Administrator
"Administrator" ist eine Projektrolle, die eine aktive kostenpflichtige Lizenz benötigt.
Aktivierungslink
Bei der ersten Anmeldung oder Einladung zu docu tools erhalten Sie einen Aktivierungslink, um ein Konto zu erstellen. Sollte dieser nicht ankommen, überprüfen Sie bitte den Spamordner. Wenn Sie versuchen, sich zu einem späteren Zeitpunkt mit einer bereits verwendeten E-Mailadresse wieder anzumelden, erhalten Sie keinen Aktivierungscode. In diesem Fall setzen Sie Ihr Passwort zurück und loggen sich dann wie gewohnt ein.
Aufgabe
Eine Aufgabe wird immer in einem Pin angelegt, sie kann nicht alleine stehen. Eine Aufgabe können Sie erstellen und einem Benutzer/Kontakt/Team zuweisen, die für die Erledigung dieser Aufgabe zuständig sind. Diese können in der Aufgabe ihren Arbeitsfortschritt dokumentieren und nach Erledigung entsprechend kennzeichnen. Ist die Aufgabe zur Zufriedenheit aller erledigt, kann diese geschlossen werden.
Assistent
"Assistent" ist eine Projektrolle, die eine aktive kostenpflichtige Lizenz benötigt.
Benachrichtigung
Benachrichtigungen informieren die Benutzer:innen über Neuigkeiten in den Projekten, Pins und Aufgaben. Diese können per E-Mail empfangen werden oder werden beim Login in docu tools angezeigt.
Benutzer
Ein:e Benutzer:in ist eine Person mit einem docu tools Konto.
Bericht
In einem Bericht werden alle gewünschten Informationen in einem teilbaren Format (Word, Excel, PDF) zusammengefasst.
Berichtsvorlage
In der Berichtsvorlage wird mit Platzhaltern festgelegt, welche Informationen aus einem Projekt in einen Bericht übernommen werden sollen. Die Information wird tagesaktuell aus docu tools bezogen.
Deaktivieren
Mit der Funktion "Deaktivieren" blenden Sie irrelevante Inhalte aus, die im Projekt nicht mehr wichtig sind (z.B. weil veraltet), nicht mehr benötigt werden oder die vielleicht versehentlich erstellt wurden.
Externer Benutzer
Ein:e externe:r Benutzer:in ist eine Person mit docu tools Account außerhalb der eigenen Organisation, z.B. einer Partnerfirma oder eines Subunternehmens.
Externer Betrachter
"Externer Betrachter" ist eine Projektrolle, die eine aktive kostenpflichtige Lizenz benötigt.
Interner Benutzer
Ein:e interne:r Benutzer:in ist eine Person mit docu tools-Konto innerhalb der eigenen Organisation (typischerweise das eigene Unternehmen).
Interner Betrachter
"Interner Betrachter" ist eine Projektrolle, für die eine aktive kostenfreie Lizenz ausreichend ist.
Kontakt
Ein Kontakt ist eine Person, die kein docu tools Konto besitzt, aber in einem Projekt beteiligt ist.
Konto
Jede:r Benutzer:in von docu tools eröffnet ein Konto mit der bevorzugten E-Mailadresse. Auf dieses Konto kann die Lizenz zugewiesen werden und mit diesem Konto können die Nutzer:innen zu Projekten hinzugefügt werden.
Lizenz
Nur mit einer aktiven kostenpflichtigen Lizenz kann docu tools im vollen Umfang eingesetzt werden. Je nach Lizenzmodell sind die aktiven Projekte und Pläne limitiert, die Funktionalitäten von docu tools werden jedoch nicht begrenzt. Lizenzen werden nach Kauf von uns auf eine Organisation aufgeschalten. Sind in einer Organisation mehrere Benutzer:innen, ist der:die Organisationsinhaber:in für die Verteilung der Lizenzen zuständig.
Lizenzverwaltung
In der Lizenzverwaltung können die Lizenzen an die Benutzer:innen innerhalb einer Organisation zugeteilt werden. Die Berechtigung zur Lizenzverwaltung hat einerseits der:die Organisationsinhaber:in und andererseits jede:r Benutzer:in, der:die vom Organisationsinhaber:in die entsprechende Berechtigung erhalten hat.
Löschen
In docu tools kann bis auf die Ausnahmen "Leere Ordner" und "Kontakte" nichts gelöscht werden. Damit erstellen wir eine unanfechtbare Aufzeichnung der auf der Baustelle durchgeführten Arbeiten, die Subjektivität durch Fakten ersetzt. Mit docu tools halten Sie den optimalen Leistungsnachweis in ihren Händen.
