Glossar

docu tools Service Team
docu tools Service Team
  • Aktualisiert

Bei der ersten Anmeldung oder Einladung zu docu tools erhalten Sie einen Aktivierungslink, um ein Konto zu erstellen. Sollte dieser nicht ankommen, überprüfen Sie bitte den Spamordner.

Benachrichtigung

Benachrichtigungen informieren die Benutzer:innen über Neuigkeiten in den Projekten, Pins und Aufgaben. Diese können per E-Mail empfangen werden oder werden beim Login in docu tools angezeigt.

Benutzer

Ein:e Benutzer:in ist eine Person mit einem docu tools Konto.

Bericht

In einem Bericht werden alle gewünschten Informationen in einem teilbaren Format (Word, Excel, PDF) zusammengefasst.

Berichtsvorlage

In der Berichtsvorlage wird mit Platzhaltern festgelegt, welche Informationen aus einem Projekt in einen Bericht übernommen werden sollen. Die Information wird tagesaktuell aus docu tools bezogen.

Deaktivieren

Mit der Funktion "Deaktivieren" blenden Sie irrelevante Inhalte aus, die im Projekt nicht mehr wichtig sind (z.B. weil veraltet), nicht mehr benötigt werden oder die vielleicht versehentlich erstellt wurden.

Externer Benutzer

Ein:e externe:r Benutzer:in ist eine Person mit docu tools Account außerhalb der eigenen Organisation, z.B. einer Partnerfirma oder eines Subunternehmens.

Interner Benutzer

Ein:e interne:r Benutzer:in ist eine Person mit docu tools-Konto innerhalb der eigenen Organisation (typischerweise das eigene Unternehmen).

Kontakt

Ein Kontakt ist eine Person, die kein docu tools Konto besitzt, aber in einem Projekt beteiligt ist.

Konto

Jede:r Benutzer:in von docu tools eröffnet ein Konto mit der bevorzugten E-Mailadresse. Auf dieses Konto kann die Lizenz zugewiesen werden und mit diesem Konto können die Nutzer:innen zu Projekten hinzugefügt werden.

Lizenz

Nur mit einer aktiven kostenpflichtigen Lizenz kann docu tools im vollen Umfang eingesetzt werden. Je nach Lizenzmodell sind die aktiven Projekte und Pläne limitiert, die Funktionalitäten von docu tools werden jedoch nicht begrenzt. Lizenzen werden nach Kauf von uns auf eine Organisation aufgeschalten. Sind in einer Organisation mehrere Benutzer:innen, ist der:die Organisationsinhaber:in für die Verteilung der Lizenzen zuständig.

Lizenzverwaltung

In der Lizenzverwaltung können die Lizenzen an die Benutzer:innen innerhalb einer Organisation zugeteilt werden. Die Berechtigung zur Lizenzverwaltung hat einerseits der:die Organisationsinhaber:in und andererseits jede:r Benutzer:in, der:die vom Organisationsinhaber:in die entsprechende Berechtigung erhalten hat.

Löschen

In docu tools kann bis auf die Ausnahmen "Leere Ordner" und "Kontakte" nichts gelöscht werden. Damit erstellen wir eine unanfechtbare Aufzeichnung der auf der Baustelle durchgeführten Arbeiten, die Subjektivität durch Fakten ersetzt. Mit docu tools halten Sie den optimalen Leistungsnachweis in ihren Händen.

Mitglied

"Mitglied" bezeichnet Teilnehmende an einem Projekt oder in einem Team und müssen über die jeweilige Einladungsfunktion eingeladen werden.

Mobile App

Mobile App bezeichnet die docu tools App am Smartphone. Die Mobile App ist sowohl für Apple als auch Android-Geräte verfügbar.

Notification Center

Hier finden Sie die Benachrichtigungen und stellen die Häufigkeit von E-Mailbenachrichtigungen ein.

Offline

Auf mobilen Geräten ist offline Arbeiten möglich, wenn die betreffenden Projekte zuvor auf den Endgerät heruntergeladen wurden.

Ordner

Ordner helfen bei der Organisation Ihrer Daten.

Organisation

In der Organisation werden alle Accounts eines Unternehmens zusammengefasst. Ein:e Benutzer:in ist der Organisationsinhaber, er:sie verwaltet die Lizenzen. Nicht alle Mitglieder einer Organisation müssen eine aktive Lizenz haben. Benutzer:innen innerhalb einer Organisation sind "Interne Benutzer".

Organisationsinhaber

Organisationsinhaber:innen sind oft - aber nicht immer - die ersten eines Unternehmens, die sich in docu tools angemeldet haben und in deren Organisation die anderen Benutzer:innen aus dem eigenen Unternehmen zugeordnet werden. Organisationsinhaber:innen haben Zugriff auf die Lizenzverwaltung, können andere in ihre Organisation einladen und Lizenzen und Berechtigungen zuordnen.

Passwort

Um Zugriff auf Ihr docu tools Konto zu bekommen, müssen Sie ein Passwort setzen. Dieses benötigen Sie auch, wenn Sie die Mobile App oder Tablet App verwenden.

Pin

Der Pin ist das Herzstück von docu tools. Darin sammeln Sie alle relevanten Daten zum dokumentierten Objekt – sei es ein Mangel, ein Baufortschritt oder ein Bestandsobjekt.

Mit dem Pin kennzeichnen Sie die Stelle auf dem Plan, an dem sich das Objekt befindet. Die Pin-Farbe hilft Ihnen bei der Kategorisierung. Mit Fotos dokumentieren Sie die reale Ansicht. Über Pin-Regler können Sie rasch Definitionen hinzufügen. Datasets helfen dabei, ausführlichere Hintergrundinformationen einfach anzuhängen. Anfallende Aufgaben fassen Sie hier zusammen und weisen sie dem ausführenden Partner zu. Dieser kann seine Arbeiten in der Aufgabe dokumentieren und Ihnen zur Abnahme zurückschicken.

Rolle

Die Rolle definiert, was ein Mitglied in einem Projekt machen darf. Für die Rollen Administrator, Assistent und Externer Betrachter sind aktive docu tools-Lizenzen nötig. Die Rollen Interner Betrachter und Subunternehmer können an Benutzer:innen ohne aktive Lizenz ergeben werden.

Sync

Die Datensynchronation gleicht die Daten zwischen den unterschiedlichen Endgeräten ab und macht neue Daten für alle Beteiligten verfügbar. Probleme können entstehen, wenn der Zeitraum zwischen Synchronisationen zu lange ist.

Tablet App

Tablet App bezeichnet die App am Tablet.

Testphase

Bei der erstmaligen Anmeldung zu einem docu tools Konto beginnt eine 14-tägige Testphase, bei der docu tools im Umfang der pocket tool Lizenz kostenfrei genutzt werden kann.

Web App

Web App bezeichnet docu tools in der Verwendung im Browser, z.B. in Chrome oder Firefox.

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