Projektmitglieder und Rollen

Projektmitglieder

Die Mitglieder eines Projekts werden in zwei Gruppen eingeteilt: Interne Benutzer aus Ihrer eigenen Organisation und externe Benutzer wie docu tools Benutzer aus fremden Organisationen und Kontakte, einschließlich Subunternehmer.

Interner Benutzer

Ein interner Benutzer ist ein docu tools Benutzer aus Ihrer Organisation, der zu einem Projekt eingeladen werden kann. Sie haben die Möglichkeit, Benutzer entweder über das Menü "Mitglieder" oder über "Benutzerverwaltung" einzuladen. Jedem internen Benutzer können je nach Projektrolle spezifische Berechtigungen zugewiesen werden.

Externer Benutzer

Ein Externer Benutzer ist ein Projektpartner aus einer fremden Organisation in docu tools. Er kann entweder ein lizenzierter docu tools Benutzer sein oder ein freier Benutzer, der als "Subunternehmer", "Interner Betrachter" oder als "Kontakt" agiert.

Kontakte sind Firmen oder Einzelanwender, die kein docu tools Benutzerkonto haben und somit nicht auf das Projekt zugreifen können.

Lizenz-Anforderungen

Für die Nutzung der Rollen Administrator, Asistent und Externer Betrachter ist eine aktive, kostenpflichtige docu tools Lizenz erforderlich. Die Mindestanforderung ist die pocket tool-Lizenz. pocket tool-Benutzer können zur Teilnahme an einer unbegrenzten Anzahl von Projekten eingeladen werden.

Wenn einem Benutzer ohne aktive Lizenz eine dieser Rollen zugewiesen wird, wird er als "unlizenziert" bezeichnet. In diesem Fall verfügt er nur über die Berechtigungen und Zugriffsrechte, die der Rolle des Subunternehmers entsprechen, unabhängig davon, welche Rolle ihm ursprünglich zugewiesen wurde.

Subunternehmer und interne Betrachter benötigen keine kostenpflichtige Lizenz, um sich an einzelnen oder mehreren Projekten zu beteiligen, hier ist die kostenfreie Lizenz ausreichend.

Übersicht Rollen

In der folgenden Tabelle finden Sie nähere Angaben zu den spezifischen Anzeige- und Bearbeitungsberechtigungen der einzelnen Benutzerrollen in einem Projekt.

Es ist wichtig zu beachten, dass unter normalen Umständen nur der Administrator Bearbeitungsrechte für die Projekteinstellungen hat. Die Berechtigung zur Bearbeitung der Projekteinstellungen kann jedoch auch anderen Projektrollen über den Abschnitt Lizenzverwaltung erteilt werden. Lesen Sie hier weiter für Details.

Projektrollen

In docu tools weisen Sie den Projektmitgliedern projektspezifische Rollen zu. Diese Rollen bestimmen den Grad des Zugriffs und die Berechtigungen, die Einzelpersonen haben, um Inhalte anzuzeigen oder beizutragen.

Folgenden Rollen sind verfügbar: - Administrator - Assistent - Interner Betrachter - Externer Betrachter - Subunternehmer

Administrator

(z. B. Projektleiter, Bauleiter, Techniker)

Administratoren haben Zugriffsrechte, die es ihnen ermöglichen, verschiedene wichtige Aufgaben innerhalb des Projekts auszuführen. Sie können neue Inhalte erstellen, Projektmitglieder einladen und Änderungen an allen bestehenden Inhalten und Aufgaben vornehmen. Darüber hinaus sind Administratoren ausschließlich für die Anpassung von Projekteinstellungen und das Hochladen von Plänen zuständig. Es kann einen oder mehrere Administratoren geben, je nachdem wie es das Projekt erfordert.

Die Rolle des Administrators in Projekten ist in der Regel für Hauptauftragnehmer gedacht, die Aufträge erhalten und diese anschließend an Subunternehmer, Projektmanager und Bauleiter delegieren. Ihre Aufgabe besteht darin, die Gesamtausführung der Aufgaben zu überwachen und eine wirksame Koordinierung zwischen den verschiedenen am Projekt beteiligten Akteuren sicherzustellen.

