Zespół

Zestawienie

• Informacje ogólne
• Zespół
• Wewnętrzny obserwator
• Zewnętrzny obserwator
  • Podwykonawca
  • użytkownik docu tools
  • Kontakt
• zarządzanie użytkownikami
• Uwaga

Informacje ogólne

Na każdy projekt przypada zespół który składa się z użytkowników wewnętrznych twojej organizacji (firmy) i użytkowników zewnętrznych (podwykonawców, użytkowników narzędzi docu, kontaktów). Jeśli zostaniesz zaproszony jako użytkownik docu tools do projektu, ten zostanie dodany do zestawienia twoich projektów (górna lista).

Kontakty i członkowie projektu mogą być sortowane na liście.

Członkowie projektu mogą być posortowani według imia, firmy, roli, licencji i statusu działania.

Kontakty mogą być sortowane tylko według imion i firm.

Zespół

Wewnętrzni użytkownicy

Wewnętrzni użytkownicy są członkami twojej organizacji (firmy). Członków zespołu można zapraszać do projektu przez punkt "Zespół". Możesz zaprosić użytkowników do projektu w punkcie menu "Zespół" oraz w "Zarządzaj użytkownikami". Każdemu z tych użytkowników można przypisać inne uprawnienia (role). Wszystko na temat "uprawnień" można znaleźć w artykule. "Zarządaj użytkownikami". 

• Zaproszenie wewnętrznych użytkowników

Otwórz projekt i kliknij na "Zespół". 

1. Kliknij na "Dodaj do zespołu".

2. Wyszukaj użytkownika według imia lub adresu E-Mail. 

Uwaga: Można dodać kilku użytkowników jednocześnie. 

Zewnętrzni użytkownicy

Zewnętrzni użytkownicy są z reguły z "zewnętrznej organizacji", bezpłatnym "podwykonawcą" lub "kontaktem" sein. W następnym akapicie znajdują się szczegółowe opisy takich użytkowników. 

• zewnętrzna organizacja

Użytkownicy docu tools, którzy są członkami innej organizacji. Tacy użytkownicy zostają zapraszani do projektu przez "zespół" . 

Jeśli chcesz zaprosić do projektu użytkownika który nie jest członkiem twojej organizacji, musisz podać cały jego adres E-Mail by móc go zaprosić. Można zapraszać kilka osób jednocześnie. 

Wybór roli zaproszonego użytkownika następuje w momencie wysyłania zaproszenia. Zawsze można zmienić rolę użytkownika. Wystarczy wejść w zespół, kliknąć na użytkownika i otworzy się okno "szczegóły użytkownika". W tym oknie można zmienić rolę użytkownika. 

• Podwykonawca

Podwykonawca korzysta z docu tools bezpłatnie. Użytkownicy o roli podwykonawcy widzą tylko piny zawierające im zlecone zadania. Więcej o "podwykonawcach" znajdziesz w artykule  "role". 

• Kontakty 

Kontakty są firmami lub ludźmi którzy nie korzystają z docu tools. 

• Otwórz zespół projektu do którego chcesz dodać kontakt.
• Kliknij na "dodaj kontakt"

Istnieje też możliwość importowania kontaktów zapisanych w formacie csv.

Tak łatwo jak można importować kontakty, tak łatwo jest też eksportować kontakty. W docu tools masz dwie możliwości eksportowania kontaktów: pojedyncze lub wszystkie.

Eksportuj pojedyncze kontakty

Kliknij na kontakt aby go eksportować. Po kliknięciu, otworzy się okno ze szczegółami.

Następnie kliknij na "vCard exportieren".  W ten sposób można też eksportowac członków projektu, co następną metodą nie jest możliwe.

Eksportuj wszystkie kontakty

Możesz też eksportować wszystkie kontakty na raz. Kliknij najpierw na opcje a następnie na "Eksportuj kontakty".  W ten sposób zostaną pobrane tylko kontakty. Nie zostaną pobrane szczegółowe dane kontaktowe członków projektu. 

Na zakończenie tego procesu pojawii się plik .xlsx zawierający zestawienie wszystkich kontaktów.

Miejsca zaznaczonę na pomarańczowo wymagają minimum potrzebnych informacji, które musi zawierać kontakt, aby móc go dodać do zespołu w docu tools.

Zarządzanie użytkownikami

Za pomocą zarządzania użytkownikami można także dodać projektom użytkowników z własnej organizacji. 

• Jeśli chcesz zarządzać użytkownikami, kliknij na zębatkę która znajduje się w górnej listwie. Następnie kliknij na "zarządzanie użytkownikami".

• Wybierz użytkownika którego chcesz dodać do projektów. Kliknij na "Opcje" a następnie na "zarządzaj uprawnieniami".

• Rozwiń listę ról na wysokości projektu, aby przydzielić użytkownikowi rolę w projekcie. 

Uwaga:

Jeśli chcesz zmienić rolę członka zespołu, wyświetli się wiadomość z ostrzeżeniem. Docu tools ostrzega, że zmiana roli może doprowadzić do błedu w trakcie synchronizacji, jeśli nie przeprowadzi synchronizacji przed zmianą roli. 

Jeśli chcesz przeczytać więcej o tym dlaczego może dojść do błędów w aplikacji jeśli użytkownik nie przeprowadzi synchronizacji przed zmianą roli, kliknij tutaj.