Projektmitglieder

Übersicht

• Allgemein
• Projektmitglieder
• Interne Benutzer
• Externe Benutzer
  • Subunternehmer
  • docu tools User
  • Kontakt
• Lizenzverwaltung
• Warnhinweis

Allgemein

Die Projektmitglieder setzen sich pro Projekt aus internen Benutzern Ihrer Organisation (Firma) und externen Benutzern (Subunternehmer, docu tools User, Kontakten) zusammen. Werden Sie als docu tools Benutzer in ein Projekt eingeladen, wird dieses Projekt nicht zu Ihren aktiven Projekten dazugerechnet, da Sie in das Projekt eingeladen worden sind. 

Kontakte bzw auch Mitglieder können in der Liste sortiert werden.

Projektmitglieder lassen sich nach den Kategorien Name, Unternehmen, Rolle, Lizenzen und nach dem Status der Aktivität sortieren.

Kontakte hingegen nur nach Name und Unternehmen.

Projektmitglieder

Interne Benutzer

Interne Benutzer sind docu tools User aus Ihrer Organisation die pro Projekt eingeladen werden. Sie können Benutzer im Menüpunkt "Team" sowie auch in der "Benutzerverwaltung" in ein Projekt einladen. Jedem dieser Benutzer kann unterschiedliche Berechtigungen (Rollen) zugewiesen werden. Alles zum Thema "Berechtigungen" finden Sie im Artikel "Lizenzverwaltung". 

• Interne Benutzer einladen

Öffnen Sie ein Projekt und klicken Sie anschließend auf "Mitglieder". 

1. Klicken Sie auf "Projektmitglieder einladen"

2. Geben Sie den Namen oder die E-Mail des aktiven Nutzers ein, wählen seine Rolle aus und schicken Sie die Einladung ab. 

Hinweis: Sie können auch gleichzeitig mehrere Namen auf einmal in ein Projekt einladen. 

Externe Benutzer

Können Projektpartner die entweder aus einer anderen "externe Organisation", ein kostenloser "Subunternehmer" oder ein "Kontakt" sein. Im folgenden Absatz werden alle genannten externen Benutzer genauer beschrieben. 

• externe Organisation

docu tools User die von einer externen Organisation in Ihr Projekt hinzugefügt werden, laden Sie im "Team" ein. 

Sollte der Benutzer das erste Mal in ein Projekt eingeladen werden, müssen Sie die vollständige E-mail Adresse eintragen. Sie können auch hier wieder mehrere Benutzer gleichzeitig einladen. 

Sie können die Berechtigung gleich bei der Einladung des Benutzers vergeben, oder klicken Sie auf den Benutzer, es öffnet sich ein Fester mit "Benutzerdetails". Hier können Sie die Rolle des Benutzers im Projekt festlegen. 

• Subunternehmer

Die Rolle des Subunternehmer bzw. Nachunternehmers ist eine kostenlose Möglichkeit in docu tools in einem Projekt zu arbeiten. Werden Sie mit dieser Rolle in docu tools eingeladen, sehen Sie nur die Ihnen zugewiesenen Aufgaben und können diese dann abarbeiten. Alles zum Thema "Subunternehmer" finden Sie im Artikel "Rollen". 

• Kontakte 

Kontakte sind Firmen oder einzelne Benutzer die nicht mit docu tools arbeiten, weder als docu tools User noch als kostenloser docu tools User. 

• Öffnen Sie das Projekt in welches Sie einen Kontakt hinzufügen wollen
• Gehen Sie im Menü auf "Mitglieder"
• Nun klicken Sie auf das Untermenü "Kontakte"
• Klicken Sie auf "Kontakt hinzufügen"

Sie können auch bereits bestehende Kontakte im CSV. Format importieren. Eine Vorlage dazu finden Sie im Anhang zu diesem Artikel.

So einfach es ist Kontaktdaten zu importieren, so einfach ist es auch Kontakte aus docu tools zu exportieren. Ihnen stehen dabei auch 2 Optionen zur Verfügung: einzelne oder alle Kontakte exportieren.

Einzelne Kontakte exportieren

Um einen einzelnen Kontakt zu exportieren, klicken Sie diesen an. Dieser wird dann in einem eigenen Fenster geöffnet.

Im nächsten Schritt klicken Sie auf "vCard exportieren". Mit dieser Methode ist es auch möglich Projektmitglieder zu exportieren, das ist bei der folgenden nicht möglich.

Alle Kontakte exportieren

Sie haben auch die Möglichkeit alle Kontakte auf ein Mal zu exportieren, dafür klicken Sie wieder auf Optionen und anschließend auf "Alle Kontakte exportieren". Es werden dabei jedoch nur Kontakte und nicht die Kontaktdaten der Projektmitglieder exportiert. 

Mit diesem Vorgang erhalten Sie eine Datei mit Ihren Kontakten im .xlsx Format.

Die in orange hinterlegten Informationen sind das Minimum an auszufüllenden Daten um einen Kontakt in docu tools in ein Team einzutragen.

Lizenzverwaltung

Mithilfe der Lizenzverwaltung können Sie ebenfalls interne Benutzer Ihrer Organisation in ein Projekt einladen. 

• Öffnen Sie dazu die Lizenzverwaltung in der oberen Menüleiste und klicken Sie auf "Lizenzverwaltung"

• Wählen Sie den Benutzer aus den Sie zu einem Projekt zuweisen wollen, klicken Sie auf "Optionen" und anschließend auf "Rollen verwalten"

• Klicken Sie auf den drop-down Pfeil in dem Projekt in dem Sie einen Benutzer hinzufügen wollen und wählen eine "Rolle" aus. 

Warnhinweis

Wenn Sie die Rolle eines Ihrer Projektmitglieder ändern wollen, so erscheint eine Warnung, welche darauf hinweist, dass bevor Sie seine Rolle ändern, der davon betroffene User seine Daten synchronisieren sollte, um Fehler in der Anwendung zu vermeiden. 

Eine ausführliche Erklärung, warum die Synchronisation vor der Änderung der Rolle so wichtig ist, finden Sie hier.