Assistent

(z.B. Projektleiter, Techniker, Vorarbeiter, jeweils mit Einschränkungen)

Assistenten können alle Inhalte innerhalb eines Projekts einsehen, sind aber nur berechtigt, von ihnen selbst erstellte Inhalte zu ändern. Sie können ihre eigenen Pins und Aufgaben erstellen. Außerdem können Assistenten Aufgaben nur dann als "erledigt" oder "abgelehnt" markieren, wenn sie ihnen zugewiesen werden. Außerdem können sie nur die von ihnen erstellten Pins und Aufgaben schließen. Sie sind nicht befugt, neue Projektmitglieder oder Datensätze hinzuzufügen oder die Projekteinstellungen zu ändern. Sie sind jedoch in der Lage, Berichte zu erstellen und haben Zugriff auf die Anzeige und Erstellung von Medien und Gruppen.

Informationen: Diese Rolle ist für Mitarbeiter bestimmt, die aktiv an der Projektarbeit beteiligt sind, aber keine unmittelbaren Rechte haben, um alle Aufgaben als abgeschlossen zu markieren oder in andere Prozesse einzugreifen.

Externer Betrachter

(z.B. Bauherr, Vermesser, Subunternehmer, die Pins setzen können)

Externe Betrachter erhalten Zugriff auf alle Pläne und Pins, die mit ihnen zugewiesenen Aufgaben verbunden sind. Sie haben die Möglichkeit, Pins, Aufgaben und Medien zu Dokumentationszwecken zu erstellen. Ähnlich wie Subunternehmer haben sie auch die Möglichkeit, Berichte zu erstellen. Externe Betrachter haben jedoch keinen Einblick in die Einstellungen und Mitglieder des Projekts. In Bezug auf Medien können sie nur Fotos der von ihnen erstellten Pins oder der ihnen zugewiesenen Aufgaben ansehen, ähnlich wie die Rolle des Subunternehmers.

Informationen: Diese Rolle ist für Subunternehmer gedacht, die für die Dokumentation von Aktivitäten auf der Baustelle verantwortlich sind, wie z. B. Aktualisierungen und Revisionen des Projektmanagements. Sie erledigen auch die vom örtlichen Bauleiter zugewiesenen Aufgaben. Darüber hinaus kann diese Rolle auf Kunden ausgeweitet werden, so dass diese ihre Arbeiten oder Anfragen direkt in docu tools eingeben können und über den Fortschritt und die Fertigstellung ihrer Projekte informiert sind.

Interner Betrachter

(z.B. Backoffice-Mitarbeiter, Abteilungsleiter)

Interne Betrachter haben die Möglichkeit, auf alle Inhalte des Projekts zuzugreifen und diese einzusehen, können jedoch keine Änderungen oder Ergänzungen vornehmen. Es handelt sich also um eine einfache Beobachterrolle. Es ist wichtig zu beachten, dass interne Betrachter keine Berichte erstellen können.

Information: Diese Rolle dient in erster Linie als passiver Beobachter, der Personen wie Eigentümern, Anwälten oder anderen relevanten Personen Einblick in das Projekt gewährt, ohne dessen Inhalt ändern zu können.

Subunternehmer

Wenn einem Subunternehmer eine Aufgabe zugewiesen wurde, kann er diesen Plan, den entsprechenden Pin und alle Medieninhalte dieses Pins sehen. Die Subunternehmer können dann die zugewiesenen Aufgaben in den docu tools verwalten, u.a. Medien und Kommentare zu den Pins hinzufügen, Aufgaben als "erledigt" oder "abgelehnt" markieren und Berichte erstellen. Sobald eine Aufgabe als "erledigt" markiert ist oder abgelehnt wurde, ist sie für den Subunternehmer nicht mehr sichtbar. Unternehmen, die als Subunternehmer zu Projekten eingeladen werden, können entweder die kostenlose Version von docu tools nutzen oder eine eigene Lizenz besitzen, haben aber die Rolle des Subunternehmers und die damit verbundenen Zugriffsrechte für das jeweilige Projekt.

Die Rolle des Subunternehmers ist für Unternehmen gedacht, die in erster Linie an der Ausführung der zugewiesenen Aufgaben beteiligt sind und während des dieses Prozesses eine detaillierte Dokumentation führen.

