Übersicht:

• Allgemein
• Import von Datasets
  • Editieren
    • Datasets umbenennen 
    • Datasets überschreiben
    • Datensätze exportieren
    • Datasets deaktivieren
• Datasets zuweisen
• Web App
• Werte auslesen
• Datasets zu Berichten hinzufügen

 

Allgemein

Einem Pin können mehrere Datasets zugewiesen werden. Datasets dienen dazu einem Pin einen zusätzlichen Wert zuzuweisen, damit man im Nachhinein zusätzliche Informationen über Querverweise abfragen kann. Datasets werden in dem Format .csv oder .xlsx eingespielt. Ein Anwendungsbereich ist beispielsweise das Raumbuch.

Ein kleiner Auszug aus den Anwendungsbereichen:

• Raumbuch
• Gewerkeliste
• Leistungsgruppen
• Brandschütztürenliste
• diverse Prüflisten 

Tipp: Beispiele für verschiedene Datasets finden Sie am Ende dieses Beitrags. 

Hinweis: In der Version 2.x von docu tools hieß dieses Feature Raum. Es wurde in der neuen Version von uns um einige Funktionen erweitert, sodass es nun ein viel größeres Einsatzgebiet abdeckt als nur die Zuordnung eines Raumes.

 

 

Import von Datasets

• Klicken Sie im Projekt auf den Menüpunkt "Datasets"
• Wählen Sie "Datasets importieren" aus

• Wählen Sie ein Datei aus die Sie hochladen möchten

• Ändern Sie gegebenenfalls den Titel oder die Sprache der Datei

 

• Wenn die Spalte des Datasets die Zeile ist in der die Titel enthalten sind, haken Sie "Reihen und Spalten invertieren" an. 

• Bitte wählen Sie die "ID" und den "Titel" des Datasets. Diese werden Ihnen später im Pin angezeigt. 

• Sie erhalten zusätzlich noch ein Voransicht um gegebenenfalls noch Änderungen vorzunehmen. 

• Klicken Sie auf "Import" 

Hinweis: ID und Titel der Zeile sind die zwei Werte die Später im Pin angezeigt werden. Beispielsweise sehen Sie hier einen Pin bei dem der Raum "2.001" ausgewählt wurde. Dabei ist "Raum-Nr." die ID des wertes und "Lage" der Titel.     

 

 

Editieren von Datasets

Öffnen Sie die zu editierende Liste und klicken Sie auf "Editieren".

Fügen Sie nachträglich eine weiter "Spalte" oder "Reihe" in die Liste hinzu wenn Sie nicht das gesamte Dataset überschreiben oder deaktivieren und neu einspielen wollen. 

Editieren Sie die Titel der einzelnen Spalten oder die eingetragenen Werte der Spalten. 

 

 

Datasets umbenennen

Klicken Sie auf "Optionen" und "Umbenennen" um das hochgeladene Dataset umzubenennen. 

 

 

 

Datasets überschreiben

Klicken Sie auf "Optionen" und "Überschreiben" um das hochgeladene Dataset zu überschreiben. Wähle Sie die aktualisierte Datei (Formta: .csv, .xlsx) aus. 

Die in "grau" hinterlegten Datasets zeigen den Verlauf der überschriebenen Datasets an und können exportiert werden. 

 

 

Datasets exportieren

Klicken Sie auf "Optionen" und "Exportieren" um das Dataset im aktuellen Layout oder im selben Layout des Imports, im Format .csv oder .xlsx zu exportieren.

 

 

 

Datasets deaktivieren     

Klicken Sie auf "Optionen" und "Deaktivieren" um das hochgeladene Dataset zu deaktivieren und damit inaktiv zu setzen. 

Sie können "deaktivierte" Datasets jederzeit wieder aktivieren. Klicken Sie dazu auf "inaktiv" oder "alle" um alle deaktivierten Datasets einzublenden und ggf. über die Optionen wieder "aktiv" zu setzen. 

 

Werte zuweisen / Datasets verlinken

Webapp

• Öffnen Sie den Pin, klicken Sie auf "Dataset verlinken" 

• Wählen Sie das Dataset, aus dem Sie einen Wert einem Pin hinzufügen wollen. 

• Klicken Sie den Wert an, oder suchen Sie mithilfe der Suche nach einem Wert aus dem Dataset. 
• Klicken Sie rechts oben auf "Optionen" um das "gesamte Dataset anzeigen" zu lassen! 

 

Das ist besonders hilfreich wenn ein Dataset aus mehr als 2 Spalten (ID und Titel) besteht und man nach Werten suchen möchte die nicht ID oder der Titel sind. 

• Nachdem Sie einen Wert ausgewählt haben bestätigen Sie ihre Eingabe mit "Speichern"

 

 

Hinweis: Möchten Sie mehrere Werte aus dem gleichen Datensatz importieren, dann wiederholen Sie einfach diesen Vorgang. Gleiches gilt auch für Werte aus anderen Datensätzen. Einem Pin können beliebig viele Werte aus einem oder mehreren Datensätzen zugewiesen werden.

 

 

Werte ablesen 

• Die im Pin verlinkten Werte, werden in der Pinansicht angezeigt und können angeklickt werden um die gesamte Tabelle/Liste zu sehen. 

 

 

Datasets zu Berichten hinzufügen

Sie haben die Möglichkeit die Werte der zugewiesenen Datasets in einem Excel Bericht oder Word bzw. PDF Bericht auszugeben. Dazu müssen Sie den exakten Namen des Datasets in die Berichtsvorlage einfügen und diese anschießend hochladen. 

• Beispiel: Das Dataset das Sie in docu tools einspielt haben heißt "Gewerkeliste" oder "Raumbuch" so müssen die Platzhalter demnach {{dataset-Gewerkeliste}} oder {{dataset-Raumbuch}} in der Vorlage heißen. 

 

• Beispiel Word Bericht mit Dataset

• Beispiel Excel Bericht mit Dataset