إدارة الترخيص متوفرة فقط في تطبيق الويب. انقر على أيقونة الترس في الأعلى اليمين من الشريط الأسود واختر إدارة الترخيص. إدارة الترخيص مرئية فقط لمالكي المنظمة والمستخدمين الذين لديهم الصلاحية المناسبة.

بشكل عام، كل مستخدم يقوم بإنشاء حساب (تجريبي) لـ docu tools يكون مالكًا لمنظمته الخاصة ويمكنه عبر إدارة الترخيص دعوة أعضاء آخرين إلى منظمته، شريطة أن لا يكون قد تم إنشاء حساب docu tools لهذه العناوين البريد الإلكتروني.

تحدد الشركات عند طلب تراخيص docu tools مالكًا للمنظمة، حيث يتم تعيين جميع التراخيص لحسابه من قبل شركة docu tools GmbH. يكون هذا المالك مسؤولاً عن تعيين هذه التراخيص للموظفين المعنيين.

عند التسجيل، تقوم بإدخال اسم الشركة. هذا هو الآن اسم منظمتك، والذي سيكون مرئيًا أيضًا لشركاء المشروع في docu tools.

بالإضافة إلى ذلك، تقوم بإدخال اسمك وعنوان البريد الإلكتروني. ستتلقى على هذا العنوان البريد الإلكتروني رابط تفعيل لحسابك، لذا تأكد من عدم وجود أخطاء إملائية وأن لديك إمكانية الوصول إلى هذا الحساب البريد الإلكتروني. يمكنك تغيير جميع البيانات لاحقًا في إعدادات المستخدم، باستثناء الأخطاء الإملائية في عنوان البريد الإلكتروني.

لتغيير اسم منظمتك لاحقًا، انقر في إدارة الترخيص على الأيقونة ... واختر إدارة الشركة. في حقل الشركة، يمكنك تغيير اسم شركتك الخاص وتأكيد ذلك بـ حفظ.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك إنشاء قائمة بالشركات إذا كانت شركتك تمتلك عدة مواقع، أو إذا كنت ترغب في إجراء تعيين المستخدمين حسب الأقسام. أدخل أسماء الشركات الأخرى أو أسماء الأقسام بشكل فردي واحفظها. من خلال القائمة المنسدلة في عمود "الشركة" في نظرة عامة على التراخيص، يمكنك بعد ذلك تعيين الشركة المعنية لكل مستخدم. يتم عرض الشركة عند تعيين المهام ويسهل في المنظمات الكبيرة اختيار الشخص المسؤول. يمكن أيضًا عرض الشركة في التقرير باستخدام العنصر النائب المناسب.

يمكن تغيير اسم الشركة من قبل مالك المنظمة فقط. يمكن للمستخدمين تغيير أسمائهم الخاصة فقط في إعدادات المستخدم.

ترغب في دعوة جميع الأشخاص الذين تدير تراخيصهم إلى منظمتك. عادةً ما يكون هؤلاء الموظفون من شركتك. داخل docu tools، يُشار إلى هؤلاء بـ "المستخدمين الداخليين". انتبه: أنت بذلك تدعو الأشخاص إلى منظمتك، وليس إلى مشروع أو فريق!

انقر على دعوة إلى إدارة الترخيص. أدخل عنوان البريد الإلكتروني. انقر على دعوة. سيتلقى المدعو الآن بريدًا إلكترونيًا مع الدعوة للانضمام إلى منظمتك. لذلك، ينقر على الزر أو الرابط في البريد الإلكتروني ويضع كلمة المرور. هو الآن عضو في منظمتك. ليس لأعضاء المنظمة إمكانية الوصول إلى إدارة الترخيص، إلا إذا منحتهم الصلاحية المناسبة. يمكنهم أيضًا إنشاء مشاريعهم الخاصة فقط بالصلاحية المناسبة.

