Globale Rechte

Übersicht:

• Organisation
• Organisationsbesitzer
• Globale Rechte
• Lizenzverwaltung
• Projekte verwalten
• Projektebene

Allgemein:

docu tools teilt sich insgesamt in zwei Ebenen ein:

• Organisationseben
  • Lizenzverwaltung
  • Projektverwaltung
  • Berichtsvorlagen
• Projektebene

Organisationsebene

In docu tools erhält jede Firma ihre eigene Organisation. In dieser können Benutzer eingeladen, Projekte und Berichtsvorlagen erstellt werden. Wenn man einen neuen docu tools Account anlegt, erstellt man auch gleichzeitig eine neue Organisation (Firmenname). Derjenige der sich als erstes registriert ist der "Organisationsbesitzer". 

Organisationsbesitzer

Der Organisationsbesitzer ist der Benutzer der bei der Erstellung des Accounts die Organisation gegründet hat. Er ist automatisch immer Administrator und es können ihm keine "Globalen Rechte" entzogen werden, dadurch können Sie sich auch nicht aus der Software "aussperren".

Hinweis:  Falls der Organisationsbesitzer auf einen anderen Benutzer übertragen werden soll ist hierfür der Service zu kontaktieren. Es kann pro Organisation immer nur einen Organisationsbesitzer geben.

Globale Rechte

Damit man auf der "Organisationsebene" bereits Benutzerrechte vergeben kann gibt es hierfür globale Rechte. Man kann diese in der Lizenzverwaltung bei jedem Benutzer einzeln anwählen. Nur Benutzer, die selbst das globale Recht "Lizenzverwaltung" besitzen können dies machen. 

Lizenzverwaltung

Hat ein Benutzer dieses globale Recht ist er "Administrator". Er kann neue Benutzer in die Organisation einladen, Projekte verwalten sowie Berichtsvorlagen verwalten.

Hinweis: Zusätzlich kann er Firmen verwalten, falls die einzelnen Benutzer in unterschiedlichen Firmen oder Abteilungen arbeiten.

Projekte verwalten

Hat ein Benutzer das globale Recht "Projekte verwalten" kann er grundsätzlich alle Projekte sehen und auch neue Projekte erstellen und editieren. Zusätzlich hat er die Berechtigung Berichtsvorlagen zu erstellen und zu editieren.

Ordner beschränken

Die Zugriffsrechte der einzelnen Benutzer können auf bestimmte Ordner im System vergeben werden, somit sieht jeder nur die Projekte die in dem Ihm freigegeben Ordner sind. 

Tipp: Hat man beispielsweise alle seine Projekte in erster Ebene nach Ländern (Deutschland, Österreich, Spanien,...) geordnet und dann in zweiter Ebene nach Bereichen (Bereich 32, Bereich 33,...) dann kann man den Zugriff eines Benutzers auf den Ordner "Bereich 32" festlegen. Der Benutzer sieht somit nur sämtliche Projekte und Unterordner in diesem Ordner, hat allerdings keinen Zugriff auf übergeordnete Ordner oder andere Ordner in der gleichen Ebene.

Projektebene

Hat ein Benutzer keines der genannten globalen Rechte, dann hat er immer nur auf die Projektebene Zugriff. Um ein Projekt zu sehen muss er somit im Team als Benutzer eingeladen werden. Gleiches gilt für Benutzer aus externen docu tools Organisationen. Jedes Projekt gehört immer zu der Organisation, die das Projekt erstellt hat. 

Projektrollen

Jeder Benutzer, der in ein Projekt eingeladen ist erhält eine Rolle in diesem Projekt. Die Projektrolle beschränkt sich rein auf das einzelne Projekt. Mehr dazu finden Sie unter Rollen.

Projektteam

Ein Projektteam kann immer aus internen Benutzern sowie externen Benutzern anderer docu tools Organisationen bestehen. Jedes Projektmitglied erhält eine projektspezifische Rolle.

Berichtsvorlagen

Die Berichtsvorlagen können nur von Benutzern mit dem globalen Recht "Projekte verwalten" erstellt werden. 

Hinweis: Nicht zu verwechseln mit der Rolle Administrator in einem Projekt.