Projektmitglieder einladen und Rollen zuweisen

Um einen Benutzer zu einem Projekt einzuladen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das Projekt, zu dem Sie den Benutzer einladen möchten.
2. Navigieren Sie zum Abschnitt Mitglieder.
3. Klicken Sie in der Registerkarte Mitglieder auf die Schaltfläche Mitglied einladen.
4. In dem neuen Fenster können Sie mehrere Benutzer gleichzeitig hinzufügen: - Bei allen internen Benutzern können Sie nach deren Namen und E-Mail-Adresse suchen. Sie werden auch in der Liste angezeigt, wenn Sie auf das E-Mail-Eingabefeld klicken. - Für alle externen Benutzer geben Sie deren E-Mail-Adresse ein, um eine Einladung zu versenden.
5. Geben Sie die Projektrolle an, die jeder Benutzer erhalten soll.
6. Klicken Sie auf Einladen. - Alle neu eingeladenen Mitglieder werden auf der Registerkarte "Mitglieder" angezeigt. - Wenn der eingeladene Benutzer noch nicht in docu tools registriert ist, wird er als eingeladen markiert, bis er den Registrierungsprozess abgeschlossen hat. Während dieser Zeit können ihm Pins und Aufgaben zugewiesen werden, er erhält aber keine Benachrichtigungen von unserer App.

Einen Kontakt zu einem Projekt hinzufügen

Kontakte sind Unternehmen oder Einzelpersonen, die nicht mit docu tools arbeiten, weder als docu tools Anwender mit bezahlter Lizenz noch als docu tools Anwender mit kostenfreier Lizenz. Der Mitgliedstyp ist speziell dafür gedacht, wichtige Kontaktinformationen für externe Auftragnehmer zu speichern und ihnen zugewiesene Aufgaben zu dokumentieren. Es ist wichtig zu beachten, dass diese Kontakte keine Benachrichtigungen von unserer App erhalten und keinen Zugriff auf das Projekt innerhalb der App haben. Sie können jedoch Berichte erstellen, die diesen Kontakten zugewiesene Pins und Aufgaben enthalten und diese Berichte entsprechend weitergeben.

So fügen Sie einen Kontakt zu einem Projekt hinzu:

1. Öffnen Sie das Projekt, zu dem Sie den Kontakt hinzufügen möchten.
2. Navigieren Sie zum Abschnitt Mitglieder.
3. Wechseln Sie zur Registerkarte Kontakte und klicken Sie auf die Schaltfläche Kontakt hinzufügen.
4. In der nächsten Ansicht können Sie alle relevanten Daten für den Kontakt hinzufügen.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Alle Kontakte, die eine zugehörige E-Mail-Adresse haben, können zu einem späteren Zeitpunkt über die Schaltfläche "Als Mitglied einladen" im Bereich "Kontaktliste" als aktive Mitglieder in das Projekt eingeladen werden.

Zuweisung und Einschränkung der Rechte "Projekte verwalten"

Um innerhalb einer Organisation Projekte verwalten zu können, braucht es eine eigene Berechtigung, die vom Organisationsbesitzer vergeben wird. Außerdem ist eine aktive bezahlte Lizenz nötig. Die Berechtigung "Projekte verwalten" kann global für alle Projekte vergeben werden oder auf bestimmte Projekte begrenzt werden.

1. Klicken Sie auf das Zahnrad-Icon in der schwarzen Leiste am oberen Bildschirmrand.
2. Wählen Sie Lizenzverwaltung aus den Optionen.
3. Aktivieren Sie in der Spalte "Projekte verwalten" das Kontrollkästchen des Benutzers, dem Sie dieses Recht gewähren möchten. Es erscheint ein Ordnersymbol neben dem Kontrollfeld.
4. Wenn der Benutzer nur bestimmte Projekte verwalten soll, klicken Sie auf das orangefarbene Ordnersymbol. Wählen Sie die betreffenden Projekte aus und speichern Sie.

Webinar - Rollen & Rechte

Um ein umfassendes Verständnis unserer Rollen zu erlangen, können Sie unseren Live-Seminars über die Rollen & Rechte unter diesem Link ansehen.

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