu sınırlı alan, bir Pin veya Görev verileriyle doldurulur ve rapordaki Pin ve Görev sayısı kadar tekrarlanır.

Bölüm her zaman {{Pins}} veya {{Tasks}} ile başlar ve {{/Pins}} veya {{/Tasks}} ile sona erer. Bu iki yer tutucu arasındaki tüm öğeler, Pin veya Görev sayısına bağlı olarak tekrar tekrar gösterilir.

Bu yer tutucuları etkin bir şekilde kullanarak, projelerinizden, raporlarınızdan ve görevlerinizden gelen verileri doğru bir şekilde yansıtan dinamik ve esnek şablonlar oluşturabilirsiniz.

Süreci basitleştirmek için, en iyisi docu tools tarafından sağlanan Rapor Şablonlarından biriyle başlamaktır. Bunlar hem Word (.docx) hem de Excel (.xlsx) formatlarında mevcuttur. İndirdikten sonra şablonu ihtiyaçlarınıza göre düzenleyin. Layout'ı değiştirin, logonuzu ekleyin ve içeriği ihtiyaçlarınıza göre ayarlayın.

Boş bir sayfayla başlamayı tercih ederseniz, yine de bir şablon İndirip kendi şablonunuzu oluşturmak için bir rehber ve referans olarak kullanmanızı öneririz.

Başlık sayfasını logolar, resimler ve grafikler gibi öğelerle Düzenle. docu tools'tan doğrudan almak istediğiniz bilgiler için yer tutucular kullanın. Başlık sayfasının ardından, şablonda değişiklik yapılmadığı sürece değişmeyecek proje açıklamaları veya iletişim bilgileri gibi statik metinler ekleyebilirsiniz. Gerekirse, bu metinler sayfa kesimleri ile ayrılabilir.

Pin ve Görev verileri için net ve iyi yapılandırılmış bir sunum sağlamak amacıyla, bu veriler tablolar halinde formatlanmıştır. Bölüm her zaman {{Pins}} veya {{tasks}} ile başlar ve {{/Pins}} veya {{/tasks}} ile biter. Bu iki yer tutucu arasındaki tüm öğeler, Pin veya Görev sayısına bağlı olarak tekrar tekrar gösterilir. Bu, sadece daha iyi bir genel görünüm sağlamakla kalmaz, aynı zamanda gerekirse sayfa kesimlerini de ekler.

İpucu: Her Pin'den sonra bir sayfa kesimi eklemek istiyorsanız, {{page break}} yer tutucusunu kullanın.

Rapor Şablonunun statik metni belirtildiği gibi gösterilirken, yer tutucu içerikleri App'ten gelen içeriklerle dinamik olarak doldurulur. Hem statik metinleri hem de yer tutucu metinleri stil ve boyut açısından ihtiyaçlarınıza göre ayarlayın. Bu ayarlar, bu şablona dayalı bir rapor oluşturulduğunda otomatik olarak uygulanır.

Yer tutucular hakkında daha fazla bilgi için lütfen Yer Tutucular makalesini okuyun.

Başlık ve altbilgiler, bir raporda her zaman gösterilmesi gereken önemli bilgiler içerir, örneğin Proje Başlığı, logo, raporun tarihi, sayfa numaraları vb. Başlık ve altbilgiler, kapak dışındaki tüm sayfalarda gösterilir.

Önceden hazırlanmış Rapor Şablonlarımızda başlık ve altbilgiler zaten entegre edilmiştir, 2. sayfadan başlayarak. Başlık satırları arasında {{project-name}} ve {{today}} gibi yer tutucuların yanı sıra firmanızın logosu bulunur. Sayfa numaralandırması için Word'de bulunan işlevi kullanıyoruz. Ek olarak, "Hızlı Baskı Şablonu"mızda, firma detayları gibi ad, adres ve web sitesi altbilgide yer alır.

Bu detayları ihtiyaçlarınıza göre uyarlamak için, başlık veya altbilgiye çift Tıkla. Başlık ve altbilgileri eklemek ve Düzenlemek için Word'deki Ekle menüsünü de kullanabilirsiniz.

Proje logoları için özel bir yer tutucu işledik: {{project-logo}} Bu yer tutucu, geleneksel logonuzun yerine kullanılabilir ve Proje ayarlarında logo olarak belirlediğiniz resmi veya grafiği gösterir.

Yine de, yer tutucu aracılığıyla eklenen resmin bozulmuş veya aşırı büyük görünebileceğini belirtmek isteriz. Eğer bu durum olursa, lütfen yer tutucudan vazgeçin ve resmi doğrudan şablona ekleyin. Orada, pozisyonu ve boyutu kesin olarak belirleyebilir ve başlığınız her raporda iyi görünür.

Temel olarak, Excel Şablonları için de Word Şablonları için geçerli olanlar geçerlidir, ancak yer tutucuların kendine has bir listesi vardır.

Excel Şablonunda, Formüller ve Diyagramlar oluşturabilirsiniz, bunlar final raporunda docu tools verileriyle doldurulur.

Rapor Şablonunuzu isteklerinize ve gereksinimlerinize göre tasarladıktan sonra, daha fazla kullanım için yüklemenin zamanı gelmiştir.

Lütfen yalnızca .docx ve .xlsx formatlarının yüklenebileceğini unutmayın.

İşte adımlar:

Farklı projeler için farklı şablonlarınız olabilir. Sadece belirli bir Proje için uygun olan şablonun kullanılmasını sağlamak için, bu şablonu yalnızca bu projeye Ata. Genel şablonlar tüm projeler için kullanılabilir hale getirilebilir.

Tüm projelere Ata:

Belirli bir veya daha fazla projeye Ata:

Alternatif olarak,

Rapor Şablonları, belirli projeler için Proje ayarları üzerinden de eklenebilir veya Kaldırılabilir. Proje ayarları hakkında daha fazla bilgi için Proje Ayarları makalesine bakın.

İstenilen eyleme bağlı olarak ya İndir ya da Kaldır seçeneğini seçin.

Bu işlevsellik hakkında kapsamlı bir anlayış kazanmak için, raporlar ve şablonlarla ilgili bölümümüzü içeren canlı seminerimizi de ziyaret edebilirsiniz. Seminer, pratik gösterimler ve açıklamalar içerir ve bu aracı etkili bir şekilde kullanma konusunda görsel bir rehber sunar. Semineri bu linkten ziyaret edin ve Rapor Şablonları kullanımı konusundaki bilginizi artırın.