Lizenzverwaltung

 

Übersicht

• Allgemein
• Organisationsbesitzer
• Erste Anmeldung
• Benutzerverwaltung
  • Allgemein
  • Benutzer einladen
  • Benutzer als inaktiv markieren
  • Massenimport für Benutzer
• Erklärung zu den Begriffen
  • Lizenzen
  • Status
  • Beginn und Ende der Mitgliedschaft
  • Lizenzverwaltung
  • Projekte verwalten
• Benutzer editieren
• Rollen verwalten

 

 

Allgemein

Die Benutzerverwaltung ist ein sehr komplexes Thema, jedoch wird man sich nur in der Anfangszeit von docu tools mehr damit beschäftigen müssen. 

Organisationsbesitzer ist jene Person die sich als erstes mit Ihrem Firmennamen eingetragen hat. In den meisten Fällen ist das ein IT Fachmann Ihrer Firma oder eine Person die auch in weiterer Folge für die administrative Tätigkeit im Unternehmen verantwortlich ist. (z.B. Vergabe von Lizenzen, neue Benutzer einladen, usw.) 

Erste Anmeldung 

In der ersten Anmeldung wählen Sie Ihren Firmennamen der gleichzusetzen ist mit dem Namen der Organisation. Der Name ist für externe Besitzer und Projektpartner sichtbar. 

                                            

 

 

Lizenzverwaltung  

Allgemein

Die Lizenzverwaltung ist nur für jene Benutzer sichtbar, die die Berechtigung erhalten haben Benutzer zu bearbeiten. Die Berechtigung wird vom Organisationsbesitzer vergeben. 

                                                 

Benutzer einladen

Hier werden Ihre Mitarbeiter eingeladen. Bitte nicht zu verwechseln mit dem Team, in das Sie externe Benutzer, Kontakte oder Subunternehmen einladen. Alles zum Thema "Team" finden Sie HIER!

1. Klicken Sie auf "Benutzer in Lizenzverwaltung einladen" um einen neuen Benutzer in Ihre Organisation einzuladen.

                 

Tragen Sie die E-Mail Adresse in das vorgesehene Feld und klicken Sie auf "Einladen"

In Ihrer Benutzerverwaltung haben Sie einen Überblick über Ihre "Lizenz/en" und können somit sehen ob Sie einen weiteren Benutzer einladen können oder ob Sie davor noch eine neue Lizenz kaufen müssen. 

 

 

Benutzer als inaktiv markieren

• Haken Sie die Benutzer an die Sie inaktiv schalten wollen.
• Klicken Sie anschließend auf Optionen. 
• Wählen Sie "Benutzer als inaktiv markieren".

 

 

Massenimport für Benutzer

                                          

 

 

Erklärung zu den Begriffen

 

 

Lizenzen

Lizenzen können entweder Testlizenzen, vollwertige oder abgelaufen sein. 

   

  

 

 

Status

• Aktiv: Bedeutet, dass der Benutzer docu tools bereits nutzt und die Ihm zugesendete Einladung angenommen hat. 
• Inaktiv: ein inaktiver Benutzer kann einer sein, der nicht mehr in Ihrer Organisation tätig ist oder momentan nicht mehr in docu tools arbeitet. 
• Ausstehend: sollte der Status "Ausstehend" sein, wurde die gesendete Einladung noch nicht angenommen. Hinweis: Überprüfen Sie zur Sicherheit noch einmal die E-Mail-Adresse auf Schreibfehler. Eventuell könnten Sie die Einladung erneut senden. 

 

 

Beginn und Ende der Mitgliedschaft

Hier ist der einzige Unterschied in der Zahlungsart (monatliche bzw. jährliche Zahlung). 

 

 

Lizenzverwaltung

Nur wenn die Benutzerverwaltung angehakt ist hat ein Benutzer die Berechtigung andere Benutzer in die eigene Organisation einzuladen. Diese Berechtigung kann nur wiederum vom Organisationsbesitzer vergeben werden. 

 

 

Projekte verwalten 

    

Nur wenn das Feld angehakt ist, hat ein Benutzer die Berechtigung "Projekte zu verwalten". Diese kann in der "Lizenzverwaltung" erteilt werden.

 

 

Benutzer editieren

Haben Sie die Berechtigung zur Benutzerverwaltung (diese muss vom Organisationsbesitzer vergeben werden) dann können Sie die persönlichen Einstellungen der Benutzer bei Bedarf ändern oder Fehlende ergänzen.

• Klicken Sie in der Lizenzverwaltung den zu bearbeitenden Benutzer um diesen zu editieren

                                               

• Fixe Elemente sind "E-Mail Adresse" und "Unternehmen/Organisation", diese sind nachträglich nicht zu ändern. (E-Mail und Organisation werden automatisch bei der Einladung zu docu tools ausgefüllt) 

• Die Lizenzeinstellungen dienen zur Übersicht über Anfang und Ende der Lizenz und ob es ein Test oder eine vollwertige Lizenz ist. 

• Globale Rechte (Projekte verwalten) kann von dem Benutzer der die Berechtigung hat Benutzer zu verwalten, aktiviert werden. 

 

Rollen verwalten

Der Organisationsbesitzer oder der Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung vergibt anderen Benutzern Rollen für die verschiedenen Projekte. So können Sie Benutzern direkt Projekte zuweisen ohne Sie davor in das Team einzuladen. 

• Klicken Sie auf "Optionen" und wählen Sie "Rollen verwalten." 

• "Suchen" Sie entweder nach dem Projekt zu dem Sie den Benutzer hinzufügen wollen oder filtern Sie die Liste. 

• Klicken Sie anschließend auf "+" um die entsprechende Rolle für den Benutzer in dem Projekt auszuwählen. 

• Wählen Sie eine der vorgegebenen Rollen 

1. Administrator 
2. Assistent 
3. Externer Betrachter
4. Interner Benutzer 
5. Subunternehmer

Hinweis: Für weitere Informationen zum Thema Rollen, klicken Sie Hier!