Übersicht der Rollen in docu tools
In docu tools können auf Projektbasis für alle Projektmitglieder Rollen verteilt werden. Diese berechtigen die einzelnen Personen innerhalb des Projekts zur Ansicht bzw. Erstellung von Inhalten.
Derzeit gibt es in docu tools folgende Rollen:
1. Administrator
(z.B. Projektleiter, Bauleiter, Techniker)
Administratoren haben volle Zugriffsrechte. Sie können neue Inhalte erstellen, Projektmitglieder einladen, sämtliche Inhalte bearbeiten, alle Aufgaben editieren, etc. Sie sind auch die einzigen, die die Projekteinstellungen bearbeiten dürfen. Sie sind die einzigen die Pläne in ein Projekt hochladen können.
Info: Administratoren im Projekt sind üblicherweise Generalunternehmer, die Aufgaben zugewiesen bekommen und sie dann an die Subunternehmer weiterleiten, die Projektsteuerung und die Örtliche Bauaufsicht.
2. Assistent
(z.B. Projektleiter, Techniker, Polier jeweils mit eingeschränkten Berechtigungen)
Assistenten können sämtliche Inhalte in einem Projekt sehen, allerdings nur selbst erstellte Inhalte verändern. Sie können keine Aufgaben von anderen Projektmitgliedern auf „geschlossen“ stellen, etc. Eigene Pins und Aufgaben können erstellt werden. Assistenten können weder neue Projektmitglieder oder Datasets hinzufügen, noch die Projekteinstellungen editieren. Sie können Berichte erstellen. Sie können alle Medien und Gruppen sehen sowie neue erstellen.
Info: Diese Rolle ist für jene Mitarbeiter vorgesehen, die in einem Projekt aktiv mitarbeiten, allerdings nicht sofort das Recht bekommen sollen, sämtliche Aufgaben abzunehmen, d.h. auf geschlossen zu stellen, und auch nicht in andere Prozesse eingreifen sollen.
3. Externer Betrachter
(z.B. Auftraggeber, Sachverständige, Subunternehmer die ebenfalls Pins setzen sollen)
Externe Betrachter können alle Pläne und Pins sehen, in denen ihnen direkt Aufgaben zugewiesen worden sind. Sie können zur Dokumentation eigene Pins mit Medien und ebenso Aufgaben erstellen. Externe Betrachter können (wie Subunternehmer) Berichte erstellen. Externe Betrachter sehen nicht die Projektmitglieder, können aber Gruppen erstellen und Datasets verlinken. Bei Medien sehen Sie (wie der Subunternehmer) nur die Fotos der Pins, die Sie erstellt haben bzw. die Ihnen zugewiesene Aufgaben beinhalten.
Info: Diese Rolle ist für Subunternehmer vorgesehen, die auf der Baustelle dokumentieren (z.B. Regieleistungen und Nachträge) und Aufgaben der Örtlichen Bauaufsicht abarbeiten sollen. Außerdem kann diese Rolle an Bauherren vergeben werden, damit diese ihre Arbeit bzw. Aufträge direkt in docu tools eintragen können und immer über den Fortschritt der Erledigung informiert sind.
4. Interner Betrachter
(z.B. Innendienst-Mitarbeiter, Abteilungsleiter, Bauherren)
Betrachter können sämtliche Inhalte sehen, allerdings nichts ändern oder hinzufügen. Die Rolle ist somit eine reine Betrachter-Rolle. Sie können auch keine Berichte erstellen.
Info: Betrachter sind für gewöhnlich Bauherren, Anwälte oder andere Personen, die Einblick in ein Projekt haben wollen.
5. Subunternehmer
(z.B. Nachunternehmer)
Ist einem Subunternehmer eine Aufgabe zugewiesen, sieht er den Plan und den Pin sowie alle Medien in diesem Pin. Subunternehmer können in docu tools alle Aufgaben abarbeiten, Medien und Kommentare zu Pins hinzufügen, Aufgaben als erledigt melden und Berichte erstellen. Wird eine Aufgabe auf „geschlossen“ gestellt, ist diese für den Subunternehmer nicht mehr sichtbar. Firmen, die als Subunternehmer in ein Projekt eingeladen wurden, arbeiten entweder in der kostenlosen Version von docu tools oder besitzen eine Lizenz, haben aber die Rolle des Subunternehmers und dessen Berechtigung zugewiesen bekommen.
Info: Als Subunternehmer werden sämtliche Firmen eingeladen, die nur Aufgaben abarbeiten sollen und die Erledigung der Aufgaben auch gleich dokumentieren sollen.
Lizenzanforderungen
Für die Rollen 1 bis 3 ist eine aktive, bezahlte Lizenz von docu tools erforderlich, d.h. mindestens pocket tool.
pocket tool-Benutzer können in unendlich viele Projekte eingeladen werden.
Um als Subunternehmer (Rolle 5) oder interner Betrachter (Rolle 4) in einem oder mehreren Projekten mitzuarbeiten, ist keine Lizenz erforderlich.
Info: Vorlagen sind nicht an die Rollen in Projekten gekoppelt, sondern an die globalen Rechte. Dazu mehr im Beitrag über globale Rechte hier