Wie fange ich an, Mängel digital zu bearbeiten?

Registrierung bei docu tools

• Werden Sie als Subunternehmer von einem docu tools-Anwender zur kostenlosen Nutzung der Software eingeladen, erhalten Sie ein E-Mail von service@docu.solutions mit einem Link zur Anmeldemaske von docu tools.
• Klicken Sie in der E-Mail auf Beitreten oder kopieren Sie den angegebenen Link in Ihren Webbrowser.
• Füllen Sie das Anmeldeformular mit den erforderlichen Angaben aus.
• Klicken Sie auf Absenden, um Ihr Konto zu erstellen.
• Sie erhalten eine zweite E-Mail, die "Willkommens-E-Mail", in der Sie über den angegebenen Link Ihr persönliches Passwort festlegen können. Das Passwort muss aus mindestens 8 Zeichen bestehen.

HINWEIS: Mit der kostenlosen Rolle eines Subunternehmers haben Sie nur Ansichtsrechte für die meisten Teile des Projekts. Sie können Ihre Aufgaben als erledigt oder abgelehnt markieren, Kommentare und Medien hinzufügen sowie einfache Berichte erstellen. Mehr über Rollen erfahren Sie hier.

Web App

Um auf die docu tools Web App in Ihrem Internetbrowser (Edge, Chrome, Safari, Firefox) zuzugreifen, können Sie diesen Link verwenden: https://app.docu-tools.com/ oder kopieren Sie ihn in das Adressfeld Ihres Browsers. Melden Sie sich dann mit Ihren Anmeldedaten an.

1. Projektliste und Benachrichtigungen - Nachdem Sie sich angemeldet haben, sehen Sie die Projektliste mit allen Projekten, zu denen Sie eingeladen wurden. - Sie erhalten Benachrichtigungen oder E-Mails für Projektänderungen wie neue Pins, Planänderungen oder Ihnen zugewiesene Aufgaben. - Sie können das Intervall und den Kanal für Benachrichtigungen im Notification Center, das sich in der oberen Menüleiste befindet, einstellen. - Die obere Menüleiste bietet außerdem Zugriff auf Benutzereinstellungen, das Hilfemenü und eine Suchleiste.

2. Anzeigen von Plänen und Aufgaben - Öffnen Sie ein Projekt, um die Planlistenansicht aufzurufen. - In der Planliste finden Sie alle Pläne mit den Ihnen zugewiesenen Aufgaben. - Jeder Plan zeigt die Anzahl der offenen Aufgaben an, die mit ihm verbunden sind. - Die seitliche Menüleiste erscheint, wenn Sie ein Projekt öffnen, und enthält Bereiche wie Pläne, Pins, Aufgaben, Medien, Berichte und Datensätze.

3. Erstellen von Berichten in der Web app Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Berichte in der Desktop App zu erstellen. Sie können alles darüber hier erfahren. Im Bereich Berichte können Sie die erstellten Berichte herunterladen oder teilen.

Bearbeiten von Aufgaben in der Web App (Desktop)

1. Sie können auf die Ihnen zugewiesenen Aufgaben auf verschiedene Weisen zugreifen: - Öffnen Sie einen Plan aus der Planliste, um nur Pins und Aufgaben anzuzeigen, die mit diesem bestimmten Plan verbunden sind. - Oder öffnen Sie bestimmte Pins aus der Pin-Liste, um zugehörige Aufgaben zu finden. - Oder verwenden Sie die Aufgabenliste, um Aufgaben nach verschiedenen Kriterien (z. B. Kategorie, Plan, Ersteller) zu filtern und nach Fälligkeit zu sortieren.
2. Wenn Sie die Aufgabendetails öffnen, können Sie Kommentare oder Fotos hinzufügen, um die Erledigung der Aufgabe zu beschreiben oder Erklärungen zu geben.
3. Klicken Sie auf Als erledigt markieren, wenn Sie glauben, dass eine Aufgabe erledigt ist.
4. Der Ersteller der Aufgabe wird so benachrichtigt, kann die Arbeitsfortschritte überprüfen und die Aufgabe auf geschlossen stellen.

Mobile Apps

Um Aufgaben auf Ihrem mobilen Gerät zu bearbeiten, müssen Sie lediglich die docu tools App aus dem App Store herunterladen und sich mit Ihren Benutzerdaten anmelden. Nach dem Einloggen sehen Sie eine Übersicht aller Projekte, zu denen Sie eingeladen wurden.

Wenn Sie keine SIM-Karte oder eine stabile Internetverbindung vor Ort haben, können Sie Projekte im Voraus herunterladen und offline arbeiten. Vergewissern Sie sich, dass Sie zu Hause oder im Büro eine stabile Internetverbindung für den Download-Prozess haben.

HINWEIS: Je nach Projektgröße, Internetqualität und Gerätekapazität kann der Download etwas länger dauern. Bitte schließen Sie die App nicht, bevor der Prozess abgeschlossen ist, da dies zu Fehlern und unvollständigem Datendownload führen kann. Bei größeren Projekten ist es eine gute Strategie, über Nacht herunterzuladen.

