Die Funktion "Aufgabenstatus" spielt eine entscheidende Rolle bei der Verfolgung des Arbeitsfortschritts mit größerer Granularität. Wir haben fünf verschiedene Status für Aufgaben definiert und diese Status können auf der Grundlage von Benutzerrollen, Berechtigungen und dem Aufgabenzuweiser geändert werden.
Übersicht über die verschiedenen Aufgabenstatus
- Offen
Dies ist der Standardstatus für eine neue Aufgabe und zeigt an, dass die Arbeit gerade im Gange ist. Benutzer mit Admin-Rollen oder der Aufgabenersteller können die Aufgabendetails bearbeiten, und Kommentare und Medien können von jedem hinzugefügt werden.
Nächste Schritte:
- Der Aufgabenzuweiser kann die Aufgabe auf "Erledigt" oder "Zurückgewiesen" setzen. Es wird empfohlen, bei der Zurückweisung einer Aufgabe einen Kommentar hinzuzufügen, um eine effiziente Lösung zu finden.
- Der Administrator oder der Ersteller der Aufgabe kann die Aufgabe direkt auf "Geschlossen" setzen. Dies ist in der Regel hilfreich, wenn Aufgaben an Kontakte (Auftragnehmer, die kein docu tools Konto haben) vergeben wurden. Wenn diese die Aufgabe als erledigt melden, kann der Aufgabenersteller die Aufgabe schließen, um dies auch in der App anzuzeigen.
- Erledigt
Wenn der Auftragnehmer die Arbeit abgeschlossen hat, kann er die Aufgabe als "Erledigt" markieren. Aufgabendetails können nicht mehr bearbeitet werden, aber Kommentare und Medien können weiterhin von allen hinzugefügt werden.
Nächste Schritte:
- Der Ersteller der Aufgabe erhält eine Benachrichtigung und kann die Aufgabe überprüfen und sich für " Neueröffnung" oder " Schließen" entscheiden.
- Der Auftragnehmer verliert die Möglichkeit, den Status der Aufgabe zu ändern, kann aber weiterhin Medien und Kommentare hinzufügen.
- Der Administrator kann die Aufgabe als "Geschlossen" markieren oder sie wieder öffnen.
- Zurückgewiesen
Wenn der Zugewiesene eine Aufgabe nicht bearbeiten kann oder glaubt, dass sie irrtümlich zugewiesen wurde, kann er sie "Zurückgewiesen" wählen. Dieser Status zeigt an, dass an der Aufgabe noch gearbeitet werden muss, was eine Überprüfung und Neuzuweisung erfordert.
Nächste Schritte:
- Nach der Ablehnung erhält der Ersteller der Aufgabe eine Benachrichtigung und kann die Aufgabe überprüfen.
- Der Administrator oder der Aufgabenersteller kann dann den Empfänger ändern, die Aufgabe schließen oder sie mit demselben Empfänger erneut öffnen.
- Geschlossen
Sobald die Arbeit an der Aufgabe abgeschlossen ist, kann sie in den Zustand "Geschlossen" versetzt werden. Die Aufgabendetails können nicht mehr bearbeitet werden, und die Aufgabe bleibt in den Pin-Details sichtbar, wird aber für Subunternehmer und externe Betrachter unsichtbar.
Nächste Schritte:
- Der Administrator oder der Ersteller der Aufgabe hat die Möglichkeit, die Aufgabe erneut zu öffnen oder sie in den Aufgabendetails auf inaktiv zu setzen.
- Wenn der Subunternehmer keine anderen offenen Aufgaben auf dem Plan hat, wird der gesamte Plan für ihn unsichtbar.
- Inaktiv
Ähnlich wie beim Status "Geschlossen" ist die Arbeit an der Aufgabe abgeschlossen, und die Details können nicht mehr bearbeitet werden. Allerdings werden Aufgaben in diesem Zustand standardmäßig nicht in den Pin-Details angezeigt, was eine bessere Sichtbarkeit der laufenden Arbeit durch Deaktivierung der abgeschlossenen Aufgaben ermöglicht.
So setzen Sie eine Aufgabe inaktiv:
- Nur Administratoren oder der Ersteller der Aufgabe können eine Aufgabe auf inaktiv setzen.
- Öffnen Sie die Aufgabendetails, klicken Sie auf die Aufgabe in den Pin-Details, wählen Sie das Menü
...
und wählen Sie die OptionDeaktivieren
.
So zeigen Sie inaktive Aufgaben an:
- Wählen Sie in den Details des Pins das Menü
...
und wählen Sie die letzte OptionZeige inaktive Inhalte
. - Alternativ können Sie in der Aufgabenliste Filter verwenden, indem Sie den Status
inaktiv
auswählen und den Schnellfilter fürinaktiv
oderalle
Inhalte anpassen.
HINWEIS: Aufgaben im Status "Erledigt", "Geschlossen" und "Inaktiv" können nicht bearbeitet werden. Die verfügbaren Tasten hängen von der Rolle und den Rechten des Benutzers ab.
Sichtbarkeit für Subunternehmer und externe Betrachter
Subunternehmer und externe Betrachter haben nur eingeschränkten Zugriff auf die Projektinhalte. Für weitere Details zu Rollen lesen Sie bitte unseren Artikel über Rollen.
- Beide Rollen können zugewiesene Aufgaben in docu tools verwalten, einschließlich Hinzufügen von Medien und Kommentaren. Externe Betrachter können Aufgaben erstellen und haben das Recht, diese zu schließen und wieder zu öffnen.
- Wenn eine Aufgabe als "Geschlossen" oder "Inaktiv" markiert ist, wird sie für diese Benutzer unsichtbar und wird bei der Verwendung von Filtern ausgeschlossen.
Aufgabenliste - Filter und Massenbearbeitung
Der Status von Aufgaben kann in der Aufgabenliste geändert werden. Die meisten Benutzer sehen die Optionen: "Aufgaben zu einem Bericht hinzuzufügen" und "Als "Erledigt" markieren".
- Dies betrifft Aufgaben mit dem Status "Offen"; Aufgaben, die als "Zurückgewiesen" markiert sind, werden nicht geändert.
- Die Bearbeitungsrechte stimmen mit der Aufgabendetailansicht überein und berücksichtigen die Benutzerrollen und -berechtigungen.
Weitere Hinweise zur Massenbearbeitung von Pins und Aufgaben finden Sie in diesem Artikel.
Für eine effiziente Aufgabennavigation können Sie die in der Aufgabenliste verfügbaren Filter nutzen. Mit diesen Filtern können Sie Ihre Suche nach verschiedenen Kriterien verfeinern, z. B. nach Aufgabennummer, Titel, Beauftragtem, Fälligkeitsdatum und anderen Aufgabendetails. Darüber hinaus können Sie Ihre Suche weiter eingrenzen, indem Sie Pin-bezogene Filter verwenden, wie z. B. Pin-Nummer, Status, Titel und verschiedene andere Parameter.