إذا ظهرت رسالة تم استخدام عنوان البريد الإلكتروني المحدد بالفعل، فهذا يعني أن المستلم قد أنشأ بالفعل حساب docu tools باستخدام هذا العنوان البريد الإلكتروني. من الممكن تبني حساب موجود، ولكن يمكن فقط من خلال النظام الخلفي، ولا يمكنك القيام بذلك بنفسك. في هذه الحالة، افتح كمالك مسجل للمنظمة في docu tools الدردشة الآلية واختر "نقل المستخدم". أدخل العنوان البريد الإلكتروني المعني. سيتم إخطار فريق الخدمة لدينا وسينقل حساب المستخدم إلى منظمتك.

يمكنك دعوة عدد غير محدود من المستخدمين إلى منظمتك. ومع ذلك، يمكنهم استخدام docu tools بشكل كامل فقط إذا قمت بتعيين ترخيص نشط لهم. يمكنك رؤية عدد التراخيص المتاحة في منظمتك أعلى قائمة الأعضاء. إذا كان لديك ترخيص متاح، انقر على المستخدم المعني على الأيقونة ... واختر تعيين ترخيص. سيظهر الآن علامة برتقالية في عمود "مدفوع". يمكن لهذا المستخدم الآن استخدام docu tools وفقًا لشروط عقد الترخيص الخاص بك.

إذا لم يكن لديك المزيد من التراخيص المتاحة، يمكنك سحب الترخيص من موظف أو الاتصال بفريق المبيعات لدينا لشراء المزيد من التراخيص.

المستخدمون بدون ترخيص يمكن دعوتهم في المشاريع فقط بدور مقاول من الباطن أو مشاهد داخلي.

إذا كنت ترغب في منح المستخدم صلاحية إدارة التراخيص في المنظمة، ضع علامة في العمود إدارة الترخيص.

إذا كنت ترغب في منح المستخدم صلاحية إدارة المشاريع في المنظمة، ضع علامة في العمود إدارة المشاريع. بمجرد وضع العلامة، ستظهر زر برمز مجلد وقفل. عند النقر عليه، يمكنك تحديد أي مجلدات مشروع يمكن للمستخدم إدارتها.

لمالك المنظمة دائمًا كلا الصلاحيتين، ولا يمكن إزالتهما.

انقر على الأيقونة ... في سطر الموظف المعني. انقر على سحب الترخيص. بدلاً من العلامة، ستظهر علامة – في عمود "مدفوع"، ويزداد عدد التراخيص المتاحة لديك في النظرة العامة. يمكنك الآن تعيين التراخيص المتاحة لأشخاص آخرين في منظمتك.

الموظفون الذين لم يعودوا قادرين على العمل مع docu tools (على سبيل المثال، لأنهم غادروا الشركة)، يمكنك تعطيلهم. لهذا، انقر على الأيقونة ... في السطر المعني ثم على تعطيل المستخدم. الحالة في هذا السطر تتغير إلى غير نشط. بنفس الخطوات، يمكنك أيضًا تفعيل المستخدم مرة أخرى إذا لزم الأمر.

المستخدم غير النشط سيتلقى رسالة خطأ عند المحاولة القادمة لتسجيل الدخول ولن يتمكن من تسجيل الدخول. وبالتالي، يتم حماية الوصول إلى بياناتك.

البيانات التي أنشأها هذا المستخدم تظل محفوظة ومرتبطة به.

ومع ذلك، يجب مراعاة الآتي: البيانات التي لم يتم مزامنتها من الجهاز المحمول للمستخدم لا يمكن مزامنتها بعد ذلك وستؤدي إلى رسالة خطأ في الجهاز النهائي. في هذه الحالة، يمكنك تفعيل المستخدم مرة أخرى وبعد المزامنة الناجحة، يمكنك تعطيله مرة أخرى. المهام المفتوحة المعينة لهذا المستخدم تظل معينة لهذا الشخص. من خلال تحرير المهام بالجملة، يمكنك تعيينها لشخص آخر.

لتغيير مالك المنظمة، يرجى ملء النموذج في نهاية المقال وإرساله إلى [email protected]. سيتم إجراء التغيير من قبل فريقنا في أقرب وقت ممكن خلال ساعات العمل لدينا.