Herunterladen von Daten

Auf dem Tablet gibt es 2 Optionen zum Herunterladen von Daten für die Offline-Nutzung: Herunterladen eines ganzen Projekts oder einzelner Pläne. Auf einem Smartphone können Sie nur einzelne Pläne herunterladen.

1. Laden Sie ein ganzes Projekt auf das Tablet herunter: - Klicken Sie auf das Wolken-Symbol neben dem Projekt in der Projektliste. - Eine Benachrichtigung zeigt den erforderlichen Speicherplatz auf Ihrem Gerät an. - Klicken Sie auf Herunterladen, um fortzufahren.

2. Laden Sie einzelne Pläne auf Tablet und Smartphone herunter: - Tablet: Öffnen Sie ein Projekt und klicken Sie auf das Wolken-Symbol für den Plan, den Sie herunterladen möchten. - Smartphone: Öffnen Sie ein Projekt und wichen Sie nach links über den Plan, den Sie herunterladen möchten. - Wenn der Plan weniger als 100 MB groß ist, wird der Download sofort gestartet. - Wenn der Plan größer als 100 MB ist, wird eine Benachrichtigung angezeigt, die auf den freien lokalen Speicherplatz hinweist. - Klicken Sie auf Sync und der Plan wird erneut zur Warteschlange hinzugefügt. - Sie können mehrere Pläne in die Download-Warteschlange aufnehmen. - Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald ein Plan aus der Warteschlange erfolgreich heruntergeladen wurde.

Sync-Ansicht

• Auf dem Tablet gibt es ein zusätzliches Wolken-Symbol in der oberen Menüleiste für die Sync-Ansicht.
• Auf dem Smartphone befindet sich das Symbol für die Synchronisationsansicht in der Registerkartenleiste.
• In der Sync-Ansicht können Sie alle heruntergeladenen Projekte oder Pläne sehen und gleichzeitig die Synchronisierung starten.
• Bei der Synchronisierung werden Ihre Offline-Änderungen hochgeladen und alle neuen Daten von anderen Benutzern heruntergeladen.

HINWEIS: Synchronisieren Sie Projekte immer mit einer stabilen Internetverbindung, bevor Sie offline arbeiten, um sicherzustellen, dass Sie die neuesten Daten haben.

Bearbeitung von Aufgaben in den mobilen Anwendungen

• Sobald das Projekt erfolgreich heruntergeladen wurde, können Sie mit der Offline-Arbeit beginnen.
• Auf dem Tablet greifen Sie auf die Aufgaben über die Planansicht, die Pinliste oder die Aufgabenliste zu.
• Auf dem Smartphone öffnen Sie einen Plan, dann ein Pin und schließlich die jeweilige Aufgabe.
• Klicken Sie auf eine Aufgabe, um weitere Details anzuzeigen und sie zu erledigen. Sie können Kommentare und Fotos mit der Kamera hinzufügen, um die Erledigung zu dokumentieren.
• Klicken Sie auf Als erledigt markieren, nachdem Sie alle erforderlichen Nachweise dokumentiert haben.
• Wenn ein Aufgabenersteller eine Aufgabe als geschlossen markiert, verschwindet sie aus Ihrer Aufgabenliste.

Offline-Daten hochladen

• Nachdem Sie offline gearbeitet haben, synchronisieren Sie die Projekte erneut, um die Daten in die Web App hochzuladen.
• Verwenden Sie den Button Sync in der Sync-Ansicht oder die entsprechenden Tasten für einzelne Projekte/Pläne, um die Synchronisierung zu starten.
• Während der Synchronisierung lädt die App Ihre Änderungen hoch und lädt alle neuen Daten von anderen Benutzern herunter.

HINWEIS: Lassen Sie die App während des Synchronisierungsvorgangs geöffnet, um Fehler zu vermeiden und einen verlässlichen Daten-Upload zu gewährleisten.

Berichte in der Tablet-App

Auf dem Tablet können Sie Berichte aus Pins oder aus Aufgaben erstellen: 1. Öffnen Sie die Liste Pins/Aufgaben 2. Sie können nach verschiedenen Kriterien filtern (z. B. Kategorie, Plan, Ersteller) und die Liste nach Ihren Wünschen sortieren. 3. Verwenden Sie die Checkboxen, um einige oder alle Pins/Aufgaben in der Liste auszuwählen. 4. Klicken Sie auf Bearbeiten. 5. Wählen Sie Neuen Bericht erstellen. 6. Geben Sie den Titel an und wählen Sie eine Berichtsvorlage. 7. Je nach Berichtsvorlage sind möglicherweise weitere Schritte zu befolgen. 8. Den fertigen Bericht finden Sie im Abschnitt Berichte.

Um mehr über Doku-Tools auf mobilen Geräten zu erfahren, lesen Sie diesen Artikel.