Aufgaben spielen eine maßgebliche Rolle bei der Verteilung und Organisation von Arbeiten sowohl innerhalb eines Unternehmens als auch zwischen unterschiedlichen Projektpartnern. Dieser Leitfaden bietet eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für eine effektive Aufgabenzuweisung.
Verstehen der Projektmitglieder und Rollen
Aufgaben können jedem Projektmitglied, Kontakt oder Team zugewiesen werden, das zum Projekt eingeladen wurde. Um mehr über Projektmitglieder zu erfahren, klicken Sie hier.
Aufgaben zuweisen
Sie können Aufgaben auf zwei Wegen einer Person, einem Team oder einem Kontakt zuweisen.
1. Beim Erstellen einer neuen Aufgabe: Öffnen Sie den Pin und wählen Sie Aufgabe erstellen. In der Aufgaben-Detailansicht können Sie im Feld Zugewiesen eine verantwortliche Person, ein Team oder einen Kontakt auswählen.
2. Bei einer bestehenden Aufgabe: Öffnen Sie die gewünschte Aufgabe und wählen Sie in die Aufgaben-Detailansicht. Dort können Sie den aktuellen Zugewiesenen anklicken und ändern.
Zur Auswahl stehen die Kategorien Mitglieder, Teams und Kontakte. Diese werden in separaten Tabs angezeigt, zwischen denen Sie wechseln können. Im oberen Bereich jedes Tabs erscheinen außerdem die zuletzt verwendeten Zugewiesenen, sodass Sie diese besonders schnell auswählen können.
Aufgaben an Kontakte zuweisen: Kontakte sind keine aktiven Benutzer von docu tools und erhalten keine Aufgabenbenachrichtigungen. Diese Option dient zur Dokumentation, welches Unternehmen für eine bestimmte Aufgabe zuständig ist. Um Kontakte über Aufgaben zu informieren, empfehlen wir, einen Aufgabenbericht zu erstellen und ihnen diesen per E-Mail zuzusenden.
Aufgaben an einem Team zuweisen: Die Teams ermöglichen eine noch bessere Kooperation und somit einfachere Prozesse auf der Baustelle. Sobald eine Aufgabe einem Team zugewiesen wird, werden alle Teammitglieder benachrichtigt, und sie können die Aufgabe ansehen und erledigen, indem sie sie als erledigt markieren. Damit können einzelne Teams besser miteinander bzw. zusammen arbeiten und haben volle Kontrolle über alle Pins und Aufgaben ihres Teams, z.B. im Fall von Urlaubsvertretungen oder Ausscheiden aus dem Projekt
Aufgaben schließen
Als Ersteller oder Administrator einer Aufgabe haben Sie das Recht, eine Aufgabe zu schließen, sobald sie als erledigt markiert wurde. In Fällen, in denen eine Aufgabe nicht zu Ihrer Zufriedenheit erledigt wurde, können Sie sie auch erneut öffnen. Um eine Aufgabe zu schließen oder wieder zu öffnen, klicken Sie einfach auf den Status der Aufgabe und wählen Sie die entsprechende Option.