Mitglied
"Mitglied" bezeichnet Teilnehmende an einem Projekt oder in einem Team und müssen über die jeweilige Einladungsfunktion eingeladen werden.
Mobile App
Mobile App bezeichnet die docu tools App am Smartphone. Die Mobile App ist sowohl für Apple als auch Android-Geräte verfügbar.
Notification Center
Hier finden Sie die Benachrichtigungen und stellen die Häufigkeit von E-Mailbenachrichtigungen ein.
Offline
Auf mobilen Geräten ist offline Arbeiten möglich, wenn die betreffenden Projekte zuvor auf den Endgerät heruntergeladen wurden.
Ordner
Ordner helfen bei der Organisation Ihrer Daten.
Organisation
In der Organisation werden alle Accounts eines Unternehmens zusammengefasst. Ein:e Benutzer:in ist der Organisationsinhaber, er:sie verwaltet die Lizenzen. Nicht alle Mitglieder einer Organisation müssen eine aktive Lizenz haben. Benutzer:innen innerhalb einer Organisation sind "Interne Benutzer".
Organisationsinhaber
Organisationsinhaber:innen sind oft - aber nicht immer - die ersten eines Unternehmens, die sich in docu tools angemeldet haben und in deren Organisation die anderen Benutzer:innen aus dem eigenen Unternehmen zugeordnet werden. Organisationsinhaber:innen haben Zugriff auf die Lizenzverwaltung, können andere in ihre Organisation einladen und Lizenzen und Berechtigungen zuordnen.
Passwort
Um Zugriff auf Ihr docu tools Konto zu bekommen, müssen Sie ein Passwort setzen. Dieses benötigen Sie auch, wenn Sie die Mobile App oder Tablet App verwenden.
Pin
Der Pin ist das Herzstück von docu tools. Darin sammeln Sie alle relevanten Daten zum dokumentierten Objekt – sei es ein Mangel, ein Baufortschritt oder ein Bestandsobjekt.
Mit dem Pin kennzeichnen Sie die Stelle auf dem Plan, an dem sich das Objekt befindet. Die Pin-Farbe hilft Ihnen bei der Kategorisierung. Mit Fotos dokumentieren Sie die reale Ansicht. Über Pin-Regler können Sie rasch Definitionen hinzufügen. Datasets helfen dabei, ausführlichere Hintergrundinformationen einfach anzuhängen. Anfallende Aufgaben fassen Sie hier zusammen und weisen sie dem ausführenden Partner zu. Dieser kann seine Arbeiten in der Aufgabe dokumentieren und Ihnen zur Abnahme zurückschicken.
Rolle
Die Rolle definiert, was ein Mitglied in einem Projekt machen darf. Für die Rollen Administrator, Assistent und Externer Betrachter sind aktive docu tools-Lizenzen nötig. Die Rollen Interner Betrachter und Subunternehmer können an Benutzer:innen ohne aktive Lizenz ergeben werden.
Subunternehmer
"Subunternehmer" ist eine Projektrolle, für die eine aktive kostenfreie Lizenz ausreichend ist. Diese Rolle wird meist an Unternehmen verteilt, die ausschließlich zugeteilte Aufgaben abarbeiten und ihren Fortschritt dokumentieren sollen.
Sync
Die Datensynchronation gleicht die Daten zwischen den unterschiedlichen Endgeräten ab und macht neue Daten für alle Beteiligten verfügbar. Probleme können entstehen, wenn der Zeitraum zwischen Synchronisationen zu lange ist.
Tablet App
Tablet App bezeichnet die App am Tablet.
Team
Ein Team in docu tools ist eine Gruppe von Teammitgliedern, die bestimmte Aufgaben erledigen sollen, wo es aber egal ist, welches Teammitglied die Aufgabe konkret erledigt, z.B. alle Mitarbeiter einer Installateurfirma oder alle Maler vor Ort. Wichtig ist, dass alle Teammitglieder die gleiche Projektrolle haben, sonst kommt es zu Fehlermeldungen.
Testphase
Bei der erstmaligen Anmeldung zu einem docu tools Konto beginnt eine 14-tägige Testphase, bei der docu tools im Umfang der pocket tool Lizenz kostenfrei genutzt werden kann.
Web App
Web App bezeichnet docu tools in der Verwendung im Browser, z.B. in Chrome oder Firefox.