Gestionarea licențelor este disponibilă doar în Aplicația web. Click pe iconița cu roată dințată din partea dreaptă sus a barei negre și selectați Gestionarea licențelor. Gestionarea licențelor este vizibilă doar pentru Proprietarul organizației și Utilizatorii cu permisiunile corespunzătoare.

În principiu, fiecare Utilizator care creează un Cont (de test) pentru docu tools devine Proprietarul propriei Organizații și poate Invitați alți Membri în Organizația sa prin Gestionarea licențelor, atâta timp cât pentru aceste Adrese de e-mail nu a fost creat un Cont docu tools.

Companiile desemnează un Proprietar al organizației la comanda licențelor docu tools, al cărui Cont este atribuit de docu tools GmbH toate Licențele. Acest Proprietar al organizației este apoi responsabil pentru atribuirea acestor Licențe angajaților corespunzători.

La înregistrare, introduceți Numele companiei. Acesta este acum numele Organizației dvs., care este vizibil și pentru partenerii de Proiect în docu tools.

De asemenea, introduceți numele dvs. și Adresa de e-mail. Pe această Adresă de e-mail veți primi linkul de Activați pentru Contul dvs., așa că asigurați-vă că nu există erori de tastare și că aveți acces la acest Cont de e-mail. Puteți schimba toate datele ulterior în Setări utilizator, cu excepția erorilor de tastare în Adresa de e-mail.

Pentru o modificare ulterioară a Numele companiei dvs., Click în Gestionarea licențelor pe iconița ... și selectați Gestionarea companiei. În Câmpul Companie puteți schimba propriul Numele companiei și confirmați cu Salvați.

În plus, puteți crea o Listă de Companii, dacă Compania dvs. are mai multe locații sau doriți să faceți o atribuire de Utilizatori pe departamente. Introduceți numele celorlalte Companii sau numele departamentelor individual și salvați-le. Prin meniul drop-down din coloana "Companie" din lista de Licențe, puteți apoi Atribuiți Utilizatorilor Compania corespunzătoare. Compania este afișată atunci când Atribuițiți sarcini și facilitează în Organizații mari selecția persoanei responsabile. În Raport, Compania poate fi de asemenea afișată cu placeholder-ul corespunzător.

Numele companiei poate fi schimbat doar de Proprietarul organizației. Utilizatorii pot schimba doar propriul nume în Setări utilizator.

În Organizația dvs. doriți să Invitați pe toți aceia ale căror Licențe le gestionați. De obicei, aceștia sunt angajații din Compania dvs. În cadrul docu tools, aceștia sunt denumiți "Utilizatori interni". ATENȚIE: Astfel, Invitațiți persoane în Organizația dvs., nu într-un Proiect sau o Echipă!

Click pe Invitați la Gestionarea licențelor. Introduceți Adresa de e-mail. Click pe Invitați. Invitatul va primi acum un e-mail cu invitația de a se alătura Organizației dvs. Pentru aceasta, el/ea Click pe Butonul sau linkul din e-mail și își setează o Parolă. El/ea este acum Membru al Organizației dvs. Membrii organizației nu au acces la Gestionarea licențelor, decât dacă le acordați permisiunea corespunzătoare. De asemenea, pot crea propriile Proiecte doar cu permisiunea corespunzătoare.

Dacă apare mesajul Adresa de e-mail specificată a fost deja utilizată, destinatarul a creat deja un Cont docu tools cu această Adresă de e-mail. Preluarea unui Cont existent este posibilă, dar poate fi realizată doar prin backend, lucru pe care nu îl puteți face singur. În acest caz, deschideți ca Proprietar al organizației logat în docu tools chatbotul și selectați "Mutați Utilizator". Introduceți Adresa de e-mail în cauză. Echipa noastră de servicii va fi notificată și va Mutați Contul Utilizatorului în Organizația dvs.

Puteți Invitați oricâți Utilizatori în Organizația dvs. Aceștia pot utiliza docu tools în totalitate doar dacă le Atribuițiți o Licență activă. Câte Licențe sunt încă disponibile în Organizația dvs. puteți vedea deasupra Listei dvs. de Membri. Dacă aveți o Licență disponibilă, Click pe ... la Utilizatorul respectiv și selectați Atribuiți Licență. Acum apare un semn de bifă portocaliu în coloana "plătit". Acest Utilizator poate acum utiliza docu tools în cadrul contractului dvs. de Licență.

Dacă nu aveți alte Licențe disponibile, puteți retrage Licența unui angajat sau contactați echipa noastră de vânzări pentru a cumpăra mai multe Licențe.

Utilizatorii fără Licență pot fi Invitațiți în Proiecte doar cu Rolul de Subcontractant sau Vizualizator intern.

Dacă doriți ca Utilizatorul să primească permisiunea de a gestiona Licențele în Organizație, setați corespunzător bifa în coloana Gestionarea licențelor.

Dacă doriți ca Utilizatorul să primească permisiunea de a gestiona Proiectele în Organizație, setați corespunzător bifa în coloana Gestionarea proiectelor. Odată ce bifa a fost setată, apare Butonul cu simbolul Dosar și lacăt. Dacă Click pe acesta, puteți limita ce Dosare de Proiect poate gestiona Utilizatorul.

Proprietarii organizației au întotdeauna ambele permisiuni, acestea nu pot fi eliminate.

Click pe ... în rândul angajatului respectiv. Click pe Retrageți Licența. În coloana "plătit" apare în locul bifei un –, numărul Licențelor dvs. disponibile în listă crește corespunzător. Licențele eliberate pot fi acum Atribuițiți altor persoane din Organizația dvs.

Angajații care nu mai pot lucra cu docu tools (de exemplu, pentru că au Părăsiți Compania), pot fi setați pe inactiv. Pentru aceasta, Click pe ... în rândul corespunzător și apoi pe Dezactivați Utilizator. Starea în acest rând se schimbă pe inactiv. Cu aceiași pași, puteți Activațiți din nou un Utilizator, dacă este necesar.

Un Utilizator inactiv va primi un mesaj de eroare la următoarea autentificare și nu se va putea autentifica. Astfel, accesul la datele dvs. este protejat.

Datele create de acest Utilizator rămân păstrate și îi sunt atribuite.

Este însă de reținut următoarele: Datele nesincronizate de pe dispozitivul mobil al Utilizatorului nu mai pot fi sincronizate și vor genera un mesaj de eroare pe dispozitivul final. În acest caz, puteți Activațiți din nou Utilizatorul și după sincronizarea efectuată îl puteți dezactiva din nou. Sarcinile deschise care sunt Atribuițiți Utilizatorului rămân atribuite acestei persoane. Prin editarea în masă a sarcinilor le puteți Atribuiți altcuiva.

Pentru a schimba Proprietarul organizației, vă rugăm să completați formularul de la sfârșitul articolului și să-l trimiteți la [email protected]. Schimbarea va fi efectuată de echipa noastră cât mai curând posibil în timpul orelor noastre de lucru.