Berichtsvorlagen

 

Übersicht

• Allgemein
• Vorlagen erstellen
• Vorlagen in Word erstellen
• Vorlagen in Excel erstellen
• Vorlage hochladen
• Vorlagen verwalten
• Platzhalter

 

 

Allgemein

In docu tools haben Sie die Möglichkeit selbst Berichtsvorlagen zu erstellen. Unsere Vision ist es, dass jeder Kunde seine eigenen Vorlagen so frei wie möglich gestalten kann. Die Vorlagen können derzeit in Word oder Excel erstellt werden und danach in docu tools hochgeladen werden. Beim Erstellen eines Berichts werden sogenannte Platzhalter mit den Daten aus docu tools ausgefüllt. 

Tipp: Am einfachsten ist es, wenn man die von docu tools zur Verfügung gestellten Templates herunterlädt, nach seinen Vorstellungen abändert und dann wieder in docu tools hoch lädt.

Info: Nur .docx und .xlsx Dateien können als Vorlage in docu tools hochgeladen werden.

 

 

Vorlage erstellen

Der einfachste Weg sich eine neue Vorlage zu erstellen ist, eine unserer fertigen Vorlagen herunterzuladen und diese je nach Belieben zu erweitern. Hier bekommt man am schnellsten einen Einblick wie eine Vorlage aufgebaut ist.

 

 

Vorlage in Word erstellen 

Das Deckblatt kann frei gestaltet werden, auch mit Logos, Bildern, Grafiken, etc.

Ebenfalls können Sie natürlich auch nach dem Deckblatt noch einige Seiten statischen Text einfügen. Beachten Sie, dass Sie die Seiten mit statischen Texten durch einen Seitenumbruch von Seiten mit dynamischen Texten trennen sollten. 

 

Die Pin-Daten sowie die Aufgaben-Daten sind in einer "Tabelle" angeordnet. Dies schafft eine bessere Übersicht und hilft auch bei "Seitenumbrüchen".

Tipp: Wenn Sie nach jedem Pin einen Seitenumbruch wünschen, dann fügen Sie wie hier im Beispiel {{pagebreak}} ein.

 

 

Die Medien werden derzeit mit dem "Platzhalter {{pin-media}}" dargestellt. Wir werden in Zukunft noch weitere verschiedene Varianten anbieten um z.B. verschiedene Fotogrößen anzubieten.

 

 

Vorlagen in Excel erstellen

Bei Excel-Vorlagen finden Sie das gleiche Grundprinzip vor wie bei Word-Vorlagen. Es gibt hier allerdings eine eigene Liste an Platzhaltern.

Sie können in Excel auch schon vorgefertigte "Formeln" oder "Diagramme" erstellen, die dann im finalen Bericht mit den Daten aus docu tools ausgefüllt werden.

Unsere Vorlage Excel Export beinhaltet immer alle möglichen Platzhalter die im Moment ausgegeben werden können. Im Anhang haben Sie einen Überblick über alle "Platzhalter". Diese können Sie als Ausgangsbasis für Ihre individuelle Vorlage verwenden.

 

 

Vorlagen hochladen

• Um eine Projektvorlage hochzuladen, klicken Sie in der oberen Menüleiste auf "Berichtsvorlagen".

                                          

• Nun sehen Sie eine Liste aller existierenden Berichtsvorlagen. Klicken Sie auf "Vorlage erstellen".

• Geben Sie einen "Titel" für die Vorlage ein und wählen Sie die Datei (Word oder Excel) aus, die Sie als Vorlage hochladen möchten.

• Wählen Sie bei "Sprache" die Sprache aus, in der der Bericht in Zukunft ausgegeben werden soll.

• Klicken Sie auf "Erstellen", es wird Ihnen danach ein Testbericht mit Ihrer Vorlage angezeigt.

• Klicken Sie auf "Schließen". Um die Vorlage in einem Bericht ausgeben zu können müssen Sie diese entweder allen Projekten zuweisen oder einzelne Projekte auswählen.

 

 

Vorlagen verwalten

Berichtsvorlagen können entweder für alle Projekte freigeschalten werden, oder einzelnen Projekten zugewiesen werden.

Vorlage für alle Projekte hinzufügen

• Öffnen Sie zuerst ein Projekt. Klicken Sie auf das Zahnrad in der oberen Leiste und anschließend auf "Berichtsvorlagen". 

• Hier haben Sie nun einen Überblick über die vorhandenen Vorlagen. Möchten Sie, dass eine Vorlage für alle Projekte zur Verfügung steht, dann wählen Sie neben der Vorlage "Alle Projekte" aus.

Vorlage einzelnen Projekten hinzufügen

Möchten Sie, dass eine Vorlage nur einzelnen Projekten zur Verfügung steht, dann klicken Sie im gewünschten Projekt auf "Projekteinstellungen".

Hier können Sie nun unter den Punkt Berichtsvorlagen eine Vorlage hinzufügen.

 

Klicken Sie auf Berichtsvorlage hinzufügen und verwenden Sie die Suchfunktion um die gewünschte Vorlage schneller zu finden. Danach klicken Sie einfach auf die gewünschte Vorlage um sie dem Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie eine Vorlage wieder von einem Projekt entfernen möchten klicken Sie einfach auf das kleine "x".

Info: Vorlagen die für alle Projekte freigeschaltet sind können nicht von einem Projekt entfernt werden. Dafür müssen Sie im Menüpunkt "Berichtsvorlage", wie oben beschrieben, den Hacken bei "alle Projekte" entfernen.

Alternativ können Sie auch im Menüpunkt "Berichtsvorlagen" eine Vorlage zu einem einzelnen Projekt hinzufügen. Dafür klicken Sie unter Berichtsvorlagen auf "Vorlagen verwalten".

• Hier können Sie nun jedem Projekt einzeln Vorlagen hinzufügen.

• Klicken Sie auf das "+" und wählen Sie die gewünschte Vorlage aus.

Klicken Sie auf "Speichern" und schon können Sie nun im gewünschten Projekt einen Bericht mit dieser Vorlage erstellen.

Vorlage herunterladen & löschen

Ebenfalls können Sie sich immer alle Vorlagen auch wieder aus docu tools "herunterladen" & "löschen".

• Hierfür einfach die gewünschte Vorlage markieren und in den Optionen die entsprechende Aktion (herunterladen oder löschen) wählen.

 

 

Platzhalter

Die Gesamte Liste an Platzhaltern finden Sie als Download im Anhang. 

Für die Erstellung einer "Word- oder Excel-Vorlage" für docu tools können Sie aus einer Liste an Platzhaltern wählen, die dann immer von der Software automatisch befüllt werden. Ein Platzhalter ist immer klar durch zwei geschwungene Klammern {{}} abgegrenzt. 

• {{pin-category}} – Ist beispielsweise der Platzhalter bei dem dann immer die Pin Kategorie ausgefällt wird.

•{{pin-category}} –> Leichter Mangel

Sie können allerdings auch das Format des Platzhalters definieren, dann wird dieses im fertigen Bericht auch so dargestellt.

• {{pin-category}}  –>  Leichter Mangel

Es gibt vier verschiedene Kategorien von Platzhaltern:

• Projektbezogene -> {{project-name}} {{project-logo}}
• Bericht bezogene –> {{author}} {{pagebreak}}
• Pin bezogene -> {{pin-number}} {{pin-title}}
• Aufgaben bezogene -> {{task-title}} {{task-status}}

Bei den Aufgaben und Pin Platzhaltern gibt es überdies eine Besonderheit. Da Pins und Aufgaben in einem Bericht immer häufiger vorkommen muss man jeweils einen Bereich eingrenzen, in dem diese Platzhalter vorkommen. Dieser Bereich wird dann immer mit allen Daten aus einem Pin/Aufgabe ausgefüllt und so oft repliziert, wie viele Pins/Aufgaben in den Bericht kommen.

Einen Bereich beginnt man immer mit {{pins}} oder {{tasks}} je nachdem für welchen Bereich. Und man schließt den Bereich dann immer mit {{/pins}} oder {{/tasks}}.

• Beispiel: 

Vorlage	Fertiger Bericht
{{pins}} {{pin-title}} – {{pin-number}} {{pin-plan-name}}   {{/pins}}	Rohre installieren – 345 1. Obergeschoss   Türe schließt nicht – 346 3. Obergeschoss

Hinweis: Alle Elemente (wie zum Beispiel "Planausschnitt") die sich zwischen diesen beiden Platzhaltern befinden werden dann so oft wiederholt dargestellt wie es Pins oder Aufgaben gibt.